通知是《黨政機關公文處理工作條例》中規定的15個法定文種之一，它的製作和處理一直為人們津津樂道，在使用過程中也常常出現這樣那樣的問題。近日，筆者應邀到一單位去作有關公文寫作與處理的講座，在翻閱該單位歷年的《文件彙編》時，發現每一份通知的末尾都有一個“特此通知”。那麼，該做法是否正確呢？如果欠妥或者不正確又該怎麼做呢？
一、標註“特此通知”的目的和意義
“特此通知”與“此令”“此告”“請批示”“特此函達”“望即函覆”“特此通告”“特此批覆”“請認真貫徹執行”“以上意見如無不妥，請批轉各地區執行”等同屬結束用語。應用文中的結束用語有兩種：一種是沒有實際意義的，比如書信中跟“此致”連用的“敬禮”，就只是一個敬辭;一種是有實際意義的，比如公文中的結束語，或用以表達願望，或用以提出要求，或用以重申強調。
通知中使用“特此通知”這一結束語，一般有以下作用：
一是表示重視。發文機關在闡述完正文內容後，鄭重其事地以“特此通知”結束全文，表明所通知事項十分重要，發文機關十分重視;同時也是公文莊重性、嚴肅性的體現。二是表示強調。《現代漢語詞典》對“特此”的解釋是“公文、書信用語，表示為某件事特別在這裡通知、公告、奉告等等”。通知以“特此通知”作結，不僅表明發文機關很重視，也有提請收文對象予以特別關注，認真貫徹落實通知事項之意。 三是行文結構的需要。公文的結尾，要求簡明扼要，意盡即止，並注意與開頭相呼應。而使用約定俗成、形式固定的公文專用語這種定型式結尾方式，恰是公文結尾的一種常見形式。有了“特此通知”，通知就算是有了一個“尾”，文本從結構上也就完整了。
二、“特此通知”使用中的常見問題
“特此通知”在實際公文活動中的使用，主要存在以下問題：一是濫用。就像筆者所見到的那個單位，每一份通知都用“特此通知”，這裡邊極少數可能是恰當的，大多數可能是多餘的。二是位置錯誤。有的置於正文之後下一段的頂格位置，有的置於正文之後下一段居中或靠右的位置，有的甚至置於發文機關名稱和成文日期的正上方。三是標點使用不當。“特此通知”後到底用不用標點符號，學術界爭論很大、莫衷一是，這造成了實際使用中的嚴重混亂：有的用標點，有的不用標點;有的用句號，有的用感嘆號;有的甚至用黑體加以突出。
三、“特此通知”的正確使用
那麼，“特此通知”到底該如何使用呢？這裡需要弄清楚下面幾個問題。
一是在什麼情況下需要使用，在什麼情況下不需要使用。簡短明瞭、精煉準確，這是公文寫作的基本要求。因此，“特此通知”的使用應遵循這樣一條原則：能不用就不用，能少用就少用。一般來說，下面幾種情況不需要使用“特此通知”。
1.印轉類通知中一般不用。這裡主要是指批轉、轉發文件的通知和印發、發佈有關規章、文件的通知。這類通知講究開門見山、直奔主題、意盡言止，因此無需贅言。例如：
國 務 院
關於印發《國務院工作規則》的通知
國發〔2013〕16號
各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：
《國務院工作規則》已經2013年3月20日召開的國務院第1次全體會議通過，現予印發。
國務院
2013年3月23日
2.正文開頭已經寫明瞭“現將……情況通知如下：”的一般不用。這主要是為了避免前後重複，同時也為了使行文顯得簡短精要，收到文約而事豐的效果。通知中有這種情況的佔絕大多數，所以絕大多數通知不用寫特定結束語。例如：《國務院辦公廳關於繼續做好房地產市場調控工作的通知》（國辦發〔2013〕17號）因為開頭有“為繼續做好今年房地產市場調控工作，促進房地產市場平穩健康發展，經國務院同意，現就有關問題通知如下：”這樣的表述，所以結尾再沒有使用也不能使用“特此通知”。
