工作做不好?脑子一团糟?结构化思维帮你走出写作困境

刚工作的时候,我最痛苦的事是汇报工作,写的时候觉得很有思路,好不容易觉得自己满意了,交给领导看,却被活生生地打回来了。

领导说:比起“怎么说"“怎么写”,更重要的是背后的“怎么想”。

在职场打拼,无论什么岗位都避免不了要写PPT、方案、邮件、工作总结等等。然后,很多人遇到文字就苦恼、写出来也不好,缺乏的正是“怎么想”的逻辑思维能力。

工作做不好?脑子一团糟?结构化思维帮你走出写作困境

针对职场人士不会写、不愿写、不能写的问题,李忠秋等多位大咖共同撰写的《结构化写作:赢得职场说服力》一书, 能从思维层面提升你的写作能力。这本书的核心内容是:通过结构化写作,即搭建框架的方式,帮助职场人士建立写文章的系统思维,搭建清晰合理的结构,从根本上走出写作困境。

工作做不好?脑子一团糟?结构化思维帮你走出写作困境

一、什么是结构化写作?

结构化写作,顾名思义,就是用结构化的思维和步骤进行整理材料、组织文章。这种写作方式可以帮助职场人士快速梳理写作思路,构建行为框架,有效地组织信息以及材料,最终形成逻辑清晰、重点突出的文章。

结构化写作,是针对在商务和工作的环境特点,基于“先框架后细节”的思维,提升你的写作能力。那么,在了解结构化写作之前,我们需要掌握哪些原则呢?总得来说有四点:结论先行,以上统下,归类分组和逻辑递进。

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1、结论先行

请仔细想想,你讲话的逻辑是“解释一堆原因,再讲结论”,还是“先抛出结论,再列出理由”?

其实,最好的做法是结论先行,意思就是一次表达只说明一个核心观点或中心思想,并且要放在开头的位置,这是结构化写作的关键原则。无论是日常沟通,还是职场写作,先说结论,既可增加说服力,也能让对方清晰地知道重点信息。

2、以上统下

什么意思呢?上一层结论是对下一层信息的概括,下一层信息则是对上一层结论的解释。简单来说,就是上下层信息要有严谨的对应关系,上一层信息概括下层信息,下层信息用于论证上层信息,起到支撑上层信息的作用,我们可以将此理解为语文老师强调的“总分结构”。

3、归类分组

为什么你一面对大量信息的时候,就会觉得头疼呢?很有可能,是你缺乏归纳信息的能力。在大量的信息中,我们要是能找出相似或相关联的共同点,并按照一定的标准进行分类,提炼出关键词,写出来的文章质量会大大提升。

4、逻辑递进

在职场写作的过程中,具有一定逻辑联系的信息必须按照一定的逻辑顺序进行排列,如时间顺序,重要性顺序,发展顺序等,这样层层递进的结构能减轻读者的阅读负担。

当然,光是了解了这4个原则是远远不够的。接下来,我们将通过职场人经常遇到的写作场景,一起来学习如何将4大原则贯穿写作全过程的。

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二、学会表达——快速组织信息并有效传递

不知你有没有过这样的经历,领导突然发来一堆材料,让你尽快写好交给他。

到这个时候,往往会出现两种尴尬的情况:一是大脑突然短路,不知从何下笔;二是文思泉涌,写了一大篇,结果被领导改的面目全非。

之所以觉得尴尬,是因为你不知道如何在短时间内快速地厘清思路,组织信息。为了避免陷入这种两难境地,学会快速组织并传递信息,书中教了我们一个写作流程:设计标题、撰写序言和展开内容。

1、设计标题,起一个有吸引力的标题

今天说的标题不同于微信推文等新媒体文章,职场写作的标题要符合SPA原则,具体来说:

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比如,

2、撰写序言,写一段让读者愿意看下去的精彩开头

当我们成功让读者打开文章后,就要第一时间抓住读者的心,让他对你写的报告或邮件感兴趣,而不是匆匆一览就结束。那么,如何抓住读者的心呢?

作者借鉴芭芭拉的“金字塔原理”思想,将SCQA原则撰写文章开头的方法应用到职场写作上。

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拿写报告的例子来说,SCQA原则就是在写作开头时,先介绍报告的背景,再讲一下理想与现实之间的冲突,或存在的问题,接着提出疑问,为什么会产生这种冲突或问题?最后给出答案,提出解决方法。

比如,你准备做一份工作汇报,你就可以运用SCQA的方法给大家介绍情况:

近年来,我公司业务得到快速发展。(这句话属于情节介绍)

但随着行业市场分化趋势日益明显,我公司业务面临的风险管理压力日益增加。(这句话属于冲突介绍)

如何在风险可控前提下,促进业务快速发展?(这句话属于问题提出)

因此,我们应根据区域特点,确定差异化方针政策。(最后这句话属于给出答案)

在职场写作中,我们也可以运用这样的写作方法撰写开头,在写作的过程中把自己当成一个讲故事的人,语言通俗化接地气。

3、展开内容,快速构建职场常见场景下的行文脉络

在展开内容这个环节中,我们首先要建立起一个框架,让展开内容在这个框架内进行,从而避免结构混乱、逻辑不清的局面,有2种方式可以学习。

并列式,以描述说明为主。比如核心思想为:批判性阅读的重要性,什么是批判性阅读?为什么要学习?为什么要引导?

