一天總有24小時。時間是這個星球上唯一一個對每個人來說都完全相同的資源。這就是為什麼高效時間管理的技能如此寶貴。諳熟效率和工作的管理方法能讓你比其他人更具優勢。你將成為一位時間魔法師。
但這個技能也並不尋常，高效的時間管理極難做到。有些人有某種適當的系統管理自己的工作，而另一些人甚至不知道從哪裡開始。
在這篇文章中，我將介紹如何創建你自己的效能系統，從而有效地管理時間。
我們要做的是五個步驟：
- 先清除，再優化
- 創建你的效能系統
- 融入效能技巧
- 找到真正的任務
- 有效授權
讓我們一項一項來詳細分解。
一、先清除，再優化
我有超過300G的照片和視頻。
智能手機讓我們每天都能拍許多照片，只需點一下按鈕。這些年來我積累了成千上萬的視頻和照片。前陣子我把這些文件夾複製到Dropbox和一個外部硬盤，這樣萬一出了什麼問題，我就能在多個地方都保留一個備份。
這些年來，我總要費力刪除模糊不清或過於相似的圖片，重命名文件夾，按年進行分類。我通常是在Dropbox文件夾裡這麼做，這意味著我的電腦和外部硬盤這兩個來源的文件將成為“老版本”。而當我有新照片時，我會把它們存在電腦硬盤裡。
這個夏天我去了日本和美國。我想把我相機裡的照片複製到我的照片庫裡。問題是，哪個照片庫？Dropbox可能是最近的版本，但它沒有包括我的全部手機照片，那些照片存在我的硬盤裡。外部硬盤有這兩種照片庫的較老版本，但我並不清楚有多老。
我第一步是怎麼做的呢？我先清除，再優化。我的照片和視頻其實沒有300G，我只有100G的唯一性照片。如果我刪掉那些不必要的圖片，這個數字或許還會下降到40-60G。
於是我把所有文件夾都放到一個大文件夾裡，然後刪除那些重複照片（我用了一個軟件來自動完成這個過程）。我用了最有效的時間管理法則“80/20法則”來快速節省大量空間：20%的照片會佔到80%的空間嗎？果然，幾個重複視頻佔了大部分空間，於是五分鐘不到我就騰出了200G。
當我刪掉所有重複文件後，我就可以開始手動選擇保留哪些文件了。如果你只保留你喜歡的東西，你會一下子愛上每一張照片。
現在我每天結束前花幾分鐘仔細檢查一個文件夾，選擇要保留的文件。這每天要花大概10分鐘時間，我要花幾個星期才能幹完。這就是第二步了，利用效能系統。
這是什麼道理呢？把你的東西照單全收立刻進行優化，是典型的新手才犯的錯誤。
如果你試圖對日常工作進行優化，把你的全部任務寫在一張紙上，花幾分鐘時間把它們好好想一想。然後針對每個任務提出下面這個問題：“這項任務對我的目標有幫助嗎？”
清除所有對你達成目標沒有幫助的任務。先清除，再優化。
二、創建你的效能系統
非常好，你已經清除了所有非核心的東西，現在留給你的任務將幫助你實現目標。現在是時候創建一個適合自己的效能系統，以便對任務進行優先排序並完成任務了。
但首先，重要的是要明白，沒有一個效能系統是完美的。你應當根據自己的實際需要和工作方式來設計規劃。你想做的就是從其他系統那裡獲取創意靈感，然後建立專門為你設計的個性化系統。一旦搭建了主要框架——系統的核心大腦部分，你就能進入微觀層面，運用效能技巧對系統的方方面面進行優化了。
這裡介紹一些著名的效能系統：
- 任務清單（To-Do List）: 最簡單的效能系統，其他許多框架的基礎。
- 七個習慣（7 Habits）：理論基礎是Steven Covey的《高效能人士的七個習慣》，它探究瞭如何改變我們對工作和生活的思考方式。
- 完成事情（Getting Things Done，縮寫GTD）：理論基礎是David Allen的《儘管去做：無壓工作的藝術》。
- 禪意生活（Zen to Done，縮寫ZTD)：理論基礎是Leo Babauta的《禪意生活：極簡的終極效能系統》（Zen To Done: The UltimateSimple Productivity System）。它建立在GTD理論基礎之上，但關注的是習慣而非系統。
