工程資料就是在建造過程中產生的紙質或電子版的文件，對相應項目驗收簽名確認，各相應責任人要對此負責。
工程資料是工程建造過程中產生但不會在工程完工後就報廢，工程都有一個設計的使用年限，在正常使用年限範圍裡，如出現問題都可調資料出來核查追究相應負責人的責任，所以要求資料有一定的保管年限。工程資料應按規範《建設工程文件歸檔整理規範》GB-T50328規定進行歸檔整理，歸到城市城市建設檔案館保管。
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資料員工作概述
1、負責工程圖紙的接收、清點、登記、發放、歸檔、管理工作。
2、負責資料的編制、填寫、會籤、整理，做到完整、及時，與工程進度同步、簽章；
3、整理施工過程中所有技術變更、洽商記錄、會議紀要等資料
4、整理歸檔向城市建設檔案館的移交資料。
5、負責對工程材料取樣送檢，製作試塊。
6、書寫文書。
7、配合現場其他人員完成其它日常工作。
8、處理各種報建手續。
9、懂得各工序驗收所使用的表格。
10、打雜跑腿等等。
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從事資料員工作
心態和心裡素質一定要好，首先必須和監理處好關係（本著監理就是上帝的宗旨），凡有搞不明白的地方就去請教他們，儘量按監理的要求去做，確保資料籤認的通過率。
除此以外必須做好自己的本分工作，在每道工序報驗前必須先將涉及到本工序的材料報上，及時做好隱蔽工序報驗工作，進場材料應及時做臺帳，並讓監理簽字認可（施工單位材料臺帳應與監理臺帳必須相吻合），所有收（發）文應做記錄並讓對方簽字，所有資料經報驗通過後及時將原件按資料組卷目錄擺放，並做好彙總。
萬事開頭難，有人指點或系統性學習一篇，掌握一定的理論知識，對工程資料有一定了解。理論結合實際，一定可以讓你快速上手。好過自己在摸索，又怕做錯。做資料其實就是要懂得變通，做資料每個人可能有自己不同的做法，他們能簽名，檔案館又接收，那就OK了。
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資料員零基礎入門建議
一、電腦使用要過關，工作都要通過電腦來完成；打字速度要過得去。要學會使用辦公軟件wordexcel及繪圖軟件CAD，這些網上都有得下載以及它的使用教程，這個看你個人的能力了！現在是互聯網時代，不會的多多百度下。
二、常用工程術語、建築構造名詞，不管你是在圖紙上還在現場看到它們，都應該明白這究竟是個什麼來的。比如說：建築物的基礎、地基、樁基礎、主體、窗臺、過樑等！
三、常見的建築材料要認識，建材在進場時要知道收集回來那些資料；材料取樣檢測這項工作都要資料員去完成，哪些材料才要送、送檢的頻率是多少，不懂可以多問下檢測站，還有送檢上一些技巧、不合格的處理都是要掌握的。質保資料是我們工作的重點，因為這些資料不是我們自己做，要找他人來提供的。
四、多看下相關驗收規範，規範裡會提到檢驗批的數量劃分和一些材料檢測要求。要了解當地的政策。
五、做資料上學會參考，很多時候一些東西我們沒有接觸過，看下人家怎麼做，自己就怎麼做了。網上也有很多相關的資料，很多時候百度下就可以找到答案。
六、有關部門要清楚，工程很多手續要辦理，就要知道哪裡辦。
七、一定要購買有當地所使用的資料軟件，軟件裡面提供比較齊全的表格。
八、要購買當地資料編制指南，縣級沒有按市級的進行。如果你能讀懂了這個編制指南，資料也差不多可以了!
九、資料按歸檔目錄來做，基本上就不會錯了。
十、只要你能在工地裡穩下來，慢慢學！
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