孔子曰：“物有本末，事有終始，知所先後，則近道矣。”
有效的管理者總是先做重要的事情，所謂“要事優先”；而且，一次只做一件事情，所謂“一心不可二用”，或“不同時捕捉兩隻兔子”。
忙忙碌碌、一事無成的人，往往低估做成一件事情所需要的時間，且喜歡同時做幾件事情；所謂“眉毛鬍子一把抓”，亂了章法，亂了分寸，亂了陣腳。
1：時間有限
一個管理者的時間是有限的，相對於要做的貢獻來說，時間更是有限。必須“抓大放小”，分清“輕重緩急”，選擇關鍵的事情去做；尤其要抓住關鍵，做成一件事情，進入良心循環，一順百順。不然，所有事情都會變得緊急，麻煩接踵而來，管理者就會被現實的壓力牽著鼻子走，陷入惡性循環之中，最終成為緊急事務的“處理者”，而不是謀定而動、舉重若輕的“管理者”。
2：集中精力
要想做成一件大事，必須集中精力，拿出足夠的時間。做成一件關鍵的大事，往往需要很多的條件；然而，只要一個條件不具備，就可能功敗垂成。
面對無數變數，管理者必須不遺餘力、窮盡方法。如果考慮到我們的“能力”有限，事情更是這樣。必須把自己的所有長處，集中於成敗的關鍵或機會上，這是唯一能夠產生成果的辦法。不能幾件事情、齊頭並進。只有莫扎特這樣的天才，才能同時作曲數首，且都是傑作。而其他一流作曲家，甚至如巴赫、韓德爾、海頓和威爾第，都只能專心於一曲，完成後再做另一首。
3：擺脫過去
當一個管理者要想專心致於重要的機會時，必須擺脫過去，擺脫已經沒有價值的事情。以免時間、精力和重要的資源，被那些不再產生成果的事情所佔據。
無論一個管理者多麼睿智、多麼有遠見卓識，總是要受到時間和空間的限制。過去的一切終究會過時或不合時宜，必須予以揚棄。管理者必須定期檢討，一旦確認某些事情沒有繼續做下去的必要，就應該予以終止，轉向更有價值的事情。
擺脫過去或終止一件沒有價值的事情並不容易。這類事情往往代表著過去的輝煌和成就，也關係著當事者的口碑、情感和麵子。終止這些事情沒有好的辦法，需要非常的勇氣和決心。
對於組織而言，可以設定一個新的原則，明確規定任何制度性規範或現行的舉措，都是有實效限制的或臨時性的；一旦過了時限，就必須重新檢討，重新決策；否則，視同自動失效。
美國聯邦政府，至少有半數以上的資源，依然從事著過去或過時的事情，或者說，只是按陳舊的規章制度例行公事而已，而不能產生成果，不能對社會產生積極的影響。
4：面向未來
“擺脫過去”和“面向未來”，是兩件不同的事情。不能借助於“面向未來”而“擺脫過去”，必須刪去一件事情，才能進入另一件事情。 如果不能終止已經失去價值的事情，就會繼續佔用人才，尤其是優秀的人才；如果沒有經過實踐考驗的優秀人才，就無法開始一項開創性的事業。任何開創性的事業都有風險，如果交給新人，更加危險。
對一個管理者而言，面向未來，選擇重要的事情去做，同樣需要有勇氣或膽略。其中最重要的“要事優先”原則是——注重未來而不是現實，注重機會而不是現實壓力，注重外部而不是內部，注重貢獻而不是安全，注重創新而不是盲從。這也許是有些管理者不能卓有成效，或變得平庸的主要原因。
然而，現實的管理者往往事務纏身，在現實壓力面前，那些危機事件或緊急事情必然“優先”；而“具有未來意義”的機會和事情就會“暫緩”。事實上，只要暫緩，就不會啟動，也許永遠不會啟動。這也是一個組織難以成功走向未來，走向更大成就的原因。
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