由於初始成本相對較低，業務經理有時候可控制自己的雲預算，但這既是好事也是壞事。
企業可以不受IT干擾，但業務經理可能沒有專業技能來有效管理雲合同。有些人可能會購買更便宜的低級服務或者使用免費訂閱，然後在使用率提高時支付額外費用，而不是轉移到更經濟的服務—即更優惠且符合其可擴展性要求的服務。
通過DevOps加速軟件開發的敏捷方法，使開發人員可使其應用程序以編程的方式請求IT資源。然而，儘管這種方法給企業帶來巨大的好處，使試點項目能夠消耗雲資源且在不受IT影響，但敏捷開發可能在IT預算中留下漏洞，IT經理無法準確瞭解其內部DevOps團隊在公共雲中的實際花費。
今年早些時候，Densify公司的調查顯示，四分之一的IT部門幾乎不瞭解在公共雲(例如亞馬遜雲計算服務或微軟Azure)實際的花費。
對於中央IT而言，缺乏對總體成本的可視性意味著企業最終可能支付的費用遠遠超出他們對雲訂閱和雲服務所需的支出。
《Itam Review》行業分析師AJ Witt稱，整個行業普遍認為，雲訂閱中有30%的浪費，其中大部分歸因於過度購買。他說：“例如，你購買捆綁包，卻沒有使用所有產品，或者你有100個席位，只使用其中70個。”
例如當軟件資產經理根據實際使用情況評估內部部署許可證，Witt建議企業用戶評估他們實際雲訂閱使用情況。他表示：“單個Adobe產品(例如Photoshop)比購買捆綁包更便宜。另一個陷阱是購買錯誤的產品，例如完整版本的AutoCAD，對於大多數用戶來說，AutoCAD LT訂閱就足矣，或者有時甚至免費查看器就足夠。”
“在這方面來看，我們使用內部部署軟件遇到的問題，在基於訂閱的許可中仍然存在。”
由於購買SaaS很容易，企業可能會發現營銷、銷售和工程部門都有自己的訂閱和用戶數量，並且每個訂閱都會有未使用的訂閱，如果只有一份合同，其實這些可以合併。
SaaS非常容易購買和部署，以至於大家通常會繞過採購和IT政策。Witt稱：“大多數SaaS優化工具提供商都是通過掃描費用和應付賬款記錄來識別這種不受控制的支出，而不是尋找更正式的存儲數據，例如合約數據庫或資產註冊器。”
如果沒有中央控制和供應商合約記錄，就無法知道企業是否在支付合適的價格或者是否在使用已購買的訂閱。他補充說：“對於零散的部門級別的合約，你還會失去任何規模經濟。”
過度配置
另一個問題是過度購買。例如，傳統上來看，IT部門會預先購買諸如企業存儲之類的資源，這項投資將支持企業數年的數據增長，屆時初始投資將會被用盡。顯然，IaaS的靈活性意味著沒有必要提前購買超出實際需求的資源。
Licensing Dashboard公司總經理David Chamberlain表示，IT有時可能會過於謹慎。他表示：“IT人員可能會擔心Exchange服務器出現問題，因此存在過度配置的傾向，然後人們會忘記停用不再需要的雲服務。雲服務非常有彈性，很容易節流，這與內部部署服務器有很大不同。”
對於Witt來說，虛擬機(VM)蔓延一直是內部部署存在的問題，即使企業部署了良好的流程。他稱：“啟動虛擬機總是比停用虛擬機更容易，大多數數據中心擁有相當大比率的未使用的虛擬機—根據我的經驗來看，這大約為30%到40%。”
在內部部署時，這些未使用的虛擬機只消耗小部分存儲和計算，而在雲端，虛擬機按每秒計費。他表示：“無論是否充分利用，你都需要為虛擬機付費。這是一種浪費，因此，控制雲端虛擬機蔓延將立即節省成本。”
最低支出限制
Witt補充說：“有些供應商讓你確定最少用戶數量，以及最低增長預期。Salesforce合同通常採用這種方式。因此，你需要預先購買，可能需要6個月的時間才能完全部署，但隨後你的重點會發生改變，你可能不會像預期那樣使用該產品，這意味著你被鎖定到三年的合同中。”
雖然主要軟件提供商一直試圖將其客戶遷移到雲訂閱，但Witt表示，最好仔細檢查現有企業交易中包含多少雲服務。對於規模較小的軟件服務提供商而言，可能會有重疊，客戶最終會支付兩次費用。
“這裡的關鍵在於，雲計算是所有供應商的戰略重點。利用這一優勢，讓你的採購團隊制定合同，以限制重複訂閱，並確保最終不會為尚未部署的訂閱付費。”
Witt補充說：“內部部署企業合約通常有轉移到雲端的程序。例如，Microsoft Enterprise Agreement可採用這種方式構建。如果你轉移到雲端，你通常可避免支付內部許可證中未使用的軟件保障維護費用。並且，某些永久許可證帶有云部署權利，例如，如果你需要維護Windows Server和SQL Server。”
Witt稱他還遇到過以舊換新優惠的情況，客戶在訂閱的第一年會收到折扣。他指出：“如果你在歐盟，另一種選擇是在二級軟件市場轉售舊的永久許可證。”
可視性的挑戰
雲服務和SaaS的性質意味著，企業用戶可購買訂閱並直接消費雲資源，而不需要IT的控制，這意味著IT無法瞭解企業內資源使用情況。
他稱：“你是按月付費，那麼，你怎麼知道你是否仍然在使用特定產品或服務。如果是這樣，多少用戶在使用它，以及多長時間?”
儘管所有云服務提供商都有自己的管理門戶為他們自己的服務提供使用情況信息，Witt說道：“即使你知道正在使用的供應商，也不可能每個月手動跟蹤所有這些信息。” 根據最近Forrester報告《2018年第二季度雲成本監控和優化》顯示，雖然很多企業轉向雲計算來減少基礎設施開支或者避免前期投資成本，但這其實很難實現。
該報告的作者兼Forrester公司首席分析師Lauren Nelson稱：“這裡的成功更多地取決於雲管理做法的成熟度，而不是工作負載的性質。隨著成本複雜性不斷增加，以及用量、用戶、賬戶和實例類型的增加，IT專業人員越來越依靠工具來實現對管理做法的可視性、一致性和可擴展性。”
軟件資產管理工具
Forrester已經確定一類軟件工具，這些工具可為雲資源提供類似軟件資產管理等功能，包括Apptio、CloudHealth Technologies、Densify、Rightscale和Turbonomic等。
根據Nelson的說法，這些工具的核心功能側重於提高跨雲平臺的成本和用戶動態可見性。在報告中，她寫道：“隨著管理做法逐漸成熟，這些信息將成為管理和自動化計劃等關鍵要素，因為這兩項工作在很大程度上都依靠一致的數據可用性。” 根據《Computer Weekly》採訪的專家所說，軟件資產管理的最佳做法需要應用於IaaS、PaaS、SaaS和其他雲資源，讓IT可瞭解正在使用的雲服務以及用途。
Witt認為，有些部門會自己採購SaaS，他們不一定有技能來管理這些產品和服務，這也是IT有機會控制的地方。他指出：“如果IT部門想要重新與業務部門聯繫，他們需要提供業務部門所需的服務，這需要逐步擺脫IT部門在預算、合規和供應商管理方面的傳統角色。”
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