時間管理，是職場人的必備技能，尤其是已經成家、有了孩子的職場人，沒了大段屬於自己的時間，怎樣更好地完成工作、平衡家庭？在秋葉“時間管理訓練營”上，小強老師提供了很好的工具——時間日誌，用來記錄每天的任務明細。認真踐行，你會有不一樣的收穫。
一、為什麼要記錄“時間日誌”
一個人行為的改變需要經歷四個階段，分別是看到事實、強烈感受、深入分析、持續行動。
看到事實，為了解決動機問題；
強烈感受，為了解決動力問題；
深入分析：為了找到解決方法；
持續行動：為了產生實踐結果。
以上4個環節，缺少任何一個，改變就很難發生。
比如這樣一個案例：
小紅經過一天的忙碌後，拖著疲憊的身軀回家，買菜、做飯、洗碗、陪孩子寫作業等等，好不容易孩子睡著了，都已經太晚了，想自己在業餘時間充電，別說時間，連精力也沒了。想想白天被老闆斥責“報表怎麼這麼多錯誤”，酸楚突然湧上心頭，不由嘆息：“每天都是各種忙，大事小事一堆，什麼時候是個頭”。
通過小紅的案例，利用“行為改變四階段”理論分析，小紅一直身心俱疲的原因是：
只有“忙”的感受，卻不是事實；只有日復一日的行動，卻沒有對這些行動的“深入分析”。
她的行為難以改變，每天都是重複前一天的事。
想要改變，首要的步驟是什麼？那就是確定事實。“忙”是事實嗎？它只是個人的一種感受，也許在領導看來，她只是效率低、能力差；在同事看來，她不懂得團隊協作；在孩子看來，陪自己寫作業都心不在焉。
所以，忙不重要，重要的是忙哪些事、怎麼忙的這些事。通過記錄“時間日誌”並深入分析，才能開啟“行為改變”的第三、第四階段，讓改變發生。
二、怎樣記錄 “時間日誌”
（一）3個步驟
步驟1：記錄
什麼時候記？當我們感覺效率不高、工作忙亂時，就是記錄的時機。
記多久？不超過3天，我們就能通過大數據發現問題出在哪了。
記錄原則是什麼？不按照時間段寫工作內容，而是按照工作內容寫時間。即發生行為切換時，就記錄。比如8:00-9:00在寫總結，臨時通知馬上去開會，行為發生了改變，此刻就應該記錄。
有什麼好方法推薦？就用Excel表格，時間、任務名、花費時長共3列。有個小技巧，鼠標點到單元格，用快捷鍵“ctrl+shift+；”，單元格內會自動顯示當前時間，很便捷。
步驟2：統計分析，找出改進方案
分析時間日誌的大數據，找到效率低的真正原因。
有三個原則：
決定目標。比如，每天的待辦清單，決定一個最重要的目標，無論如何要完成，瑣事先避開。
保持覺察。想象另外一個自己，此刻作為旁觀者，客觀看待自己，有沒有受到干擾，持續保持專注。
隨時糾偏。遇到導致目標脫離的事項干擾，利用自己的覺察，及時糾偏。
步驟3：修正行為
小強老師在課上舉了3個真實的案例：
a)不斷有新任務打斷時，處理好最重要的，目標明確；
b)工作中臨時干擾事項較多時，分析時間日誌大數據，找到工作中不易受到打擾的時間段，在這個時期從事重要的工作；
最重要的是自己找到的方法，一定是最適合自己的。
c) 一件重要的事情花太多時間，其他事受影響，怎麼辦？
兩個方法：
一是，設定任務的終止時間。如果到了時間點完成不了，先做其他事，再回來做。想想我們以前考試，先易後難，回頭來做難題時，有時還會有新的收穫，不是嗎?
二是，與他人討論這件事。不要一個人死磕，藉助團隊的力量，多聽他人的意見，避免自己鑽牛角尖。
（二）記錄“時間日誌”注意事項
1.不要太碎片化
先記錄重要時間階段的明細，比如白天工作期間。像起床、刷牙、洗臉、吃飯等流程，除非要針對性提升“早起階段”的效率，否則在時間日誌上用“起床、洗漱出門”代替就可以了。
2.別太粗略
與第一條相對應，重要階段該詳細就要詳細。比如正在做PPT，來了一件緊急事項要處理，當然要記錄。
3.不要按時間段記錄
時間日誌，以行動切換為焦點。比如，8:00-9:00、9:00-10:00的模式，如果開會從8點持續到9:30，這樣記錄會不會太累、也不方便梳理？
4.忘了怎麼辦
實在回憶不起來，寫上時間黑洞，別空著。
三、深入分析，找到解決方案
分析寫好的時間日誌，存在的問題一般有以下四類情況，根據不同的情形，重點選擇不同的解決方案。
（一）做了很多職責範圍外的事
問題：缺少授權
應對：猴子法則
“猴子”對應的是責任，不要讓別人的猴子跑到你的背上，把別人的猴子養大，自己的猴子卻餓得不行。當你在工作中，花費較多精力養了別人的猴子，你就要懂得授權，把猴子還給別人。
另外，在家庭生活中，無法談論職權，比如帶孩子、做家務，但依然可以通過協商來解決“授權”的事。比如上面小紅的例子，她可以與老公溝通，協商處理好家務等分工的事情，自己多一些時間投入學習。
（二）今天重點的事，下班時還沒做
問題：沒有做到“要事優先”
應對：三隻青蛙
西方有個著名的諺語：如果你每天早上醒來做的第一件事，就是吃掉一隻又大又醜的青蛙，你就會欣喜的發現，在這一天接下來的時間裡，將沒有什麼比這個更糟糕的事情了。
每天有很多的事，按一些人的習慣，選擇最簡單最易上手的先做。但往往由於時間、精力、心態的變化，越是難的事放在後面，越是不願意去完成。久而久之，就產生了拖延。
所以，三隻青蛙的意義是讓我們做到“要事優先”，在較高的精力下完成重要的事，而不是相對“不重要的事”，讓自己每天收穫的成就感、自信心，持續激勵積極心態的你，不斷地積累改變。
（三）一天處理電話、郵件或外出＞5次
問題：處理同類項事務比較分散
應對：用情境清單批次處理
什麼是情境處理？簡單的講，就是在不同的場景（辦公室、地鐵、會議間隙、休息時間等）下，批次性處理相同的事務，即“合併同類項”。比如，與多個客戶溝通產品使用情況，可以在同一時間段處理；比如，在同一個固定的時間段，處理例行郵件的回覆工作。
（四）幫別人做了很多事
問題：不好意思拒絕
應對：優雅拒絕
怎樣拒絕？
1.表達共情。表示自己理解對方焦急的情緒，自己感同身受；
2.陳述事實。表達自己手上有緊急和麻煩的工作要處理，很遺憾暫時無法提供幫助；
3.提供支持。建議對方先找小張救急、解決問題，如果後面需要幫助，在自己手上工作處理完成後，我會提供支持。
最後，表達期待，期待對方能理解自己的處境。
其實，時間管理的最大特點，不是管理時間，而是管理自己。
如果能管理好自己的心態和處理的任務，時間的利用效率就提升了。運用“時間日誌”，你的時間會更好用，如果你沒記錄過，那趕緊行動起來吧！
如果對時間管理感興趣，推薦關注@鄒小強，改善自己的職業發展，就從時間管理開始。
