"领导,不是我要等您来问才反馈工作的。这个报表做起来很繁杂的,我做了三天加班加点才做好的,您不来找我的话,我也是准备一会儿就来跟您汇报的。”
许仪,女,30岁,人力资源部主管,司龄6年,已有3年没得到过职位升迁。这是在被领导指责“不及时汇报工作进程”之后 ,她给到领导的回复。
“为什么我做了那么多事,领导都看不见?”
“为什么连我的下属都跟我同级了,我却还是在这个职位止步不前?”
对于自己如今的境况,许仪无奈的同时也感到十分费解。
将汇报工作视为做“表面文章”,一直没有掌握向上级汇报工作的正确方式,就是许仪的职业生涯无法再进一步的原因。谁都会说话,但并不是每个人都知道应该怎样跟领导说话。
“高效”,才是与领导之间的沟通法则。这里包括,高效地向领导确认需求、高效地向领导寻求支持、高效地向领导汇报工作等等。
可以说,掌握了与领导正确的沟通方式,就是为自己的升职加薪拿到了通行证。
1、在领导问询之前汇报工作
对于领导而言,最让他心焦的就是无法掌握各项工作的进度,因为无法掌握便意味着不可控。
现在的职场上有一种现象,在职场新人的身上体现得尤为明显。就是:工作做完了,也不去汇报,担心这一工作汇报完了,领导马上就给安排新的任务。
对此我只能说:偷懒一时爽,升不了职别怪领导。
在前文许仪的例子中,虽然她也有工作完成后向领导汇报的意识,却错在“不及时”。
这个不及时体现在:在工作有一定难度、需要一定的时间时,却没有提前向领导告知工作进度、说明工作难度并告知预计完成时间。
当领导已经忍不住来问进度了才进行工作汇报,就已经晚了。
2、不要给领导做问答题,要给领导选择题
很多的朋友都习惯于直接抛出问答题向领导要解决方法。
比如:
“这个问题应该怎么解决啊?”
“我们年会的场地选在哪里比较好啊?”
“几个部门都提出了招聘需求,我们要优先招哪个部门的人啊?”
一次两次倒不存在什么问题,长期以这种方式向领导提问,只会给领导留下不成熟、能力有限等印象。
曾经年少不经事、常常张嘴就提问的小编就曾被领导训示过:“我招你来是来解决问题的,而不是来制造问题的。”
有的人就说了:“我就是遇到问题了才提问的嘛,我要是不问的话不是得出大问题吗?”
问是得问,关键得看怎么问。
目前职场上最有效的向领导发问的方式就是:给领导出选择题。
给领导出选择题,即:在向领导提出问题的同时,给到领导几种解决方案,并分析这几种方案分别存在哪些优缺点。最后,说明自己认为最合理的解决方案并且阐述理由,然后再让领导进行选择和指示。
以让领导选择的方式代替问答,才能在高效确定工作方向的同时获得领导的认同。
3、理清思路之后再向领导汇报
与领导的高效沟通,逻辑很重要。
小编曾经在某个会议上听过一个同事的“散文式”汇报,伴随着同事演说的是领导越皱越紧的眉头。最后领导还是终于忍不住打断同事,让他“说重点!”
在自己都没有理清楚的时候,贸然去找到领导,只会让领导跟自己一起在混乱的逻辑里凌乱。
因此在与领导谈话之前,一定要先想清楚:
我与领导的这次谈话,是需要达成什么目的?
这次谈话的核心内容是什么?
谈话的重点有哪些?
记不住的话就提前在笔记本里按顺序列出,然后在汇报开始时第一时间指出汇报要点,突出重点、简明扼要。
采取这样的汇报方式一方面便于领导提前知情和预判此次谈话涉及的内容,另一方面也是帮助自己进行思路整理。防止脱离话题焦点,在一件事没有明确时便进入了下一个话题。
4、领导不怕你问怕的是你不问
“小X,这里有个事情需要你处理一下。”“好的领导,收到领导。”
很多时候,收到领导下达的任务之后,我们也就直接去做了,但是常常做出来的效果无法达到领导的预期。有可能会被训斥,有可能还需要返工。
这都是因为我们没有对领导的真实想法进行挖掘,自己仅靠领导下达任务时说的短短几句话去进行脑补,导致了理解偏差。
在收到任务之后多问领导几个问题,做出来的结果才能少出些问题。
5、重要汇报提前演练必不可少
针对需要用上PPT的重要汇报,提前演练必不可少。
拿出精心制作的PPT,从把控时间、汇报语言、逻辑框架等几方面着手进行准备,在演练过程中注意进行描述词、过渡词等“台词”的设计,做到用语精炼和精准,思路清晰,重点突出。
在准备的汇报内容之外,还要针对容易被问到的问题进行精心准备,尤其针对一些数据来源和结论的推导。
你在背后的努力,通过严谨细致的工作汇报才能最大化的让领导看到。
小编总结一下向领导汇报工作的要点:
【1】及时汇报工作进程,不能让领导来追问工作进度;
【2】掌握正确的提问方式,给领导出选择题而不是问答题;
【3】跟领导汇报工作必须突出重点、逻辑清晰;
【4】接到任务后不要怕向领导提问,多提问才能少出错;
【5】越是重要的汇报,越要精心准备,那是绝好的自我展示机会。
向领导汇报工作的正确“姿势”,你GET到了吗?