刚工作的时候，我最痛苦的事是汇报工作，写的时候觉得很有思路，好不容易觉得自己满意了，交给领导看，却被活生生地打回来了。
领导说：比起“怎么说"“怎么写”，更重要的是背后的“怎么想”。
在职场打拼，无论什么岗位都避免不了要写PPT、方案、邮件、工作总结等等。然后，很多人遇到文字就苦恼、写出来也不好，缺乏的正是“怎么想”的逻辑思维能力。
针对职场人士不会写、不愿写、不能写的问题，李忠秋等多位大咖共同撰写的《结构化写作：赢得职场说服力》一书， 能从思维层面提升你的写作能力。这本书的核心内容是：通过结构化写作，即搭建框架的方式，帮助职场人士建立写文章的系统思维，搭建清晰合理的结构，从根本上走出写作困境。
一、什么是结构化写作？
结构化写作，顾名思义，就是用结构化的思维和步骤进行整理材料、组织文章。这种写作方式可以帮助职场人士快速梳理写作思路，构建行为框架，有效地组织信息以及材料，最终形成逻辑清晰、重点突出的文章。
结构化写作，是针对在商务和工作的环境特点，基于“先框架后细节”的思维，提升你的写作能力。那么，在了解结构化写作之前，我们需要掌握哪些原则呢？总得来说有四点：结论先行，以上统下，归类分组和逻辑递进。
1、结论先行
请仔细想想，你讲话的逻辑是“解释一堆原因，再讲结论”，还是“先抛出结论，再列出理由”？
其实，最好的做法是结论先行，意思就是一次表达只说明一个核心观点或中心思想，并且要放在开头的位置，这是结构化写作的关键原则。无论是日常沟通，还是职场写作，先说结论，既可增加说服力，也能让对方清晰地知道重点信息。
2、以上统下
什么意思呢？上一层结论是对下一层信息的概括，下一层信息则是对上一层结论的解释。简单来说，就是上下层信息要有严谨的对应关系，上一层信息概括下层信息，下层信息用于论证上层信息，起到支撑上层信息的作用，我们可以将此理解为语文老师强调的“总分结构”。
3、归类分组
为什么你一面对大量信息的时候，就会觉得头疼呢？很有可能，是你缺乏归纳信息的能力。在大量的信息中，我们要是能找出相似或相关联的共同点，并按照一定的标准进行分类，提炼出关键词，写出来的文章质量会大大提升。
4、逻辑递进
在职场写作的过程中，具有一定逻辑联系的信息必须按照一定的逻辑顺序进行排列，如时间顺序，重要性顺序，发展顺序等，这样层层递进的结构能减轻读者的阅读负担。
当然，光是了解了这4个原则是远远不够的。接下来，我们将通过职场人经常遇到的写作场景，一起来学习如何将4大原则贯穿写作全过程的。
二、学会表达——快速组织信息并有效传递
不知你有没有过这样的经历，领导突然发来一堆材料，让你尽快写好交给他。
到这个时候，往往会出现两种尴尬的情况：一是大脑突然短路，不知从何下笔；二是文思泉涌，写了一大篇，结果被领导改的面目全非。
之所以觉得尴尬，是因为你不知道如何在短时间内快速地厘清思路，组织信息。为了避免陷入这种两难境地，学会快速组织并传递信息，书中教了我们一个写作流程：设计标题、撰写序言和展开内容。
1、设计标题，起一个有吸引力的标题
今天说的标题不同于微信推文等新媒体文章，职场写作的标题要符合SPA原则，具体来说：
比如，
2、撰写序言，写一段让读者愿意看下去的精彩开头
当我们成功让读者打开文章后，就要第一时间抓住读者的心，让他对你写的报告或邮件感兴趣，而不是匆匆一览就结束。那么，如何抓住读者的心呢？
作者借鉴芭芭拉的“金字塔原理”思想，将SCQA原则撰写文章开头的方法应用到职场写作上。
拿写报告的例子来说，SCQA原则就是在写作开头时，先介绍报告的背景，再讲一下理想与现实之间的冲突，或存在的问题，接着提出疑问，为什么会产生这种冲突或问题？最后给出答案，提出解决方法。
比如，你准备做一份工作汇报，你就可以运用SCQA的方法给大家介绍情况：
近年来，我公司业务得到快速发展。（这句话属于情节介绍）
但随着行业市场分化趋势日益明显，我公司业务面临的风险管理压力日益增加。（这句话属于冲突介绍）
如何在风险可控前提下，促进业务快速发展？（这句话属于问题提出）
因此，我们应根据区域特点，确定差异化方针政策。（最后这句话属于给出答案）
在职场写作中，我们也可以运用这样的写作方法撰写开头，在写作的过程中把自己当成一个讲故事的人，语言通俗化接地气。
3、展开内容，快速构建职场常见场景下的行文脉络
在展开内容这个环节中，我们首先要建立起一个框架，让展开内容在这个框架内进行，从而避免结构混乱、逻辑不清的局面，有2种方式可以学习。
并列式，以描述说明为主。比如核心思想为：批判性阅读的重要性，什么是批判性阅读？为什么要学习？为什么要引导？
层进式，以解决问题为主。即提出问题（分析现象）——分析问题（分析原因）——解决问题（解决方案），以“推进绩效管理优化项目”这一案例来说：
三、脱颖而出，如何写一份有思想深度的工作总结
