/ 寫在前言 /
菁財資本致力於成為創投人士最信賴的長期資本夥伴，同時我們也關注創業者和企業的健康成長，K先生工作室希望能借此成為職場人士的賦能基地，幫助企業提高效率。
因此我們決定開設一個全新的欄目——編譯權威商業媒體的乾貨內容，從組織行為學等各種題材入手，短小精悍，直擊痛點，幫助職場人士打開視角，獲得啟發，從而更好地管理自己和組織。
朋友們還想看到什麼樣的內容，也可以多多留言告知哦~
01
開會是組織生活中最令人無法忍受的痛苦之一。
美國公司每年花在開會上的費用高達370億美元，僱員們把超過三分之一的時間都耗在開會上，但71%的高層人員還是認為這些會議毫無效率。一家全球性消費品公司所做的評估顯示，人們對“開會佔據了多少時間”這一問題表現出了非同尋常的焦慮，據一位受訪者說，白天的工作只能在夜晚進行。在一次極其細緻的盤點中，我們計算了這家公司主管及以上級別的人員（500人左右）花在開會上的時間，共計超過57000小時，約等於六年半！
一些改善會議的技巧有著好的初衷，比如分散議程、舉行站立會議或是實施無電子設備政策，但是沒有一個能拯救一場本就不該發生的會議。
會議只有在出席人都有明確意圖，能做出決定性貢獻並且能共同推進戰略性要務的情況下才是有效的。
無論這個會議是由部門領導小組還是跨職能小組參與，也不論這個跨職能小組是不是要進行一項創新計劃或者人才管理，還是有在六個月內完成向新技術過渡的任務，任何程式化會議的設計都應該與更廣大的統籌計劃相關聯。
02
當會議不屬於高效統籌計劃的一部分，就會呈現出兩種毀滅性病態：要麼成為權力的源泉，要麼成為瓶頸。
如果成為權力之源，人們會想要主導它或是參與其中需要擁有不與之相稱的影響力或地位。與會者用大部分人都覺得無聊且無關的超長髮言證明自己出席的合理性，同時他們又隱約察覺到自己的無關緊要，於是急切地（對他人的發言）點頭附和。
在之前提到的消費品公司，一位受訪者告訴我們：“人們願意提前半小時到會場佔座，以確保附近的高管是他們想被看到與之一起出現的。”這種辦公室政治讓會議中的大部分領導無能為力，員工無所事事而會議本身一事無成。
會議的初衷應是分權，而不是把權力集中到頂層。如果能實現分權，領導們傾向於在使用權力時更盡職盡責。
當會議變成瓶頸，決定和資源就會從那些幾乎無法做出貢獻的人中通過，通常這些人參與的原因只是“他們一直都與此有關”。這樣的程式化會議就像古老的牆紙被一層粘上一層，其效力早已喪失。
在這家消費品公司中，許多程式化會議都是由數年前組成的團隊進行，而這些團隊從未隨著公司發展和戰略調整被解散。事實上，他們是六個不同的小組，管理兩項產品開發流程。在這些組中，很多都是數十年前就建立的，每一個都緊緊捍衛著自身在決定推進哪個項目、投入哪些資源上的權力。部門間的戰爭使得新產品上市的時間被加倍，因為他們常常給出互相矛盾的指示。
03
這些只是症狀，問題的根源是不良管理。為了在你的組織中解決這些麻煩，你可以建立以下三個要點：
無論什麼類型，會議範圍必須有確切的界定，最好濃縮到幾個關鍵領域。
在另一個與我們合作的跨國公司中，執行層、業務單元層、地區層和國家層都在痛苦地重複工作——從損益管控到重要招聘再到客戶關係管理。會議室變成了戰場，每個團隊都在抱怨其他團隊正破壞他們的工作。
2.一致的步調
這一點看似顯而易見，但一場會議的節奏和時間分配必須與其章程和決策權相應。管理近期優先項目的團隊和工作組必須更頻繁地，以更短的時間碰面，而專注長期重要項目的則恰好相反。
在前述的跨國公司中，精心設計的會議節奏使得每個相應層級都能保持聯繫和知情。每個團隊每月碰面一次，一次兩小時：執行層在每月的第一個週一，業務單元層在第二個，地區層在第三個，國家層在第四個。任何輸入輸出都能被及時傳達到下一組，這還保障了每個隊伍能加快進度，調整優先次序和配合工作。
3.正確的參會者和衡量標準
領導們往往用地位來決定誰出席會議，如果你是發起會議的領導的直接下屬，你就要來。這讓每個人都感覺自己被強迫著要發言，這就是會議如何退化成了無用的地位展示會。更糟的是，在讓人們感覺“被接納”的掩飾下，會議膨脹成聯合國峰會，一群人擠在房間裡，不明白自己為什麼在那兒。
但其實應該由會議章程來決定與會人，只有那些能確保有所貢獻的人，如專家、對資源有管制權和有執行責任的人應該被包括進來，那些與會議結果有利害關係的人應該有知情權。例如，如果一項會議章程對財務有重要影響，一個財務部員工可以參加並讓他的同事隨時知道進展。
同時，也應有標準來衡量一場會議執行章程的好壞程度。比如，一個由銷售、客戶支持、現場技術協助和工程方組成的小組，其任務是高效地幫助客戶採用新技術，但若收到了客戶投訴，那麼技術採用的速度、公開的出票時間和全面的產品滿意度都該被追溯，這樣，團隊和其利益相關者就能知道他們是否如預期那樣做出了貢獻。
根據我的經驗，會議無效往往說明他們從一開始就不該發生。為了驗證這一點，我問團隊：“如果你終止會議，旁邊的人會在意嗎？”如果他們很難回答，我就得到了預期中的答案。
如果你想給你的組織一份大禮，請立即停止重複那些不符合以上標準的會議，歡呼聲將震耳欲聾。
本文編譯：李曌
簡介：Ron Carucci是Navalent的聯合創始人和管理合夥人，他與全球知名企業合作，幫助他們進行轉型。同時他是一位暢銷書作家，作品包括亞馬遜好書排行榜第一的Rising to Power。
日期：FEBRUARY 16, 2018
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