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由业主发出的文件、资料
业主向各合作单位发出的一般性工作函件，所述事件不会导致业主增加项目工程成本
1、经办工程师
1）、根据现场工程管理实际需要拟写工作联系函件；
2）、.将函件转交给项目经理审批。
2、项目经理
1）、审批同意发出；
2）、.重大事项应口头知会项目管理部经理。
3、项目部资料员
1）、收集项目经理已完成审批的业主对外发文；
2）、加盖项目部印章并发出文件，抄送给监理单位、总包单位、相关单位；
3）、将发出文件扫描成PDF格式的电子文件；
4）、.将纸质文件、电子文件存档并登记录入文件管理台账；
5）、将电子文件转发给经办工程师，并抄送给项目管理部经理、副总经理。
业主向各合作单位发出的涉及工期、造价、索赔类工作联系函件，所述事件可能导致 业主增加项目工程成本
1、经办工程师
1）、根据现场工程管理实际需要拟写工作联系函件；
2）、将函件转交给项目经理审核。
2、项目经理
1）、审核
3、项目部资料员
1）、收集项目经理已完成审核的对外发文；
2）、.转交给公司资料员，同时办理文件签收手续。
3、公司资料员
1）、将发文提交项目管理部经理审核；
2）、将发文提交副总经理审批；
3）、完成加盖项目公司印章手续；
4）、将纸质文件存档并登记录入文件管理台账；
5）、转交给项目部资料员，同时办理文件签收手续。
4、项目资料员
1）、发出文件，抄送给监理单位、总包单位、相关单位；
2）、将发出的文件扫描成PDF格式的电子文件；
3）、将纸质文件、电子文件存档并登记录入文件管理台账；
4）、将电子文件转发给经办工程师。
文件、资料种类：索赔意向通知书、扣款通知书、开工令等
由合作单位发来，需业主予以回复的工作联系函件
项目部可自行回复处理的函件
1、项目部资料员
1）、签收函件并加盖收件日期章；
2）、登记录入文件管理台账；
3）、将函件转交给项目经理。
2、项目经理
1）、批阅处理文件；
2）、判断项目部是否可自行处理或需提交集团公司相关职能部门协助处理；
3）、如属前者，则批转给经办工程师跟进、协调处理及回复。
3、项目部资料员
1）、收集项目经理已批阅的文件；
2）、登记录入文件管理台账之跟办追踪记录；
3）、将项目经理已批阅的文件转交给经办工程师。
4、经办工程师
1）、跟进、协调处理；
2）、对处理意见或处理结果拟文进行回复；
3）、将拟写好的文件转交给项目经理审批。
5、项目部资料员
1）、收集项目经理已完成审批的经办工程师的回复文件；
2）、加盖项目部印章并发出文件，如有需要则抄送给监理单位、总包单位或相关单位；
3）、将来函、回函等所有文件扫描成PDF格式的电子文件；
4）、将纸质文件、电子文件存档并登记录入文件管理台账；
5）、将回函的电子文件转发给经办工程师。
需 提 交 集 团 公 司 相 关 职 能 部 门 协 助 处 理 的 函 件
1、项目部资料员
1）、签收函件并加盖收件日期章；2.登记录入文件管理台账；3.将函件转交给项目经理。
2、项目经理
1）、批阅处理文件；
2）判断项目部是否可自行处理或需提交集团公司相关职能部门协助处理；
3）、如属后者，则批转给经办工程师时要求其填写《合作单位来函处置卡》并提出处理意见。
3、项目部资料员
1）、收集项目经理已批阅的文件；
2）、登记录入文件管理台账之跟办追踪记录；3.将项目经理已批阅 的文件转交给经办工程师。
4、经办工程师
1）、提出项目部对来函问题的处理意见并将意见填写进《合作单位来函处置卡》；
2）、将《合作单位来函处置卡》附来函原件转交给项目经理审核。
5、项目部资料员
1）、收集项目经理已完成审核的《合作单位来函处置卡》；
2）、将《合作单位来函处置卡》转交给公司资料员并办理文件签收手续。
6、公司资料员
1）、将《合作单位来函处置卡》提交项目管理部经理审批；
2）、登记录入文件跟办追踪记录；
3）、提交 相关职能部门审批并督促文件流转；
4）、视需要若由项目管理部拟文回复，则将有最终审批意见的 《处置卡》转交给项目部资料员。
7、项目部资料员
1）、将有最终审批意见的《处置卡》复印件转交给经办工程师，《处置卡》原件存档；
8、经办工程师
1）、接流程1.2
需提交集团公司相关职能部门协助处理的函件，文件、资料种类：
向业主报审的《施工组织设计方案》、《报板、报价文件》、增加工程预算造价报审文件、工期延长申请等
施工图纸或设计变更单
1、项目部资料员
1）、签收施工图纸、设计变更文件并加盖收件日期章；
2）、填写《施工图纸/设计变更单分发统计表》；
3）、将《统计表》转交给经办工程师。
2、经办工程师
1）、填写《统计表》；
2）、将《统计表》转交给项目经理审批。
3、项目经理
1）、审批。
4、项目部资料员
1）、收集项目经理已完成审批的《统计表》；
2）、按《统计表》分发施工图纸或设计变更单；
3）、扫描《统计表》并存档《统计表》纸质文件和电子文件；
4）、保存未分发的施工图纸。
工程签证单
1、项目部资料员
1）、审核《工程签证单》的附件是否齐全且符合要求，如否，则及时退回施工单位要 求整改后重报；
2）、签收《工程签证单》并加盖收件日期章；
3）、登记录入《工程签证 单》管理台账，并记录跟办追踪事项；
4）、将《工程签证单》转交给经办工程师。
2、经办工程师
1）、审核签证工程量并签名确认；
2）、转交给项目部资料员。
3、项目部资料员
1）、将《工程签证单》提交给项目经理审核；
2）、收集项目经理已完成审核的《工程签证单》；
3）、将《工程签证单》转交给公司资料员，同时办理文件签收手续。
4、公司资料员
1）、将《工程签证单》提交项目管理部经理审批；
2）、收集已完成审批的《工程签证单》并记录文 件跟办追踪事项；
3）、转交成本管理部审核、审批并办理文件签收手续；
4）、公司正、副总经理完 成审批，成本管理部完成加盖项目公司印章；
5）、将一份加盖项目公司印章的《工程签证单》存 档，并登记录入《工程签证单》管理台账；
6）、将两份加盖项目公司印章的《工程签证单》转交 给项目部资料员并办理文件签收手续。
5、项目部资料员
1）、将两份加盖项目公司印章的《工程签证单》原件发还报审单位；
2）、记录文件跟办追踪事项。
甲供材料送货交验单
1、项目部资料员
1）、签收《甲供材料送货交验单》并加盖收件日期章；
2）、登记录入《甲供材料送货交验单》跟办追踪台账；
3）、将《甲供材料送货交验单》转交给经办工程师审核。
2、经办工程师
1）、审核并签名确认；
2）、转交给项目经理审批。
3、项目经理
1）、审批。
4、项目部资料员
1）、收集项目经理已完成审批的《甲供材料送货交验单》；
2）、加盖项目部印章并发还供货单位；
3）、将《甲供材料送货交验单》扫描成PDF格式的电子文件；
4）、将纸质文件、电子文件存档并登记录入文件管理台账。
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