司法觀點
用人單位可以通過工作郵箱向勞動者發送通知及工作任務，但勞動者並無每日查看工作郵箱的強制義務。如工作事態緊急，用人單位應在郵件之外以電話或短信方式催促勞動者及時完成工作任務，而不得直接以勞動者拒不服從工作安排為由對勞動者進行管理處分。
知識點
1、用人單位可通過工作郵箱向勞動者發送通知、佈置工作任務
2、用人單位對勞動者進行管理處分應具有合理性
3、用人單位可在規章制度中規定員工應每日查看工作郵箱
4、用人單位在做出管理處分之前應聽取員工辯解意見……詳情見下文
經典案例
周某於2011年4月11日進入A公司工作，雙方簽訂的最後一份勞動合同是自2015年4月10日起的無固定期限勞動合同。
2017年1月13日，周某與公司經理討論年休假安排過程中，周某要求經理將相關信息發送至其工作郵箱。2017年3月28日至4月26日，周某曾通過電子郵件申請休病假。
2017年4月27日午後，公司經理通過電子郵件要求周某當日更新簡歷，簡歷需側重於協作工作及培訓計劃。次日，經理再次通過郵件告知周某其未收到簡歷。2017年5月3日，A公司向周某發送書面經公告，載明：人力資源部收到周某分管經理反映稱其未根據4月27日和28日郵件要求更新項目簡歷，且未收到回覆或解釋，人力資源部在2017年5月2日下午通過電子郵件追問周某為何拒絕執行分管經理的工作安排，也無郵件回覆。後經人力資源部面談提醒後，周某才於5月2日下午17：40分回覆電子郵件。因此，周某已錯失了被推薦至新項目的機會，也導致A公司失去一次增加項目收益的機會。A公司認為周某無正當理由不回覆分管經理郵件的行為，違反員工手冊2.3.4條規定，給予書面警告。
2017年5月4日，A公司再次向周某發出書面警告，載明：由於周某在辦公室大聲喧譁，並在同事面前使用粗言穢語侮辱人力資源經理，故給予書面警告。同日，A公司以周某收到兩次書面警告為由解除勞動合同。
2017年5月15日，周某向勞動人事爭議仲裁委員會申請仲裁，要求A公司支付違法解除勞動合同賠償金。仲裁委裁決不予支持周某的請求。周某不服該裁決，依法起訴。
法院認為
本案的爭議焦點為周某未及時查看郵箱、未及時提交更新後的簡歷的行為是否屬於拒不服從合理的工作安排或工作指令。認定員工屬於“拒不服從合理的工作安排或工作指令”應具備以下要件：第一，工作安排或指令具有合理性；第二，員工明確知曉該工作安排或指令；第三，員工確有拒不服從的主觀故意。
就本案而言，關於第一項要件，本院確認A公司要求周某更新簡歷的工作指令系合理工作安排。
關於第二項要件，根據查明事實，周某的分管經理於2017年4月27日午後通過郵箱要求周某於當日提供更新的簡歷，但雙方確認周某於5月2日前未登陸郵箱，故該指令於5月2日人力資源部與周某面談前並未到達周某。
關於第三項要件，首先，周某未及時查看郵件能否認定其具有主觀故意。A公司稱每日查看工作郵箱系常識，周某未及時查看郵箱系對工作的懈怠，並提供了周某在申請年休假、病假過程中要求使用或使用郵箱的相關證據，
但A公司並未提供其要求員工每日必須查看工作郵箱以及每日查看工作郵箱具體時間的相關規定，故員工未每天查看工作郵箱並不違反相關規定；此外，A公司確認其使用的工作郵箱並無短信通知等提醒員工及時查收郵件的功能。從常理而言，在此情況下員工亦無法保證每時每刻都能查收新郵件，且工作郵箱亦非唯一的工作溝通方式。
基於以上兩點理由，本院認為如確有周某在不足半天的時間內未完成更新簡歷的工作任務，將對公司業務造成重大影響的情況，周某的分管經理亦可通過微信、短信、電話等方式向周某下達該工作指令，而非僅僅等待周某自行查看郵箱。
其次，從周某知曉該工作指令後的完成時間來看，其於5月2日當天即提交了更新後的簡歷，可見其並無拒絕合理工作安排的故意。
綜上，本院認為，A公司就此認定周某拒不服從合理的工作安排或工作指令過於嚴苛，該次警告處分缺乏合理性。
關於第二次警告處分，因周某確有辱罵同事的行為，本院認為該次處罰符合員工手冊第九章第二條處罰條例之2.2.6條的規定。
