有同事負責質量問題報表的發出，從系統裡面導出文件，將裡面超期的問題整理發出，每次都說要很長時間來處理，我想弄清楚到底是怎麼回事，就問他處理一次要多長時間，他說要一個半小時左右。我很好奇，就看他操作了一次，從網上導出文件大概2分鐘，然後他要一行一行核對業務員的名字，還要將上次核對的信息一個一個複製粘貼上去，的的確確比較費事。我問他這樣的事情他做了多久了，他說兩年多了。
看來他確實屬於比較有耐心的人，能夠忍受這樣的工作如此之久，這本身就讓人覺得佩服。我後來與他溝通，能否有提高效率的方法呢？要核對業務員的名字，如果有與之對應的基礎清單，用Excel本身的VLOOKUP函數應該很快可以搞定，而複製上次的信息，用該函數也可以快速處理，至於要對超期項目由高到低排序，這是Excel本身都帶有的排序功能。這樣來操作的話，大概十來分鐘就可以搞定了。
在這件事情上面，表面看來是由於方法的不當導致的效率低下，但實際看來，應該還有其它方面的影響。首先是同事自己，沒有掌握必要的Excel等辦公軟件的技能，也沒有意識到問題，或者沒有去想是否有更好的辦法來處理。其次，是組織對他的關心還不夠，沒有人去確認他是如何工作的，是否是在用有效率的方法或者標準的方法來處理，也沒有對他進行必要的培訓。
長期這樣低效的工作，會讓人心裡鬱悶，工作沒有成就感，也讓他失去了做其它工作的機會，對於組織而言，當然也是一種損失了。但願這樣的事情只是個例，也需要我們再次重審我們所有的工作，建立一種有效工作的機制，能夠不斷改善。
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