流程圖(Flow Charts)
一、什麼是流程圖?
流程圖是流經一個系統的信息流、觀點流或部件流的圖形代表。在企業中，流程圖主要用來說明某一過程。這種過程既可以是生產線上的工藝流程，也可以是完成一項任務必需的管理過程。
例如，一張流程圖能夠成為解釋某個零件的製造工序，甚至組織決策制定程序的方式之一。這些過程的各個階段均用圖形塊表示，不同圖形塊之間以箭頭相連，代表它們在系統內的流動方向。下一步何去何從，要取決於上一步的結果，典型做法是用“是”或“否”的邏輯分支加以判斷。
流程圖是揭示和掌握封閉系統運動狀況的有效方式。作為診斷工具，它能夠輔助決策制定，讓管理者清楚地知道，問題可能出在什麼地方，從而確定出可供選擇的行動方案。
二、常見流程圖符號
流程圖的常用符號標記為了使流程圖所表達的內容能為他人準確、全面地理解，需要在繪製工作中使用通用、統一的流程圖符號標記。目前，國際標準化組織(ISO)等機構已有流程圖符號方面的標準可作為繪製依據，如在實際工作中需要使用這一標準以外的圖形等符號，應考慮其通用性，儘量採用社會上已有並通用的，在必須創新的情況下，應在圖中註明這些符號的含義與用法，並注意在同一圖中和以後的繪圖實際中保持必要的連續性，以減少不必要的符號種類。下圖列舉了最常見的流程圖符號。
三、流程圖繪製步驟
流程圖的繪製工作一般由三個階段總計12個步驟組成。
(1)第一階段：準備階段。
這個階段包括選擇繪製對象、組織準備、數據採集、分列步驟四個具體步驟。
①選擇對象——確定繪製哪個流程的流程圖，什麼類型的流程圖。
②組織準備——組成專門小組，對小組成員進行流程圖相關基本知識與技能的培訓。
③數據採集——收集所有相關資料信息。
(2)第二階段：識別階段。
這個階段包括確認目標、確認部門、確認起止點、確認輸入/輸出四個具體步驟。
①確認目標——明確流程設計或優化的具體目標。
②確認部門——識別流程所涉及的全部部門(或崗位)，把步驟安排在這些部門(崗位)之下。
③確認起止點——尋找流程的起始點與終結點。
④確認輸入/輸出——確定各個節點上信息資料的輸入/輸出，即需要引入什麼文件資料，需要形成什麼文件資料。
(3)第三階段：繪製階段。
這個階段包括：形成草圖、修改核實、加入說明、正式定稿四個具體步驟。
①形成草圖——動筆繪製圖形，填寫相應文字標記等。
②修改核實——反覆徵求各方的意見和反映，反覆修改補充和完善，消除一切可能的錯漏。
③加入說明——形成有助於正確閱讀理解流程圖圖示的文字說明。
④正式定稿——經反覆徵求各方面意見反映，特別是有關責任者批准後，流程圖正式定稿。
流程圖實例圖
四、流程圖繪製要點
繪製流程圖並使其應用於政府管理實踐是一種創造性地分析問題、解決問題的過程，因此，繪製者可根據自己的風格及特定的需要，“自主”地實現這一過程，但如下一些事項需引起足夠注意。
(1)作為新流程設計成果的流程圖應從系統流程圖的繪製開始，並首先從主要子系統(流程中的主要步驟)入手規劃，這些主要子系統或主要步驟指必然出現的、起關鍵性作用的組成部分。
(2)各種流程圖的流程方向應在頁面上呈現由高至低、由左至右的一致性。
(3)使用在一定範圍內通用、統一的符號標記，圖形儘可能簡單，圖形中的文字務必簡要明確。一般情況下，一個處理框應當是一件獨立的工作或者事件。
(4)流程圖的結構應完整，除表格圖形外，還應完整準確地標明標題(即圖名)、作者、日期、文字說明、頁數、編號等。
(5)關注流程起始點與終結點。應當警惕起始點過早出現，因為這種情況的發生會使流程中的非關鍵步驟過細、過多，人為造成流程的不必要複雜性，妨礙人們對關鍵步驟的關注和正確認識。還應當注意避免終結點的過早或者過晚出現，因為終結點過早出現意味著丟掉關鍵步驟，過晚出現則意味著流程中出現冗餘的活動，這兩種情況都是有害的。