然，根據員工手冊第九章第二條處罰條例之第2.2.12條的規定，員工在一年內兩次書面警告的，可給予解除勞動合同處分，現A公司的第一次警告行為缺乏合理性，故A公司由此給予的解除處分並不符合員工手冊的規定，故本院認為A公司系違法解除勞動合同。鑑於A公司對周某主張的賠償金數額不持異議，故本院確認其應當支付周某違法解除勞動合同賠償金217,507.68元。
故，法院判決A公司向周某支付違法解除勞動合同賠償金。
律師點評
上述典型案例涉及到了對解除勞動合同合法性的認定，我們對此作幾點闡釋：
1、用人單位可通過工作郵箱向勞動者發送通知、佈置工作任務
工作郵箱是用人單位統一為勞動者開通的郵箱，此類郵箱擁有統一後綴名，且用人單位可以自行設定管理員來分配和管理所有員工的郵箱賬號，並根據員工的部門、職能的不同來設定郵箱的空間、類別和所屬群體。目前，工作郵箱已被普遍使用。
工作郵箱不同於私人郵箱的最大特點在於，工作郵箱的賬號可以與特定勞動者所綁定，相當於“實名認證”。因此，如果向某員工的工作郵箱發送郵件，該員工再抗辯此郵箱使用人並非其本人，法院一般不予採信。
鑑於工作郵箱的使用便捷性以及實名認證特點，工作郵箱成為了一個受用人單位所青睞的發送通知、佈置工作任務的途徑。如果用人單位需要向全體勞動者全面徵求意見，或對某個文件進行公示，工作郵箱是一個較為理想的方式。
但需要注意的是，工作郵箱的及時性不如電話或短信，用人單位向勞動者的工作郵箱發送郵件後，無法確保勞動者即時查看並回復郵件。因此，如果事態緊急，建議用人單位發送郵件後再進行電話或短信催促。
2、用人單位對勞動者進行管理處分應具有合理性
用人單位有權制定用工管理制度，也有權據此對勞動者進行管理處分，但處分應具有合理性。
首先，規章制度的內容必須具有合理性，否則法院可能認定用人單位無權依據該規章制度進行管理處分。例如，規定員工上班不能遲到，遲到一分鐘就要被開除。這種規定顯然是缺乏合理性的。
其次，管理處分要與勞動者違反規章制度的嚴重程度相匹配。勞動者違反規章制度的嚴重程度要從勞動者的主觀故意、具體行為及造成後果三方面來認定。對於無主觀故意、輕微違反規章制度且未造成嚴重後果的勞動者，用人單位可以適當減輕處分等級或措施。例如本應將其開除，但可以先對其進行書面警告。
本案中，周某未及時查看、回覆郵件的行為的確有不當之處，但考慮到工作郵箱發佈工作任務缺乏及時性、且周某也在人力資源部催告之後彌補了自己的過錯，故不應認定周某的行為屬於拒不服從合理的工作安排。A公司未綜合考慮周某違反規章制度的具體情節就作出警告處分，缺乏合理性。
公司治理建議
1、用人單位可在規章制度中規定員工應每日查看工作郵箱
勞動者使用工作郵箱、每日查看工作郵箱雖然是一種通行做法，但是這種做法並不具有強制性，也不適用於所有勞動者。因此，為彌補工作郵箱缺乏及時性的弊端，用人單位可在規章制度中規定勞動者應每日登陸查看工作郵箱。
此外，用人單位對重要文件進行公示或徵求意見時，應採用多種途徑。除發送郵件之外，還應在OA、釘釘或其他平臺上同步進行公示。
2、用人單位在做出管理處分之前應聽取員工辯解意見
用人單位認定員工違反規章制度時，首先應先進行必要的調查，包括查看監控錄像、向相關人員詢問情況等。
其次，要聽取該員工本人的辯解意見，不能直接依據他人的陳述就斷定該員工實施了違反規章制度的行為。及時該員工實施此類行為，也應當聽取該員工是否有特殊原因或正當理由。
法條指引
《中華人民共和國勞動合同法》
第三十九條 勞動者有下列情形之一的，用人單位可以解除勞動合同：
（一）在試用期間被證明不符合錄用條件的；
（二）嚴重違反用人單位的規章制度的；
（三）嚴重失職，營私舞弊，給用人單位造成重大損害的；
（四）勞動者同時與其他用人單位建立勞動關係，對完成本單位的工作任務造成嚴重影響，或者經用人單位提出，拒不改正的；
（五）因本法第二十六條第一款第一項規定的情形致使勞動合同無效的；
（六）被依法追究刑事責任的。
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