/ 写在前言 /
菁财资本致力于成为创投人士最信赖的长期资本伙伴，同时我们也关注创业者和企业的健康成长，K先生工作室希望能借此成为职场人士的赋能基地，帮助企业提高效率。
因此我们决定开设一个全新的栏目——编译权威商业媒体的干货内容，从组织行为学等各种题材入手，短小精悍，直击痛点，帮助职场人士打开视角，获得启发，从而更好地管理自己和组织。
朋友们还想看到什么样的内容，也可以多多留言告知哦~
01
开会是组织生活中最令人无法忍受的痛苦之一。
美国公司每年花在开会上的费用高达370亿美元，雇员们把超过三分之一的时间都耗在开会上，但71%的高层人员还是认为这些会议毫无效率。一家全球性消费品公司所做的评估显示，人们对“开会占据了多少时间”这一问题表现出了非同寻常的焦虑，据一位受访者说，白天的工作只能在夜晚进行。在一次极其细致的盘点中，我们计算了这家公司主管及以上级别的人员（500人左右）花在开会上的时间，共计超过57000小时，约等于六年半！
一些改善会议的技巧有着好的初衷，比如分散议程、举行站立会议或是实施无电子设备政策，但是没有一个能拯救一场本就不该发生的会议。
会议只有在出席人都有明确意图，能做出决定性贡献并且能共同推进战略性要务的情况下才是有效的。
无论这个会议是由部门领导小组还是跨职能小组参与，也不论这个跨职能小组是不是要进行一项创新计划或者人才管理，还是有在六个月内完成向新技术过渡的任务，任何程式化会议的设计都应该与更广大的统筹计划相关联。
02
当会议不属于高效统筹计划的一部分，就会呈现出两种毁灭性病态：要么成为权力的源泉，要么成为瓶颈。
如果成为权力之源，人们会想要主导它或是参与其中需要拥有不与之相称的影响力或地位。与会者用大部分人都觉得无聊且无关的超长发言证明自己出席的合理性，同时他们又隐约察觉到自己的无关紧要，于是急切地（对他人的发言）点头附和。
在之前提到的消费品公司，一位受访者告诉我们：“人们愿意提前半小时到会场占座，以确保附近的高管是他们想被看到与之一起出现的。”这种办公室政治让会议中的大部分领导无能为力，员工无所事事而会议本身一事无成。
会议的初衷应是分权，而不是把权力集中到顶层。如果能实现分权，领导们倾向于在使用权力时更尽职尽责。
当会议变成瓶颈，决定和资源就会从那些几乎无法做出贡献的人中通过，通常这些人参与的原因只是“他们一直都与此有关”。这样的程式化会议就像古老的墙纸被一层粘上一层，其效力早已丧失。
在这家消费品公司中，许多程式化会议都是由数年前组成的团队进行，而这些团队从未随着公司发展和战略调整被解散。事实上，他们是六个不同的小组，管理两项产品开发流程。在这些组中，很多都是数十年前就建立的，每一个都紧紧捍卫着自身在决定推进哪个项目、投入哪些资源上的权力。部门间的战争使得新产品上市的时间被加倍，因为他们常常给出互相矛盾的指示。
03
这些只是症状，问题的根源是不良管理。为了在你的组织中解决这些麻烦，你可以建立以下三个要点：
无论什么类型，会议范围必须有确切的界定，最好浓缩到几个关键领域。
在另一个与我们合作的跨国公司中，执行层、业务单元层、地区层和国家层都在痛苦地重复工作——从损益管控到重要招聘再到客户关系管理。会议室变成了战场，每个团队都在抱怨其他团队正破坏他们的工作。
2.一致的步调
这一点看似显而易见，但一场会议的节奏和时间分配必须与其章程和决策权相应。管理近期优先项目的团队和工作组必须更频繁地，以更短的时间碰面，而专注长期重要项目的则恰好相反。
在前述的跨国公司中，精心设计的会议节奏使得每个相应层级都能保持联系和知情。每个团队每月碰面一次，一次两小时：执行层在每月的第一个周一，业务单元层在第二个，地区层在第三个，国家层在第四个。任何输入输出都能被及时传达到下一组，这还保障了每个队伍能加快进度，调整优先次序和配合工作。
3.正确的参会者和衡量标准
领导们往往用地位来决定谁出席会议，如果你是发起会议的领导的直接下属，你就要来。这让每个人都感觉自己被强迫着要发言，这就是会议如何退化成了无用的地位展示会。更糟的是，在让人们感觉“被接纳”的掩饰下，会议膨胀成联合国峰会，一群人挤在房间里，不明白自己为什么在那儿。
但其实应该由会议章程来决定与会人，只有那些能确保有所贡献的人，如专家、对资源有管制权和有执行责任的人应该被包括进来，那些与会议结果有利害关系的人应该有知情权。例如，如果一项会议章程对财务有重要影响，一个财务部员工可以参加并让他的同事随时知道进展。
同时，也应有标准来衡量一场会议执行章程的好坏程度。比如，一个由销售、客户支持、现场技术协助和工程方组成的小组，其任务是高效地帮助客户采用新技术，但若收到了客户投诉，那么技术采用的速度、公开的出票时间和全面的产品满意度都该被追溯，这样，团队和其利益相关者就能知道他们是否如预期那样做出了贡献。
根据我的经验，会议无效往往说明他们从一开始就不该发生。为了验证这一点，我问团队：“如果你终止会议，旁边的人会在意吗？”如果他们很难回答，我就得到了预期中的答案。
如果你想给你的组织一份大礼，请立即停止重复那些不符合以上标准的会议，欢呼声将震耳欲聋。
本文编译：李曌
简介：Ron Carucci是Navalent的联合创始人和管理合伙人，他与全球知名企业合作，帮助他们进行转型。同时他是一位畅销书作家，作品包括亚马逊好书排行榜第一的Rising to Power。
日期：FEBRUARY 16, 2018
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