(6)儘量避免出現交叉的流動線路。
(7)以聯結線等形式減少線路的數量。
(8)盡最大的可能便於讀者閱讀。
五、使用流程圖需要考慮的問題
使用流程圖需要考慮很多問題，如：
過程中是否存在某些環節，刪掉它們後能夠降低成本或減少時間？
還有其他更有效的方式構造該流程嗎？
整個過程是否因為過時而需要重新設計？
應當將其完全廢棄嗎？
六、流程圖案例分析
內部會計控制流程圖的應用
流程圖是對企業內部會計控制流程的形象描述，企業內部會計控制流程是依次貫穿於某項業務活動始終的基本控制步驟及相應環節，通常同業務流程相吻合，主要由控制點組成。它應該隨著企業內部會計控制目標和控制原則的變動不斷加以整合。
內部會計控制流程圖的繪製程序，主要有以下幾點:
1、設計流程圖符號流程圖符號是流程圖的語言，它由一系列幾何圖形符號組成。目前，我們還沒有全國統一的流程圖符號，世界各國的流程圖符號也不一致。企業可以自行設計比較實用的流程圖符號，基本原則應該是簡易、形象和公識。基本的流程圖符號至少應該有憑證、賬薄、報表、作業(業務處理)、決策(A擇判斷)、保存、流程交叉、核對、流程線等，其中流程線是流程圖的主要構成符號。
2、確定流程圖主線流程圖通常以業務流程為主線，並涉及分支流程走向，流程自始至終要前後銜接、流程通暢，也就是一種業務的流程從頭流到尾，不能出現流不通的情況。如上例企業支票簽發業務，從審核到開票再到登記最後到核對，就像會計帳務處理上的“承前頁”、“接下貢”一樣，流程通暢而有序。
3、確定流程的關鍵控制點依據企業內部控制的基本原理，流程圖應通過重點反映控制點、關鍵控制點及其控制措施，來描述整個的業務過程，體現各種不相容職務的分離、不同級別的相互授權等原則。控制點尤其是關鍵控制點及其控制措施的選擇決定了企業內部會計控制的成敗。不同的業務反映的控制點、關鍵控制點不同，要求的控制措施也有區別，但相同的業務反映的控制點、關鍵控制點大同小異，企業在制定控制流程時，要認真分析企業的主要業務，理順這些業務相互間的關係，做到相互交叉的業務控制點不會重複設置，對控制點的設置應該體現精而準的原則。如上圖企業支票簽發業務，審核、開票、登記、核對就是幾個關鍵的控制點，少了一個控制點，整個業務的內部控制就出現了較大的漏洞。
價值流程圖(Value Stream Mapping，簡稱VSM)
一、什麼是價值流程圖
價值流程圖是指產品從原材料至最終成品所需要的活動（包括增值和非增值）。
二、價值流程圖概述
價值流程圖是豐田精益製造（Lean Manufacturing）生產系統框架下的一種用來描述物流和信息流的形象化工具。它運用精益製造的工具和技術來幫助企業理解和精簡生產流程。價值流程圖的目的是為了辨識和減少生產過程中的浪費。浪費在這裡被定義為不能夠為終端產品提供增值的任何活動，並經常用於說明生產過程中所減少的“浪費”總量。VSM可以作為管理人員、工程師、生產製造人員、流程規劃人員、供應商以及顧客發現浪費、尋找浪費根源的起點。從這點來說，VSM還是一項溝通工具。但是，VSM往往被用作戰略工具、變革管理工具。
VSM通過形象化地描述生產過程中的物流和信息流，來達到上述工具目的。從原材料購進的那一刻起，VSM就開始工作了，它貫穿於生產製造的所有流程、步驟， 直到終端產品離開倉儲。
對生產製造過程中的週期時間、當機時間、在製品庫存、原材料流動、信息流動等情況進行描摹和記錄，有助於形象化當前流程的活動狀態，並有利於對生產流程進行指導，朝向理想化方向發展。
VSM通常包括對“當前狀態”和“未來狀態”兩個狀態的描摹， 從而作為精益製造戰略的基礎。
二、價值流程圖的歷史
