無論你在什麼樣的崗位，製作 PPT 肯定是絕大多數職場人所必須的。然而，多數人使用 PPT 的設置，都是不假思索地用了默認的軟件設置。這不但會讓你做 PPT 效率低下，往往也在花費大把時間之後，卻產出不堪入目的醜 PPT。
因此，在開始做 PPT 之前，我們必須根據自己的需求，調整好軟件設置，讓 PPT 更符合我們的使用習慣。
幻燈片大小
打開 PPT，最重要的區塊肯定是放置內容的幻燈片本身。所以第一步，我們得先知道「如何調整幻燈片大小？」。
由「設計─幻燈片大小」，我們可以看到最常見的兩種大小「標準（4:3）」和「寬屏（16:9）」。其中，「標準（4:3）」主要用於老式 CRT 顯示設備，而「寬屏（16:9）」則用於當下液晶顯示設備的規格。也因此，在 PPT 2010 及其以前的版本，默認的幻燈片大小是「標準（4:3）」，而 PPT 2013 及其以後的版本，默認的幻燈片大小是「寬屏（16:9）」。你可以根據顯示設備的需求，選擇你製作 PPT 時的幻燈片大小。
此外，如果你的 PPT 有其他需求，也可以選擇
「自定義幻燈片大小」。裡面除了可以設置「信紙」、「A4 紙張」或「橫幅」等特別的格式大小以外，也可以自定義幻燈片的寬度和高度，以及調整幻燈片或備註的方向（縱向、橫向）等。 調整幻燈片大小
主題字體
在製作 PPT 時，最常見的肯定是插入文字內容。如果你直接在文字佔位符（注：默認版面中可供輸入文字內容的虛框）輸入文字，或者直接插入文本框，那默認的字體就會是分辨效果較差的宋體（因其筆劃粗細不一的特性，在分辨率較低的屏幕上很容易誤讀，顯示效果也不佳），還得多費一番功夫來修改字體。因此，選擇好合適的字體（例如微軟雅黑，黑體字更易讀），並自定義為主題字體，就能讓你省卻這些瑣碎的修改時間。
在「設計 - 變體 - 字體」中，有很多 Office 自動幫你配置好的主題字體可以選擇。你可以在此挑選合適的字體組合，也可以直接拉到選單下方的「自定義字體」來新建主題字體。
在「自定義字體」中，分別設置好西文和中文的「標題字體」和「正文字體」（注：西文和中文字體建議分別設置，因為很多西文字體並不包含中文，而中文字體在設計考慮上也不太看重西文），並從示例中及時看到設置後的字體樣式。最後，為這組「主題字體」命名後即可保存。
設置主題字體
依循上述的步驟，你可以為不同用途、不同場合分別先設置好各自的「主題字體」，待你需要使用時，就可以直接由「設計─變體─字體」來切換。使用上會方便許多。
切換主題字體
主題顏色
講完了字體，我們來談談「主題顏色」。
在 PPT 中，修改文字或者形狀、線條的顏色，也是比較常見的操作。然而，不當地使用顏色，往往是造成我們做出視覺上較為雜亂的 PPT 的原因之一。
和修改「主題字體」一樣，你可以在「設計 - 變體 - 顏色」找到由 Office 幫你配置好的主題顏色。當然，也可以點擊選單下方的「自定義顏色」來新建主題顏色。
在「自定義顏色」的界面中，前四者是「文字/背景」的顏色，默認背景是淺色 1 的白色，默認文字是深色 1 的黑色；接下來的六種顏色（著色 1-6）是對應形狀與圖表的配色，插入形狀時往往默認是著色 1，而插入圖表時，則根據數據的不同序列，則依照著色 1 至著色 6 的順序顯示顏色。以上「主題顏色」與其對應的顯示方式，都可以在「自定義顏色」界面中的示例看到。
自定義顏色界面
那該怎麼修改「主題顏色」呢？
先點擊你要修改的顏色選項（例如：著色 1），拉開主題顏色色盤找到「其他顏色」。接著你可以在「標準」欄挑選一種顏色來替代原本的著色 1，也可以在「自定義」欄的色盤中輸入 RGB 或 HSL 數值來取得精確的顏色。這些替代顏色後的變化，都可以在右下角的「當前/新增」看到。
設置主題顏色
如果你已將「主題顏色」設置完畢，那就為這組配色命名之後保存即可。
同樣地，你也可以為不同用途、不同場合分別設置各自的「主題顏色」，需要使用時，直接由「設計 - 變體 - 顏色」來切換。
切換主題顏色
快速訪問工具欄
在調整了幻燈片大小、也設置好主題字體與顏色之後，還有什麼是我們可以提前設置好的呢？這就得提到我們使用 PPT 時的一大問題了。
平常我們製作 PPT，真正會用到、且是頻繁用到的功能，往往就是那麼幾個，例如：插入文本框、修改文字的大小顏色、插入形狀或將對象對齊等。然而，這些頻繁使用的功能，往往是在不同選項卡中，你必須經過甚至 3~4 次的點擊才能找到。有沒有辦法將這些最常用的功能，集中在一起呢？有的，就是接下來要介紹的「快速訪問工具欄」。
什麼是「快速訪問工具欄」？你可以在 PPT 界面的最上方，看到一列默認設置是「保存」、「撤銷」等兩三個功能的工具欄，這就是初始的「快速訪問工具欄」。
初始的快速訪問工具欄
那該如何添加常用的功能到「快速訪問工具欄」呢？很簡單，你只需要將鼠標移動到該功能後點擊「右鍵─添加到快速訪問工具欄」，就可以將這個功能加入到「快速訪問工具欄」了。
文本框添加到快速訪問工具欄
當你添加的功能稍微多了點，就會發現窗口上方擠著一整列工具，且使用時還得將鼠標移到窗口上方，頗不方便。此時，你可以拉開「快速訪問工具欄」最右邊的選單「自定義快速訪問工具欄 - 在功能區下方顯示」，就可以將這一列工具移到功能區的下方了。
在功能區下方顯示
此外，在「自定義快速訪問工具欄」中，你還可以點擊「其他命令」，進一步調整或者導出這個工具欄。在這個界面中，你可以調整工具欄中每個功能的順序，也可以與左邊的功能區作添加或刪除。這邊建議你在排列每個功能順序時，儘量將同一類的功能集中在一起，例如：文本框與修改文本格式的一類、對齊與分佈的功能放同一類……等。
自定義快速訪問工具欄
文本框相關功能
對齊相關功能
合併形狀功能
在設置好「快速訪問工具欄」之後，你可以在「其他命令 - 導入/導出」，把專屬於你的「快速訪問工具欄」導出自定義文件。這可以讓你在另一臺計算機使用 PPT 時，能夠直接導入文件，而不用再重新設置「快速訪問工具欄」。
導出「快速訪問工具欄」
小結一下設置「快速訪問工具欄」的三個原則：
- 添加最頻繁使用的功能
- 在功能區下方顯示
- 同類的功能放在鄰近的位置
所謂「工欲善其事，必先利其器」，建議每個常使用 PPT 的職場人，花個 10 分鐘調整你的 PPT 軟件設置。之後使用 PPT 就能更省時省力，事半功倍。
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