“電話徵訂名單中，多次出現同一家公司！”
這是某個正在開展開發新客戶的銷售部門裡發生的事。這個部門負責電話徵訂的共有10位銷售人員，這些人員先製作電話徵訂名單，然後根據名單給客戶打電話。由於每位銷售人員都是通過網絡等方式調查並收集目標企業信息的，所以同一個企業會出現在不同的銷售人員的電話名單中。
這時，如果大家一同開始給目標企業打電話，就會導致同一家公司多次接到同一公司的銷售人員的電話，最終一定會聽到客戶的投訴：“別再給我們打電話了！”因此，經常有人來問我如何才能避免這樣的事情發生。
像這樣，在管理客戶名單時，應該如何檢查是否存在重複的數據？
首先我們來看一下簡單的判斷方法。比如，A 列為 ID 信息，要想檢查其中是否有重複的內容，可按照以下邏輯判定。
- 計算該 ID 在 A 列中的數目
- 如結果為1個則表示沒有重複數據，如果是2個以上則可以認定為有重複
那麼，我們來看一下應該如何在 Excel 中處理重複數據。在此，假設想要在 B 列中顯示是否有重複數據的判定結果。
➊ 在單元格 B2中輸入以下公式：
=COUNTIF(A:A,A2)
這一公式用於計算在 A 列中與單元格 A2有相同數值的單元格的數目。
若結果為1個，說明 A 列中不存在與單元格 A2有相同數值的單元格……也就是說不存在重複數值。
若結果顯示為2，說明 A 列中存在與單元格 A2有相同值的單元格，可以得知數據有重複。
➋ 複製到數據的最後一行
像這樣，在一列中連續輸入已經存在的數值時，需要複製的行數會增多。用鼠標將相鄰列中的函數公式拖拽複製到最後一行，是一件十分麻煩的事。下面的技巧可以讓你在一瞬間完成這項操作。
在單元格 B2中輸入公式後，再次選中單元格 B2，將鼠標移到被選中單元格右下角的浮標上。這時，我們可以看到原本白色十字的遊標變成了黑色。接下來，我們需要雙擊這個黑色遊標。
這樣，我們就能夠確認 A 列中的單元格是否存在重複的數據。
選中並刪除重複的單元格
即使知道工作表中存在重複數據的單元格，也還有問題需要解決。一般來說，確認工作表中存在重複的數據後，需要刪除重複的信息，將表格整理為沒有重複數據的狀態。利用先前的方法只能確認是否存在重複的數據，無法選中並刪除重複的單元格。
因此，我們需要將原來的公式修改成這樣：
=COUNTIF($A$2:A2,A2)
在單元格 B2中輸入=COUNTIF($A$2:A2,A2)
在單元格 B2中輸入公式時，指定與第二參數一致的單元格查找範圍的第一參數為“$A$2:A2”，也就是單元格 A2。因此，得出的結果自然為1。
接下來，雙擊右下角遊標，將這一單元格複製到最後一行，就會出現以下畫面。
將單元格 B2複製到最後一行
這也就是我在第1章裡稍微提到過的自動篩選，即只抽出 B 列中值為2的單元格後並刪除，即可刪除所有重複項。
自動篩選抽取 B 列值為2以上的單元格
單元格 B2的函數中的第一參數“$A$2:A2”，指定從 A2到 A2作為函數的範圍。冒號（:）前的內容表示只引用範圍起始點的單元格，意為絕對引用。如此一來，將這一單元格向下拖拽複製後，單元格 B3的範圍為“$A$2:A3”，單元格 B4為“$A$2:A4”，以此類推。也就是說，作為指定範圍的單元格的起點，即單元格 A2是固定的，終點的單元格卻是相對引用，可以不斷延續。這樣就讓人覺得第一參數指定的範圍在無限擴展。
在 B 列的各單元格中的函數引用的並不是位於該單元格下面的單元格中的內容。所顯示的數字表示的是“該單元格相鄰的單元格的數值，在 A 列中出現了幾次”。
照此推斷，就能得出“B 列中顯示有2以上的數字的數值表示：在 A 列中的前面的某行中已經出現過有相同值的單元格”，表示數據有重複。因此，如果將 B 列中含有2以上的數據的單元格全部刪去，A 列中就不會存在重複的數值了。
2007之後的 Excel 版本都追加了“刪除重複”功能，但我個人不推薦使用，因為在實際操作中曾發生過刪除了並沒有重複的數據的事例。