1980年代，豐田公司的首席工程師Taiichi Ohno與sensei Shigeo Shingo率先運用去除生產浪費的方法來獲取競爭優勢，他們的主要出發點是提高生產效率，而非提高產品質量。 之所以這麼做，是因為他們認為生產效率的提高將有助於精益製造，從而能夠暴露出系統中的深層的浪費問題和質量問題。 因此，對浪費問題發起的系統性攻擊也就是對質量問題的深層原因展開攻擊， 對根本性的管理問題展開攻擊。 豐田生產系統中認定的七種常見浪費（括號中內容為Jones的表述）：
１、生產過剩（快於必要的速度）；
２、等待；
３、運輸（搬運）；
４、不當流程；
５、不必要的庫存（超出的庫存）；
６、不必要的行動；
７、次品（改正錯誤）。
三、價值流程圖的七種工具
１、流程活動圖（Process Activity Mapping）。 起源： 工業工程。
２、供應鏈反應矩陣（Supply Chain Response Matrix）。 起源： 時間加速與後勤學。
３、生產多樣性漏斗（Production Variety Funnel）。 起源： 運營管理。
４、質量過濾圖（Quality Filter Mapping）。
５、需求擴大圖（Demand Amplification Mapping）。 起源： 系統動力學。
６、決策點分析（Decision Point Analysis）。 起源： 有效消費者反應/物流學。
７、物理結構圖（Physical Structure Mapping）。
四、價值流程圖繪製的意義
1.有助於我們看到產品流和了解信息流
2.有助於我們發現浪費
3.價值流程圖是精益生產體系培訓的基礎
4.有助於每個人瞭解現狀和未來願景
五、價值流程圖分析的主旨
VSM分析的主旨是立即暴露存在的浪費問題，並徹底排除浪費。只有識別了問題，才能改善，很多不熟悉精益生產的人之所以會遇到一大堆難題，是因為他們沒有找到問題點。因此，要改善企業組織生產過程中的浪費問題，首先要認識浪費。
1.什麼是浪費
在JIT 生產方式中，浪費的含義與通常所說的浪費有所區別。對於JIT來講，凡是超出增加產品價值所絕對必需的最少量的物料、設備、人力、場地和時間的部分都是浪費。因此，浪費不僅僅是指不增加價值的活動，還包括所用資源超過“絕對最少”界限的活動。其中，隨著企業管理水平的逐步提高，“絕對最小”的界限是不斷下降的。
2.價值流程圖分析關注的八大浪費
價值流程圖分析關注的八大浪費包括：不良/ 修理的浪費、過分加工的浪費、動作的浪費、搬運的浪費、庫存的浪費、製造過多/過早的浪費、等待的浪費以及管理的浪費。這些浪費都是與JIT生產方式相違背的。八大浪費並不是在有VSM之後提出的，以豐田為代表的企業早在20世紀60年代就提出了這一概念。其中，管理的浪費直到上個世紀90年代才真正得到人們的重視。
精益生產管理的著眼點與目標取向
精益生產管理的著眼點
精益生產管理的著眼點之一是創造價值，把不產生價值、卻佔用企業資源的業務（情報）流程環節、實物流程環節全部刪除。通過解決重複、停頓現象去發現問題，使得管理流程的價值最大化。因此，推行JIT要以價值為關注焦點開展革新活動。
精益生產管理的另一個著眼點是縮短時間。縮短時間就是從市場需求開始，一直到生產計劃制定、採購計劃制定、生產的組織、倉儲以及生產製造和成品出貨的全部過程L/T的縮短，從而降低成本，提高反應速度。因此，應在不增加資源投入的情況下，以縮短信息/作業時間為改善的著眼點，尋找快速完成業務和生產的辦法，始終把縮短L/T作為改善變革的驅動力。
精益生產管理的目標取向
