如何开好内审“首末次会议”,懂得会议套路和技巧,让你更有面子

如何开好内审“首末次会议”,懂得会议套路和技巧,让你更有面子

内审不同于外审,因为内审是公司内部员工和领导参加的会议,大家对你熟悉、了解,你不会组织首末次会议,会造成审核很难推进,而且还会闹笑话的,甚至领导对你印象大打折扣。所以开好内审的首末次会议就显得非常重要。

首末次会议是审核必经的一个环节,是整个体系审核过程的第三环节(第一环节是内审计划的编写、第二环节是内审检查表的编写、第四环节是现场审核、第五环节是内审报告的编写、第六环节是不合格项的整改和验证),

那么怎么开好内审的首末次会议呢?只有懂得一些首末次会议的套路和技巧,审核过程才能高效保值地进行下去。

如何开好内审“首末次会议”,懂得会议套路和技巧,让你更有面子

首末次会议的套路

第一、正式开会前要做好首末次会议签到。事先制定好内审首末次会议签到簿,一般本企业内部人员都是非常熟悉,所以提前将参会人员名单打印在《内审首末次会议签到簿》上,其中必须涵盖总经理、管理者代表、质量技术代表,这三职位不可缺少,其余就是部门领导和内审员等。为了防止末次会议个人人员特殊情况不能参加,一般把《首末次会议签到簿》放到一张纸上,这样在首次会议上直接就签订;

第二、会议主持由内审组长主持。内审组长既是审核计划的编写人,也是首末次会议的主持人,其作用之大不言而喻。

主持人如何主持会议开场呢?严格遵照三步走思路:

1、会议开场白:首先欢迎XX总经理参加,然后受管理者代表XX总的委托,下面由我来主持这次会议。要是末次会议,首先就是感谢XX总经理参加,感谢各部门领导的大力支持;

2、其次就是介绍内审计划。内审的目的、审核范围,审核依据,内审组成员组成,小组的划分,审核日程安排,以及其中的注意事项等,严格按照审核计划上编写的内容进行。要是末次会议,首先肯定各部门领导的支持与配合表示感谢之外,就要简要总结一下公司哪些地方做的比较好,哪些地方仍然存在不足,以及一些部门共性的问题,一共开出多少不合格项,什么类型不合格项(观察项、一般、严重),都要利用末次会议说明清楚,让参会者一下子明白问题点所在,以及问题的严重性,这样做到条理性清晰。然后让各审核组分别说出审核发现,以及本组开出的“不合格项”情况。

3、最后就是提出一些希望。如希望各部门领导对我们审核组的大力支持与配合,同时对内审员的提出要求,要求各内审组严格遵照审核计划安排,严格审核纪律,以及审核过程中碰到有争议问题的及时提交审核组长协商解决。同时要求各部门提供1名陪同人员负责整个审核过程的监督与证据确认。末次会议最后就是对各部门的支持配合表示感谢!同时提出审核不合格项的整改要求和验证情况,确定整改期限等。

第三、请管理者代表讲话。管理者代表首先强调审核的严肃性和规范性,以及审核中可能碰到问题的期望和想法,表示对内审组的支持。要是末次会议就要对不合格项和公司共性问题的整改的要求等

第四、请总经理指示。总经理一般就内审工作提出期望和各部门对内审配合的要求等。末次会议要指示内审工作的重视程度,以及强调系统性问题的责任和要求等。

以上的顺序不能弄反了,否则会闹笑话的。

如何开好内审“首末次会议”,懂得会议套路和技巧,让你更有面子

会议技巧:

第一、主持人说话要严肃、有力度。千万别说一些跟审核无关紧要的话,以及大话、气话,即使审核过程中存在很多问题,审核组长都不能发火,这是最基本的素质和素养所在。

第二、语气语态要得体。要善于肯定公司做的比较好的地方,好的地方要指出好在哪里,哪些证据来证明。不好的地方,要指出问题所在,以及提出一些改善性的建议,千万不要把公司贬的一文不值,因为你的公司内部员工,你没有资格来发恼骚,这样才能得到领导和同事的尊重。

第三、会议时间上要控制。要严格遵照审核计划内容执行,一般控制在8-15分钟结束,不要把时间浪费在开会上,至关重要是在现场审核,因为现场审核是内审的重中之重。

第四、要学会总结归纳。特别是对于审核发现,一定会总结好的地方,归纳不好的地方,对于无关紧要的地方可以一笔带过,千万别大做文章,甚至借题发挥。


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