作者在长期为企业提供培训和辅导的实践中，提炼出了一套简单易行的工作总结三步法，它们分别是：成果分类、排序整理和概括总结。
1、成果分类
首先，我们要搞清楚工作和成果的区别。工作是你的行为，而成果是你做出的贡献。
举个例子，一名电话销售人员，一天打80个电话，这是工作；80个电话里面有10个准备签约，这是成果。再比如说，你看书学习。一周看一本书，这是工作；看完这本书后学到了里面的方法，这是成果。
明白了这两个概念后，我们可以将自己一年做过的所有事情进行一个梳理，把工作列一行，成果另列一行。
2、排序整理
一般来讲，顺序的安排不外乎这三种：时间顺序、结构顺序和重要顺序。
先说时间顺序，就是按照时间发生的先后编排文章。例如，年度工作总结，从年初写到年尾；卖产品开发的工作总结，可以分为阶段一、阶段二和阶段三。
再说结构顺序，就是要突出事情中的哪些部分。例如，同样是笔记本电脑，如果是游戏本，商家宣传时会强调显卡和处理器；如果是商务本，却会先说重量和厚度如何轻薄。
最后是重要顺序，这个容易理解，按实物轻重缓急的程度进行排序。常用到的表达方式为：“首要是，其次，最后”等等。
3、概括总结
概括包含两个方面，一是抽取共同的本质属性，二是形成明确的结论。如何才能做到呢？这里给大家推荐两种方法：信息摘取法和逻辑推论法。
信息摘取法，就是从多个具体的信息，提炼他们的共同特征。举个例子，你作为公司的宣传负责人，你这一年来做了诸如统一员工服装、开设企业公众号、组织千人线下聚会等工作，这些都有一个共同目的：吸纳新客户。
“吸纳新客户”这句话就可以作为你工作总结的大标题出现。
四、提高影响力，如何观点明确、有理有据地进行职场说服
我们写作的目的是让别人听完你的话或看完你的方案、邮件之后，能够认同你的想法。如果对方是上级领导，则希望他批准；如果对方是下属员工，则希望他执行。
那么在工作中，我们到底如何才能更加有效地说服对方呢？具体来说，就是要做好这三个步骤：明确观点、回答疑问和整理逻辑。
1、明确观点，在说服他人前自己观点要明确
相信很多人都有这样的情况，一写方案、写邮件，立马就打开word或PPT不加思索地开始动手打字，结果不仅写出来的东西得不到对方认可，甚至让对方觉得你的态度有问题。
因此，“说服”的第一步就是要确定清晰的目标并形成明确的观点。你在动笔前，先想想问题：为什么写？写给谁看？希望对方看完之后有什么反应？
有了清晰的目标后，接下来要基于目标，明确你想要表达的核心观点。问自己一下几个问题：
①你要解决的事什么问题？②你想要干什么？目的是什么？③你准备采取哪些措施？④预期将取得什么样的成效？
如果你能快速而坚定地回答这些问题，那么恭喜你把事情想明白了。如若不能，则请你暂停一下，认真思考一下自己到底想要做什么。
2、 回答疑问，用充分的依据回答读者心中的问题
无论是提交申请，说服领导要求给你升职加薪，还是提交一份财务报告，说服公司为某项目投入更多的资金，你的文章都需要给出足够多的支撑理由。
因此，在第一步形成明确观点后，紧接着的第二个步骤就要站在读者的角度设想：针对这个观点，对方可能会提出哪些疑问。接着针对这些疑问，认真、细致地回答。
我们可以采用“疑问+回答”的方式来编排自己的升职申请，从老板的角度看问题，主动猜测老板的意图和想法，陈述这几年来自己处理的一些关键任务。
3、 整理逻辑，用逻辑推理使说服更有力量
在日常生活中，我们或许会有这样的体会：那些逻辑缜密、思维能力强的人，总能比别人看问题看得更准，提出更有效果的解决方法。而这些有优秀逻辑的人，自然能赢得领导和同事的青睐。
那么，拥有优秀的职场写作能力，也能为你的职场能力加分。职场写作能力逻辑，在于培养结构性思考力。具体来讲，结构思考力呈金字塔型，从下到上依次是“理解”、“重构”和“呈现”。
第一层理解，即察觉自己和他人思考结构的存在，接着评估这种思维方式的优缺点，将不被人注意的思考方式显性化。这有助于帮助我们打开视野，吸纳不同观点，解决棘手的问题。第二层重构，当现有的思考结构不能符合客观环境时，我们需要针对眼前的问题重构一个合适的思考结构。就像前面提到的小周的例子，他一直是从自己的视角去写作，但这样解决不了他升职加薪的问题。而当他换成老板的思维方式后，他的成功概率大大加强。第三层呈现，当我们已经重构出新的思维结构后，需要运用形象化的方式呈现出来，方便自己和他人了解。一般的做法是做出PPT，运用各种符号箭头表现自己的思路。
这一“三层次模型”可以帮助我们构建出适应于各类不同环境需求的工具和方法。
“结构化写作”建立在“结构思考力”的基础上，它强调“先框架再细节”“先整体再具体”的思考顺序。最后，我们总结下今天的内容。
不谋全局者，不足以谋一域。职场写作尤其需要大局观，将写作结构化，可以帮你更快更有效地实现目标，优化思维结构。《结构化写作 赢得职场说服力 》最核心的一句话就是：心中有谱，下笔如有神，多加训练，相信你也能从职场小白变成写作能手！