精益生產管理的目標取向即不斷設置更高的目標以求達成。如圖1-4 所示，分別以精益生產關注的生產組織過程時間及價值損耗為橫座標和縱座標，可見，舊的流程的價值損耗比較高、生產組織過程的時間比較長，而新流程的生產組織時間與價值損耗都有很大的縮減。精益生產管理要解決的問題就是如何創造價值並縮短時間。因此，在改善活動中應以此來指導企業的日常經營，把時間短、損耗小，下次時間更短、損耗更小作為持續的管理目標。
精益生產管理的目標取向
六、價值流程圖分析的流程
縮短產品的生產週期是迅速適應市場需求的關鍵，而價值流程圖（VSM）分析方法正是瞭解產品生產週期的有效工具。VSM （Value Stream Mapping，價值流程圖）分析方法誕生於20世紀90年代中期的美國，是一種能系統改善信息(情報)流程、實物流程的方法。
價值流程圖（VSM）分析的是兩個流程：
第一個是信息（情報）流程，即從市場部接到客戶訂單或市場部預測客戶的需求開始，到使之變成採購計劃和生產計劃的過程；
第二個是實物流程，即從供應商供應原材料入庫開始，隨後出庫製造、成品入庫、產品出庫，直至產品送達客戶手中的過程。此外，實物流程中還包括產品的檢驗、停放等環節。
企業在進行價值流程圖（VSM）分析時，首先要挑選出典型的產品作為深入調查分析的對象，從而繪製出信息（情報）流程和實物流程的現狀圖，然後將現狀圖與信息（情報）和實物流程的理想狀況圖相比較，發現當前組織生產過程中存在的問題點，進而針對問題點提出改進措施。
七、價值流程圖案例分析
據統計，某企業處理訂單平均需要9 天的時間。這家公司接到某個訂單後信息流處理過程如下：客戶下達訂單後，6月13日銷售部對訂單進行登記，並開始合同評審。由於財務部門的經理出差，6月 18日才完成財務評審。同一天將合同轉交給技術部評審，技術部根據產品的技術要求規範，將確認條件寫出來。6月19日合同轉給採購部，採購部計算出耗量、控量等成本指標後，開出採購訂單交給公司副總經理審批，6月22日得到批准。7月1日各車間得到生產計劃。整個訂單處理過程花費了整整19天時間，比客戶要求的出貨時間延誤了10天。
從這家企業的信息流處理過程可以發現很多問題點：第一、信息屬於串聯式，在財務部門沒有審核之前，其他部門毫不知情，無法預先做出準備；第二、產品的技術與BOM（物料消耗清單）要求沒有數據庫，每次都需重複編寫；第三、任何一個部門經理不在,信息就斷流；第四，由於信息流時間長，當生產計劃明確後，留給生產組織的時間變短，因此就需要物料、半成品提前做庫存來滿足交貨。
為了縮短信息流處理時間，這家公司採取了一些有效的改善方案：第一、將所有客戶、產品進行編碼，產品實現標準化，包括規格、尺寸、材質等技術要求，制定消耗量標準BOM（物料消耗清單）構成表；第二、建立關鍵產能數據庫。
如下圖所示，通過這樣的改善之後，當客戶下達訂單後，銷售部門只需要輸入產品的編碼，就能夠從數據庫中獲得所有的相關信息，不需要再找技術部門。如果客戶對產品提出新的要求，則可以通過技術部門對該產品重新編碼，更換物料消耗單。銷售部門通過產品編碼就可獲得完整的虛擬訂單，馬上就可生成生產計劃以及詳細的原材料採購訂單。經過這樣的處理後，整個信息流的處理時間僅僅需要2天！
由此可見，企業需要簡捷一個簡捷的信息流，把企業中特別繁雜的東西解放出來，用精益信息流指揮實物流。因此，需要認識：第一、必須進行標準化，當企業無標準時，每個人都會有習慣做法，且習慣做法因人而異，無法做到統一一致；第二、信息標準化本身不合理，把某個部門權利當作最高準則是失敗的開始；第三、打破“部門壁壘 ”，以最快方式得到正確的信息來梳理“信息” 。這樣的JIT才是企業最需要的。
這一天有你們真好，願你們過得愉快！
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