有西安會計培訓班的學員問:剛來單位沒幾天,老會計離職了,財務這方面老闆讓一個人幹,每次費用報銷單的審核最另人頭痛,因為自己也不清楚報銷單的填制規範。西安會計培訓告訴你:別急,今天我們就來聊聊費用報銷單填制與審核注意事項。
一、費用
費用(expense)，是企業在日常活動中發生的會導致所有者權益減少的、與向所有者分配利潤無關的經濟利益的總流出。
一定會計期間會計主體經濟利益的減少,是損益表要素之一。企業發生費用的形式是，由於資產流出企業、資產損耗或負債增加而引起所有者權益減少。但有例外，例如企業所有者抽回投資或企業向所有者分配利潤，雖然會引起資產減少或負債增加，並使所有者權益減少，但不屬於企業發生費用的經濟業務。
.費用作為損益類要素的費用，指營業費用。美國財務會計準則委員會便是採用這種狹義的費用概念，將損失作為一項與費用平行的收益表要素。國際會計準則委員會則採用上述廣義的費用概念。會計費用包括直接費用、間接費用和期間費用。期間費用又包括銷售費用、管理費用和財務費用。
二、報銷
報銷是一個漢語詞彙，讀音為bàoxiāo，意思是將用壞作廢的物件報告銷賬，也指把領用款項或收支賬目開列清單，報請上級核銷。
三、費用報銷單的填制
1、年月日欄:報銷單填寫的日期。
2、報銷部門欄:報銷費用所在部門。
3、開支內容欄:根據費用報銷清單,將同類費用合併計算填寫。日常報銷的費用類別主要有:車費、住宿費、餐費、招待費、過路費、加油費、停車費、車輛維修費、通訊費、快遞費、運雜費,另有偶爾發生費用如:加工費、材料費、工傷醫療費(要求簡明扼要說明費用種類即可);
4、費用報銷單上簽字要齊全,要求:費用報銷單上經辦人、財務負責人、部門負責人均應簽字。
5、報銷單填寫要規範,要求:
(1)小寫金額與人民幣符號之間不得有空格,不得連筆,正確寫法￥100.00;
(2)大寫金額無數字部分用零或?補齊;
(3)報銷單上應用黑色或藍色簽字筆填寫,字跡不得塗改,如有錯誤,需要重新填寫;
(4)大寫金額要求填寫規範,無書寫錯誤;大寫數字示例:零、壹、貳、叄、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬;
(5)大寫金額與小寫金額要保持一致;
(6)嚴格按單據要求項目認真填寫,註明附件張數,簡述費用內容或事由,力求整潔美觀,不得隨意塗改,項目要求填寫完整。
四、報銷原始單據的問題
(1)取得發票上要蓋有銷售方發票專用章,並且與銷售方名稱一致,否則不予報銷;
(2)取得收據上要求蓋有銷售方財務章,沒有財務章不予報銷;
(3)報銷的手撕非機打車票不得連號或同一號段報銷;
(4)報銷的手撕非機打車票上要印有國稅監製章,並且有防偽識別碼或水印。
五、費用報銷幾個要點
1、票據與實際業務吻合
這是費用報銷中最基本的常識,比如:學員們去採購一批物料,按理應該取得商品購銷發票,但最後到財務報銷時使用的是接受服務的發票,這樣牛頭不對馬嘴,自然不允許報銷。
有的小供應商沒有發票怎麼辦?稅務局不會認的,所以記得提醒學員買東西前記得問有沒有發票,沒發票就換一家吧。
2、附件能有力支撐費用發生的真實性
附件與報銷單之間應具有較強的邏輯性和關聯性,比如:報銷物料採購款,後面的送貨單僅寫了物料一批和總金額,沒有寫明物料的用途,送貨人和收貨人也無簽字,財務人員在審核報銷單時根據這些現有的單據並不能判斷這筆採購業務是否真實發生、有無存在舞弊的風險。
3、取得的發票類別符合稅法要求
在這裡我們總結一下:水電費、各類外包服務費、印刷費、辦公費、物料採購費用等可以使用專票報銷,但吃飯的發票、會所、KTV、酒吧、業務招待饋贈禮品、為員工福利發生的發票等使用普票報銷即可。
4、涉及專票報銷儘可能價稅分離填寫
長沙會計培訓班提醒學員,報銷過程中涉及到專票報銷的,在填寫報銷單時將專票上的不含稅價和稅金分成兩行填寫,這樣方便財務後期的賬務處理。
5、附件中文件表單符合內部管理流程
這點要求至關重要,一定要告訴學員們,很多費用的報銷會牽扯到公司內部幾個部門的專業意見,報銷事項在發生前應取得這些內部通過的審批意見。
六、粘貼需符合會計工作基本規範的要求
1、報銷單封面與封面後的託紙必須大小一致,各票據不得突出於封面和託紙之外(票據過大時應按封面大小摺疊好);
2、各票據應均勻貼在報銷單封面後的託紙上,整份報銷單各部分厚度應儘量保持一致;
3、若報銷票據面積大小相同或相似(如車票等),需有層次序列張貼;
4、報銷單據金額、類型相同的(如車票等),應儘量粘貼在一塊,並按金額大小排列;
5、報銷票據在粘貼時,確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額。
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