层进式,以解决问题为主。即提出问题(分析现象)——分析问题(分析原因)——解决问题(解决方案),以“推进绩效管理优化项目”这一案例来说:

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三、脱颖而出,如何写一份有思想深度的工作总结

作者在长期为企业提供培训和辅导的实践中,提炼出了一套简单易行的工作总结三步法,它们分别是:成果分类、排序整理和概括总结。

1、成果分类

首先,我们要搞清楚工作和成果的区别。工作是你的行为,而成果是你做出的贡献。

举个例子,一名电话销售人员,一天打80个电话,这是工作;80个电话里面有10个准备签约,这是成果。再比如说,你看书学习。一周看一本书,这是工作;看完这本书后学到了里面的方法,这是成果。

明白了这两个概念后,我们可以将自己一年做过的所有事情进行一个梳理,把工作列一行,成果另列一行。

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2、排序整理

一般来讲,顺序的安排不外乎这三种:时间顺序、结构顺序和重要顺序。

先说时间顺序,就是按照时间发生的先后编排文章。例如,年度工作总结,从年初写到年尾;卖产品开发的工作总结,可以分为阶段一、阶段二和阶段三。

再说结构顺序,就是要突出事情中的哪些部分。例如,同样是笔记本电脑,如果是游戏本,商家宣传时会强调显卡和处理器;如果是商务本,却会先说重量和厚度如何轻薄。

最后是重要顺序,这个容易理解,按实物轻重缓急的程度进行排序。常用到的表达方式为:“首要是,其次,最后”等等。

3、概括总结

概括包含两个方面,一是抽取共同的本质属性,二是形成明确的结论。如何才能做到呢?这里给大家推荐两种方法:信息摘取法和逻辑推论法。

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信息摘取法,就是从多个具体的信息,提炼他们的共同特征。举个例子,你作为公司的宣传负责人,你这一年来做了诸如统一员工服装、开设企业公众号、组织千人线下聚会等工作,这些都有一个共同目的:吸纳新客户。

“吸纳新客户”这句话就可以作为你工作总结的大标题出现。

四、提高影响力,如何观点明确、有理有据地进行职场说服


我们写作的目的是让别人听完你的话或看完你的方案、邮件之后,能够认同你的想法。如果对方是上级领导,则希望他批准;如果对方是下属员工,则希望他执行。

那么在工作中,我们到底如何才能更加有效地说服对方呢?具体来说,就是要做好这三个步骤:明确观点、回答疑问和整理逻辑。

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1、明确观点,在说服他人前自己观点要明确

相信很多人都有这样的情况,一写方案、写邮件,立马就打开word或PPT不加思索地开始动手打字,结果不仅写出来的东西得不到对方认可,甚至让对方觉得你的态度有问题。

因此,“说服”的第一步就是要确定清晰的目标并形成明确的观点。你在动笔前,先想想问题:为什么写?写给谁看?希望对方看完之后有什么反应?

有了清晰的目标后,接下来要基于目标,明确你想要表达的核心观点。问自己一下几个问题:

①你要解决的事什么问题?②你想要干什么?目的是什么?③你准备采取哪些措施?④预期将取得什么样的成效?

如果你能快速而坚定地回答这些问题,那么恭喜你把事情想明白了。如若不能,则请你暂停一下,认真思考一下自己到底想要做什么。

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2、 回答疑问,用充分的依据回答读者心中的问题

无论是提交申请,说服领导要求给你升职加薪,还是提交一份财务报告,说服公司为某项目投入更多的资金,你的文章都需要给出足够多的支撑理由。

因此,在第一步形成明确观点后,紧接着的第二个步骤就要站在读者的角度设想:针对这个观点,对方可能会提出哪些疑问。接着针对这些疑问,认真、细致地回答。

我们可以采用“疑问+回答”的方式来编排自己的升职申请,从老板的角度看问题,主动猜测老板的意图和想法,陈述这几年来自己处理的一些关键任务。

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3、 整理逻辑,用逻辑推理使说服更有力量

在日常生活中,我们或许会有这样的体会:那些逻辑缜密、思维能力强的人,总能比别人看问题看得更准,提出更有效果的解决方法。而这些有优秀逻辑的人,自然能赢得领导和同事的青睐。

那么,拥有优秀的职场写作能力,也能为你的职场能力加分。职场写作能力逻辑,在于培养结构性思考力。具体来讲,结构思考力呈金字塔型,从下到上依次是“理解”、“重构”和“呈现”。

第一层理解,即察觉自己和他人思考结构的存在,接着评估这种思维方式的优缺点,将不被人注意的思考方式显性化。这有助于帮助我们打开视野,吸纳不同观点,解决棘手的问题。第二层重构,当现有的思考结构不能符合客观环境时,我们需要针对眼前的问题重构一个合适的思考结构。就像前面提到的小周的例子,他一直是从自己的视角去写作,但这样解决不了他升职加薪的问题。而当他换成老板的思维方式后,他的成功概率大大加强。

第三层呈现,当我们已经重构出新的思维结构后,需要运用形象化的方式呈现出来,方便自己和他人了解。一般的做法是做出PPT,运用各种符号箭头表现自己的思路。

这一“三层次模型”可以帮助我们构建出适应于各类不同环境需求的工具和方法。

“结构化写作”建立在“结构思考力”的基础上,它强调“先框架再细节”“先整体再具体”的思考顺序。最后,我们总结下今天的内容。

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不谋全局者,不足以谋一域。职场写作尤其需要大局观,将写作结构化,可以帮你更快更有效地实现目标,优化思维结构。《结构化写作 赢得职场说服力 》最核心的一句话就是:心中有谱,下笔如有神,多加训练,相信你也能从职场小白变成写作能手!


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