3.通知本身已經有了結尾部分的一般不用。通知的結束語，除了使用專用術語“特此通知”外，還常用以下三種寫法。（1）總結式結尾：總結全文內容，以深化觀點，加深讀者印象;（2）希望式結尾：發出號召，提出希望，展望未來，激勵鬥志;（3）說明式結尾：說明生效與施行時間、適用對象及有關事項。如果通知已經以這幾種方式收束全文，後面就沒有必要書寫“特此通知”了。例如《國務院辦公廳關於2014年部分節假日安排的通知》（國辦發明電〔2013〕28號）的結尾是這樣寫的：節假日期間，各地區、各部門要妥善安排好值班和安全、保衛等工作，遇有重大突發事件，要按規定及時報告並妥善處置，確保人民群眾祥和平安度過節日假期。這裡採用的就是希望式結尾，所以後面就不再用特定結束語了。
除了上面幾種情況外，根據行文目的和內容需要，是可以以“特此通知”作結的。這種情況下通知的事項相對比較重要，如重要的人事任免、機構調整、預算決算執行完成情況等;有時，也可能是出於保持公文結構完整的需要而使用。例如：
重慶市人民政府
關於牟延林等7位同志職務任免的通知
渝府人〔2006〕24號
各區縣（自治縣、市）人民政府，市政府各部門：
經2006年8月25日市人民政府第80次常務會議決定：
任命
牟延林為重慶市教育委員會副主任（正廳局級）;
鍾燕為重慶市教育委員會副主任;
張偉、李憲為重慶市監察局副局長;
章勇武為重慶市交通委員會副主任（試用期1年）;
陳流汀為重慶郵電大學校長。
免去
牟延林的重慶文理學院院長職務;
陳流汀的重慶市教育委員會副主任職務;
聶能的重慶郵電大學校長職務。
特此通知
二是“特此通知”當標註在什麼位置。關於這個問題，目前學術界已經達成共識，即標註在正文結束後的下一行前面縮進兩個字的位置。其他諸如居中、靠右一側或置於發文機關名稱正上方都是錯誤的。
三是“特此通知”後標點的使用問題。首先要明確的是要不要標註標點的問題。儘管這是一個不起眼的小問題，但這個問題不僅涉及公文的規範化，也涉及語言文字的規範化，所以應該也必須有一個明確的結論，以消除人們在實際工作中的困惑。筆者認為，還是加上標點比較好。理由如下：
一方面，可以藉助現代漢語中短語和句子這兩個概念加以說明。黃伯榮、廖序東主編的《現代漢語》指出，短語是語義和語法上都能搭配而沒有句調的一組詞，是造句的備用單位，大多數短語加上句調可以成為句子;句子是具有一個句調，能夠表達出一個相對完整意思的語言單位。可見，有無句調是短語和句子的主要區別。那麼，“特此通知”這個特定結束語是短語還是句子呢？如果是短語就不需要加標點，是句子自然就得加上標點。《現代漢語詞典》對“結束語”的解釋是：“文章或正式講話末了帶有總結性的一段話。”吳新元先生在《公文正文三要素說與公文正文格式化導論——公文寫作一讀通》中也將結束語明確地稱為結束句：“公文中常用‘特此某某’一類結束句。”“特此通知”屬於公文的結束語，這毫無疑問;同時，它又是作為句子甚至獨立的段落出現，自然應該加上句末標點。
另一方面，可以從其他結束語之後標點的使用情況加以說明。公文中除了有許多由單一短語構成的特定結束語之外，還有不少由兩個短語或分句構成的特定結束語，比如“以上請示妥否，請批示”“當否，請批覆”“以上意見如無不妥，請批轉……貫徹執行”“妥否，請予函覆”等等。實際工作中，這些結束語後面都是加了標點的，兩個短語或分句間加逗號，句末加句號。這既符合語言規範化的要求，也成為一種習慣做法，大家一般都沒有異議。既然這些結束語後面可以而且應該加標點，那麼“特此通知”的後面為什麼不加呢？加上又有什麼不好呢？難道真像有些學者說的那樣加個標點就不簡潔了嗎？
在明確了“特此通知”後面要不要加標點這個問題後，還要解決加什麼標點的問題。我們知道，句子分陳述句、疑問句、祈使句和感嘆句，句末標點一般使用句號、問號或感嘆號。“特此通知”後面使用問號顯然不妥，因為它沒有任何疑問的成分，因此就只能使用句號或感嘆號了。而實際工作中，人們的困惑就在於使用句號還是感嘆號。筆者認為，“特此通知”之意為“特別在這裡通知一下”或“特地在這裡加以通知”，它是不帶有濃厚感情色彩的——帶有濃厚的感情色彩也不符合表達的要求，所以使用句號比較適宜。實際工作中，許多單位的公文其實也是這麼標的。（摘自《應用寫作》）
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