- 看板（Kanban）：由敏捷項目開發框架普及的可視化效能系統，非常適合團隊合作。
- 別讓鏈條斷掉（Don’t Break the Chain）：這個由美國著名喜劇人、脫口秀主持人傑瑞·宋飛（Jerry Seinfeld）為激勵自己創作而構想的妙招，是克服拖延症的利器，如今也是許多時間管理App的創意來源。
- 番茄工作法：簡單易行的時間管理系統，由於能有效管理大塊時間和完成大量深度工作而深受好評。
一個很棒的效能系統需要遵循哪些原則呢：
- 易於學習
- 迅速啟動
- 低維護成本
- 能塑造你的工作風格
- 隨機應變，適應性強
- 便於合作
三、融入效能技巧
只要建立起自己的效能系統，你就能觀察微觀層面的東西，並且開始將某些效能技巧融入其中。
把你的效能系統設想成你的電腦和手機上的主操作系統。你融入其中的效能技巧就是你的App應用。它們應當充分利用你的操作系統，改善你的工作體驗。
我將列出幾個我最喜歡的創意靈感技巧，但你也可以自行研究，把你喜歡的技巧融入你的效能系統中：
- 兩分鐘法則：如果一件事能在兩分鐘內完成，那就趕緊去做。
- 番茄工作法：也能作為一個技巧用於日常生活的特定時間裡。我就在早上使用這個方法，用兩個番茄週期來寫作，然後再做其他事情。如果使用得當，這是個非常有效的時間管理技巧。
- 飛行模式： 在做深度工作時將手機設成飛行模式。你還可以創建規則，比如在晚上9點到第二天上午11點之間將手機設成飛行模式。
- 關閉消息通知
- 80/20法則：總是專注於能帶來80%產出的那20%關鍵性少數。
- 捆綁誘惑：通過將枯燥的工作與你真正喜歡的東西相配對來完成它。比如一邊聽你最喜歡的歌單，一邊回覆客戶支持郵件。
- 批量打包：將需要相似思維的相似工作批量打包。這樣你就能有效處理多項任務而不會丟失你的工作流，比如同時處理郵件、使用Slack協作工具、接電話，或同時更新幾個相關工作表。
- 帕金森定律之雞毛蒜皮定律：越是雞毛蒜皮的事情，花費的時間越多。那麼減少完成任務的預計可用時間，就可以更快地完成任務。
- 週末期間進行下一週工作規劃
四、找到真正的任務
現在是時候進入高效時間管理的下一個步驟了：找到真正的任務。
即使消除了所有對你的目標毫無幫助的任務，你仍然有很多事情要完成。但你不可能對它們都一視同仁：我們需要根據重要性和緊迫性來對它們進行評估。只有既緊迫又重要的任務才是“真正的任務”。
讓我們用一個叫做“艾森豪威爾矩陣”的效能技巧來發現你真正的任務。把你所有的任務都列出來，把它們插入這個矩陣（到現在為止，你不應該像我們在第一步做的那樣做“刪除”任務）：
這個矩陣最棒的事情，就是它可以用來制定寬泛的效能規劃（“這周我應該怎麼做？”），或更小的每日計劃（“今天我該做什麼？”）
緊急和重要任務需要你隨時處於反應模式，它有助於實現你的長期目標：
老闆發來的關於你所負責的項目的重要郵件給一個大客戶打電話來敲定一筆業務寫作並在網上發表一篇文章
與此同時，緊迫但不重要的任務仍然有助於你完成目標，但它們只是這個過程的次要部分。
每天早上使用艾森豪威爾矩陣（頭一天列好待辦事項更好），讓這個有效的時間管理工具來幫助你實現自己的目標。
現在是時候進入創建效能系統最後也可以說最困難的步驟了：有效授權。
當出現問題時，授權可能是極其令人沮喪的體驗了。工作草草收場，最後期限和項目啟動時間一拖再拖。關於有效授權，這些年來我學到了這些東西：
- 向正確的人授權
- 提供清晰的指導
- 具體定義結果
- 向團隊成員徵求意見
- 把任務解釋給自己聽
最後一步是用任務自己的語言向你解釋任務是什麼。如果任意時候出了什麼問題或並非你想要的結果，對此進行澄清。
本文編譯自Medium。
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