小缺老師是一個普通的企業內訓師，在公司內部上的大部分都是通用類課程，而其中最通用的莫過於《時間管理》這門課了。相信很多人也都聽過或者瞭解過有關“時間管理”的各種方法或課程，那你的時間被管理好了嗎？我有時候也會問自己：你站在講臺上，對臺下的學員侃侃而談各種時間管理的方法和技巧的時候，你的時間管理好了嗎？
當你發現各種瑣碎的事情鋪天蓋地的向你湧來的時候，所有的時間管理技巧彷彿瞬間都沒用了。這個時候我才意識到，時間其實是不可以被管理的，可以被管理的是具體的事件。因為每個人每天都只有24小時，不管如何管理，也不會多出1秒鐘，我們可以做的是管理好在這相同的24小時之內，如何去做事。
我之前的習慣是先制定好時間計劃表，然後再去執行。例如某個週日我給自己定的小目標是：讀完一本書、總結回顧上週的工作、制定下週工作計劃。週六晚上，我在自己的筆記本上，寫下了週日的計劃：
我精心為自己規劃了一天的時間，從起床到睡覺，而且勞逸集合，我覺得十分的科學。然而實際情況是，在早起這件事情上就失敗了，按下鬧鐘後想著再睡一會，結果一睡就到九點，跑步的計劃也失敗了，覺得很挫敗。下午在梳理工作的時候，又發現有些重要的資料忘在了公司，內心開始感到煩躁，就刷起了朋友圈。晚餐後去散步時發現路邊商場在打折，進去逛了一會回到家已經快10點了。所以，晚上洗漱後回顧一天時，留下的只有挫敗感，也沒了做第二天計劃的心情，書也只看了一半。
這樣的規劃我試過很多次，每次都堅持超過不了一週。直到有一天，我突然發現這樣的表很像我們上學時候的課程表。而這樣的時間表存在很多的缺陷。如果時間表上的某一項任務沒有完成的話，會連續影響到之後的任務，而且會帶來“失敗感”的消極情緒。其次，固化的時間表一般只能用在高度流程化和可預計的工作上，一旦臨時加了任務，就很難靈活調整。更大的缺陷是，時間表只是規定了什麼時間做什麼事情，而沒有關注時間成果，比如計劃閱讀1小時，實際上卻心不在焉地只讀了十幾頁。
後來我開始改用待辦事項表這種更簡單、可操作性更強的方法來規劃每天要做的事：
按照這樣的表格來安排各種事件，我們的時間相對就很靈活，就算被別的事情打擾，我們也能從容應對了。這裡會寫上“預計完成時間”，是為了讓我們對自己做事的效率產生精確的感知。例如，同一本書上次1小時讀了50頁，這次一小時讀了80頁，假設全書難度相當，我們就可以發現自己的效率有所提高。就這樣，我每天睡前寫好第二天的待辦事項表，第二天完成一個就打一個鉤。因為每次打鉤都有很強的成就感，所以很快就養成了習慣。
待辦事項表這個小工具可以幫助我們開始著手有規劃的管理日常的各種事件。但當要做的事件的數量和難度不斷增加之後，這個小工具就顯得有點單薄。
給大家分享一個更加系統化的管理事件的工具。
首先我們可以準備幾張A4紙，拿出其中1張作為“事件收集箱”。收集箱分長期和短期，短期的收集箱用來存放預計本週內會去完成的事項，而長期的收集箱可以存放未來的打算和想法。
這個步驟的意義是幫助我們
清空大腦。
如上圖中綠框的部分，每當腦海中出現引起我注意的事件，我會先做一個小判斷“這件事情是否能在2分鐘內完成？”。如果可以，那就馬上執行，2分鐘就能完成的事情，不要拖延。這裡同時還要注意，不要執行短期“誘惑”，比如“再看一眼朋友圈”這種想法應該直接丟棄。
如果不能在2分鐘內完成，那就把它們隨手都寫下來，然後分門別類放入收集箱中，再思考每件事的意義，考慮應該怎麼做。在這個環節，我們可以把待辦事件寫在便利貼上，然後貼在收集箱中，如果是當天就需要完成的事情，我們可以直接貼在第2張A4紙上，就是“今日待辦”。
這裡需要注意的是，寫的事件應該都是可以執行的明確目標。
每天一早，我們可以先思考今天要做什麼，把一些收集箱中的待辦事項便利貼轉移到今日待辦表中。如果發現有遺漏的，或臨時想起的，可以寫在便利貼上貼到收集箱或今日待辦中。這裡需要注意的是，不要將太多事項貼在今日待辦，而是先貼上少量數量，等做得差不多了，再補充貼上一些事項，否則容易造成自我期待過高的被動局面。
同時可以看到的是，今日待辦分成兩欄，左邊是不固定時間的區域，右邊是時間軸。我們可以把需要固定時間的事項貼在右邊時間軸附近，例如某個已經確定時間的會議，不固定時間的事項就放在左邊。
接下來我們就可以開始一天的工作了。固定時間的事項，我們可以在那個時刻完成，不固定時間的事項，我們需要通過3個問題來判斷當下需要做什麼：我現在有多少時間？我現在有多少精力？什麼事情比較重要？
根據這3個問題，我們可以靈活地從今日待辦的事件區域中選擇一件來完成。每完成一件事，就可以把它從今日待辦轉移到“今日完成”表，同時還可以記錄一下完成該事件的事件，以持續追蹤自己的效率。在一天工作結束後可以對今天的完成情況做一個覆盤。
按照這樣的流程，可以使得我們在任何事件都能夠做出最好的選擇，明確自己要採取哪個行動。這樣我們做選擇的時候都非常明白這個是現在最應該做的事，而不必擔心有什麼重要的事情沒做，我們的心態相對就會比較平穩。
最後我們來總結一下這個待辦事項工具的具體流程：
小缺老師分享的這些工具本質上僅僅是工具，並不能夠讓自控力很差的人立馬變身成為時間管理達人（況且時間還是不能管理的）。這完全是從實踐中總結出來的方法，一定要執行了才能看到效果。如果感覺有困難，可以從上篇的形式做起，然後再慢慢升級。
希望大家都能在有限的時間裡合理安排所有的事件，更高效地工作和生活！
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