電子郵件普遍使用在商務交往和企業管理中，電子郵箱已是員工入職時的標配。可是，同樣是電子郵箱，企業郵箱和個人郵箱對業務溝通和運營的影響有很大差別。個人郵箱的後綴不是企業自己的域名，都是互聯網公司的域名，給人一種個人行為的感覺，潛意識裡給人一種沒有商務經驗、缺乏基本商務禮儀的印象。而使用企業郵箱，標誌著這次溝通、這封郵件，是企業行為，非私人交往。
企業郵箱使用公司專屬域名作為後綴，以企業的縮寫或者標識性文字，起到商標的作用，提升了企業形象。同時，統一後綴在客戶收到郵件後，管理、處理郵件，會很清晰、方便，增強了企業的品牌力。不然，客戶收到同一家公司不同人的多封郵件，郵箱地址卻來自多個網站，讓人感覺眼花繚亂，不專業，又不規範。
企業郵箱增強了公司信息的安全性和保密性，避免錯發郵件和被釣魚、廣告郵件利用。一目瞭然的公司域名後綴，辨識度非常高，馬上就能區分出是業務郵件，給人一種安全感。如果遇到拼音、英文同名，或者人名記混的情況，公司域名後綴可以幫助區別。如果使用個人郵箱，有可能將本應發給A公司的郵件，發到B公司，使商務秘密外洩。不僅給業務造成損失，還會破壞公司形象和業界口碑。
公司郵箱後綴和公司官網使用相同的域名，可以幫助收件人通過郵箱地址，輕鬆找到公司的官網，瞭解更多的企業信息，如果企業網站是商城，還會有銷售轉化，起到企業網站宣傳和營銷的作用。
企業郵箱的後綴域名，強化了企業名稱、縮寫的記憶，便於企業知名度的提升。增強客戶對公司的信任、信心和實力的認可，如果一個公司連自己的企業郵箱都沒有，會被客戶質疑公司的業務規模、資金實力、正規性，生意也很難接到大單。企業內部使用中，企業郵箱表明了公司身份，更容易使獲得歸屬感和榮譽感，增強便捷性，提高了辦公效率。
與門戶網站推出的免費郵箱相比，專業基礎服務商提供的企業郵箱“管理”功能更適合企業應用，功能更全面，安全性也更好。同時，員工離職時，通過管理功能變更使用者，保持企業公開郵箱地址的長久性，保證公司與客戶長期、穩定的聯繫，保護以往往來郵件，避免客戶流失和資料洩漏。
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