Excel 的 VBA 现在还算是办公利器吗?

VBA依旧是办公利器。以我的个人经历而言,在BCG做过三年咨询顾问,写了上万行的VBA程序,每个项目一千至几千行程序不等。最后将Excel用成了中控界面,类似EMACS,在Excel可以随意操控全公司的打印机、Word、Powerpoint等等,自动完成各种任务以及数据更新和抓取。依靠VBA,在效率上是一般同事的数倍甚至是高一个量级,你说VBA还是不是办公利器?

不过题主得到的反馈也正常,许多高级程序员确实瞧不上VBA。因为程序员是有鄙视链的:汇编 >C >C++ >Python >Java及C#及PHP(这三者相互撕) >VB >HTML。在这长长的鄙视链中,甚至都没有VBA的位置。

但是Office+VBA是图灵完备的,所以被程序员用来耍酷的各类性感语言能实现的大部分功能,VBA都能实现,而且往往是以更高效更快捷的方式,在这里不谈效率和优雅。较之Python等常用语言,VBA各有攻防各有优缺点。Python的优势当然是扩展性强、超越Office环境之后的适用性强、资源丰富以及效率高,而VBA的优点如下:

  • 环境不依赖,只需要打开装机自带的Office,然后按下Alt+F11就自动进入编程和执行环境

  • 上手简单,学习曲线很平缓,甚至可以更简单的通过录制宏来解决写程序的问题,只需要在简单的代码基础上修修补补就可以执行

  • 与办公环境完美兼容,在Excel/Word/Powerpoint/Outlook/Access之间随便穿梭,比胶水语言还要简单易用

  • 分享性和移植性很强,几乎所有测试通过的程序放到别的机器上也可轻易执行(如果不考虑各种本地文件位置)

基于以上的优劣势对比,VBA仍然是当之无愧的办公利器之王。而且大家不用太在乎手中的工具(VBA还是Python或者其他),核心还是使用工具的人以及人的思考。

下面列举Office+VBA实现的若干功能,真正为职场人士省时省事省力。

1、批量修改格式

下图是利用Powerpoint中录制的宏再加上稍微修改的代码(甚至都称不上是改代码,大部分是改参数),将Powerpoint中所有的字体及字号进行统一修改。常做PPT而且需要根据老板的喜好改来改去的同学们,知道这个批处理功能有多么救命。

Excel 的 VBA 现在还算是办公利器吗?

2、批量完成打印

刚进职场的新人,只要爸爸不是李刚,基本都做过影帝影后(影=印,各种复印打印的体力劳动)。特别是咨询投行服务行业,在大忽悠会议之前之后,花数小时或者整晚来打印数个文件,并不是天方夜谭。而且这件事情是对着同样一堆不断修改的文件,会经常不断重复发生。

我写的第一个VBA程序就是完成对100多张Excel表格的自动打印,因为是第一个VBA程序,所以比较挫,基本上是宏录制之后来改的,没有使用参考书及搜索引擎,全靠F1和自动提示,所以贴出来特别纪念一下。但也让大家清楚VBA上手也多么容易。实现的功能就是将每周都要做一次的100多张表格的按顺序打印让机器自动做一遍,而且需要防卡纸:按下一个“妞”,就慢慢美妙结果的发生。

Excel 的 VBA 现在还算是办公利器吗?

后来这个程序的升级版是:调度多台打印机,进一步提高效率,以及将打印机卡纸造成队列错误的概率降到极小的范围内。

3、制作炫目视觉效果(图表、动画及油画)

图表制作是每个Office一族的必备任务,制得一手好表格,绝对是升职加薪和偷懒放风的利器。

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(涂色部分来自于网上的一段程序,制作GIF动画的是自己完成的)

同时,为了进一步增强炫酷结果,还利用VBA将这些连续变化的图表做成了GIF动画。

Excel 的 VBA 现在还算是办公利器吗?

另外还可以利用Excel,把心仪妹子的图片拿到手,然后用Excel化成点阵图并进行油画效果的处理,然后送给她撩一撩。

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4、撰写八股文

这是帮朋友实现的一个项目,他们实验室是研究某类事故并对重大事故进行鉴定,最后发布word版的正式报告。之前的工作流程是在专业的软件中完成计算和仿真,最后按照正式报告八股文的行文,把各种关键信息填进去,最后写成Word文件。写报告的过程枯燥而没有技术含量,但却要反复进行。

通过下图的Word+VBA,完成主要的交互界面并连接计算软件。在通过简单的交互获取主要信息后,在后台完成计算并将主要信息填写入八股文的Word模版,最终完成报告,同时将结构化的信息存入Access数据库。

5、管理项目及同步内容

这是协助某国际大型汽车制造厂完成新品牌及其新款车型上市,面临车型即将断档的窘境,该新车型的上市非常关键,不能错失时间节点。然而,新车型上市涉及到无数分支:制造、产品、市场、渠道、营销、公关、财务等等,同时还要协调欧洲的两个总部以及中国的两个分部。

这次咨询的核心任务就是项目管理,总控整个大项目的进度,并每周向中国区的CEO汇报进度并发掘出易出现问题的关键节点以调配资源。我们4个咨询顾问分配下去各自负责几个部门或者项目分支,和团队一起规划流程、画甘特图、确认里程碑及时间点、安排负责人等等。当每天回到办公室大家将进度汇总在一起的时候发现了挑战及难点,每条任务线并不是独立发展的,而是各条任务线交织在一起并互相影响。

  • 某些核心人员在多个任务线出现。比如:负责预算的财务人员,几乎要出现在各条线中负责相关预算的审批环节

  • 某些任务线的里程碑是其他任务线里程碑的必要条件而相互关联。比如:新车的下线时间影响发布会的时间,相关法规测试的通过又影响车辆的下线时间等等

当任务线增多以及任务线之间的交叉越发频繁的时候,汇总的任务将会几何级数增加,这就是我们在项目过程中遇到的问题。于是我利用Excel+VBA完成了这个工作的自动化。主要实现的功能:

  • 自动将4个顾问手中分散的Excel文件汇集在一起形成一个大的总表,如下图

  • 各顾问手中的表格是按照部门维度来划分的,汇总后需要按照不同的维度来输出不同类型的表格,比如:按任务线输出表格、按责任人输出表格、所有延误任务的表格、所有需要资源重点投入任务的表格等等

Excel 的 VBA 现在还算是办公利器吗?

在此基础之上,还要将上面提到的各种维度下的所有表格(大概有200多张),按要求格式粘贴到PPT中,每周提交给中国区的总部进行汇报和评估。密密麻麻的表格如下图。于是,我又写了一个程序将Excel中的表格输出到Powerpoint中,将一个秘书每次需要数小时才能完成的工作,简化成了一键发布,并可以在Excel中完成对PPT的更新。

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这个项目的程序量不小,近似于写了一个迷你版的Microsoft Project来进行项目管理。

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最后,下图中密密麻麻的PPT每周需要更新一次,每次都是快100张的工作量,然而基本上都是靠Excel来自动完成更新的。因为PPT的模版每次变化不大,我将这些模版记录下来,每周更新的时候只要根据Excel中最新的数据更改PPT中的数据即可。

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6、海量下载Bloomberg数据并完成分析

通过Bloomberg的VBA API,海量下载数百只目标股票的tick data以及order book。

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并根据实现构建好的数学模型,在后台完成计算,将上述的实时数据转化成每只股票实时的trading cost,实时展现在交易员最常用的Excel界面中,方便交易员评估当下的交易成本以便于优化交易策略。

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