你剛剛入職不久，跟著領導一起見專家見客戶開會。
領導跟你說“會上做個記錄啊”。
會後，領導讓你整理出一份會議紀要，分發給同事和外部專家。
與會人員個個精神抖擻，面對議題你來我往，爭論不休。
你奮筆疾書，大汗直冒，筆下速度已經跟不上大家討論的語速，早已分不清剛才到底是誰、說了什麼。
你有認真想過會議紀要怎麼寫嗎？
拿起筆來就記記記？
把記下來的內容稍微整理，就成為會議紀要了？
你有沒有想過，你的領導希望看到一份什麼樣的會議紀要？
專家、客戶拿到你寫的會議紀要，對他們有什麼幫助？
什麼樣的會議紀要是優質的？
1、內容詳實，重點全面。
這是最基本的要求。
如果連重點內容都做不到記錄全面，不能復現會議重點，那麼會議紀要就失去意義了。
2、邏輯清晰，條理清楚。
忠實開會進程，做會議內容的照搬，不是好的會議紀要。
你疑惑，已經做到內容詳實、重點全面，忠實會議原始內容，還不好嗎？
開過討論會的你知道，會上大家發言，可不像寫議論文，規規矩矩按順序排框架。大家是你一言我一語，發言相互穿插進行的，要不怎麼叫討論呢。
按照進程發展，逐字記錄，那不叫會議紀要，那頂多叫速記稿。
這樣的會議紀要，雜亂無章，不可取。
把大家的發言巴拉清楚，梳理通順，是會議紀要必備的質量要求，也是一般般的會議紀要跟優質的會議紀要之間最大的區別。
3、有始有終，指導行動。
開會不是目的。
開會的成果，
一是統一認識，知道項目現在處在什麼狀態。
二是推進行動，知道下一步大家該幹什麼。
所以，寫明下一步行動，是一份完整的會議紀要的最終落點。
優質的會議紀要怎麼寫？
第一步，記。
會上你要全神貫注，跟著會議的進程，把所有發言人的講述重點內容，全部記錄下來。
這是保證內容詳實，重點全面的前提。
至於做記錄的方法，手寫、電子、錄音轉寫，什麼方法都可以。
關於如何打字速度跟上講話，詳見上一篇文章《不會五筆，沒受過訓練，我是怎麼手動“速記”的？》
一個注意事項：誰說了什麼，要把發言人記清楚。下一步整理會議紀要的時候，內容要跟參會人對應起來的。
第二步，寫。
有了會議內容的全面記錄，就等於是會議紀要了嗎？
不是。
會議的逐字記錄，雜亂無章，混亂不堪。
你的會議紀要，不可以是照時間順序的、內容的復現和信息的羅列。
你要把雜亂的信息按照某種框架進行歸類整理。
以下是兩個整理會議內容的維度。
1、歸：按照發言人
會議上，經常是大家你一言我一語，甚至唇槍舌戰，爭論得不可開交。
會議紀要不能把發言人A和B的發言混在一起呈現。
你需要把發言內容按照發言人進行歸類。
上面“記”的步驟裡，我讓你把誰說了什麼記清楚，就是為了這一步能夠把內容劃歸到人。
2、順：按照主題邏輯順序
開會討論問題的時候，大家可能會來來回回往復推進議題，不同問題之間還可能相互交錯。
即使按照發言人歸集了內容，會議紀要仍然可能邏輯混亂，找不到重點。
你要做的是，把每個人的發言內容，按照會議議題和小問題的邏輯順序，巴拉清楚。
會上的每個發言人，對每一個問題的發言不是同等分量的，有的人對問題A說得比較多，而對問題B一帶而過甚至沒有發表意見。
這個時候，就每個人的發言重點，把TA發言的內容歸類到問題下就可以了。
這樣的會議紀要看起來還很有層次有重點。
經過以上兩步，你看出來了，會議紀要裡“時間”是最不重要的維度。
雖然會議的開展是按照時間順序發展的，但是會議紀要裡的信息跟發言時間先後無關。
而是按照主題邏輯和發言人歸集的。
經過了以上步驟，你的會議紀要基本成形了。
但是，別急，這份會議紀要還差一個部分，沒有它，會議紀要是不完整的。
3、推：會後行動要寫明，落實到人
開會不是目的，討論出方案，會後執行才是目的。
所以，會議紀要也別忘了，把大家發言裡關於項目怎麼推進、後續怎麼做的內容，寫到每位發言人內容的最後。
在整篇會議紀要的最後，總結行動方案和任務分配，就最好了。
這樣寫會議紀要，有必要嗎？
當年的我，跟你一樣有這個困惑。
我求學和剛工作的時候，也經常充當那個寫會議紀要的角色。
求學時，導師對著我的同門說，我的會議紀要寫得比他好。
好吧，導師肯定我的時候，我以為他僅僅是在鼓勵我。
我當時跟你的想法一樣：一份小小的會議紀要而已，有什麼重要的呢。
工作後，領導拿著我寫的會議紀要，嚴肅認真地說：“這份會議紀要，是我見過的寫得最好的。”
哇塞，這個評價也太高了。
要知道，我的老領導可是二十多年的筆桿子，專門給司局級幹部寫稿的。而我只是個剛入職一年不到的小朋友。
是兩位前輩給我的反饋，讓我意識到，原來一份小小的會議紀要也有高下之分，促使我總結自己寫會議紀要的方法。
雖然寫會議紀要的日子已經遠去，但是這套方法讓我一直受用的。
即：面對一堆雜亂無章、相互混雜的信息，把它們條理化、清晰化。
雜亂的信息給人增加認知負擔，而條理化的信息能夠為我所用。
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