外貿新手在郵件往來中需要注意什麼小細節?

我每天會收到已經合作或者新供應商的各種郵件，有時候會發現一些外貿業務新人的郵件，會有一些小細節是讓我個人覺得不是很妥當，甚至有些業務員在郵件中的措辭直接導致我們放棄和該供應商合作。在這裡和大家分享下我遇見的幾家供應商。

供應商A：郵件簽名檔中儘量不要插入圖片

我們今年剛引進一家新的供應商，這家供應商在過去的2年裡一直不斷和我們聯絡，當然在這2年中也在不停的變化業務員，而直到今年開始才有固定的人員跟進我們公司的項目。這是一位剛畢業的業務新手，他在簽名檔中加入了他們公司的產品作為宣傳，問題是，圖片格式沒有設置好，每次打開他們的郵件我都要加載很久，而等加載完後，圖片完全佔滿了郵件的整個頁面，至少要下拉兩頁才能瀏覽完簽名檔。

（PS: 我個人私底下提醒過這位業務員修改簽名檔，結果依舊）

我明白有些公司會對簽名檔有統一格式要求，那麼，建議在發出去之前最好自己先調整一下圖片大小，並且測試沒有問題再發送郵件。但是，我個人其實不是很建議在簽名檔放入圖片，這位供應商是已經進入我們的合作名單，如若沒有被選中或者是全新的開發信，基本上看到這樣滿屏的簽名檔圖片，我想我會隨手就會刪掉這封郵件）

供應商A：在社交軟件上確認的所有產品細節，請務必彙總併發送郵件

供應商A的業務員很喜歡在微信上發送有一些細節讓我們確認，最初我們還會回覆，後續過程中這家廠商並沒有將細節通過郵件發給我們，從此之後，我們拒絕在微信上回答任何問題。

現在微信, whatapp的流行給客戶和廠商之間的溝通提供了許多便捷的地方，在和客戶溝通過程中，廠商會和客戶在這些軟件上確認產品的包裝，規格等等細節。溝通結束後，請一定要通過郵件將聊天確認的信息點總結，通過郵件發送給客戶。這樣做的好處是：第一，雙方有確認的憑證；第二，對於討論的問題點有梳理，記錄; 第三，方便客戶做內部溝通。

（PS: 微信，whatapp畢竟是比較私人的東西，不是所有的外企都贊同使用或者會將這些聊天記錄作為將來的憑證，特別是在出現問題的時候）

供應商B：提供電子報價單

這家供應商在第一封開發信中將產品價格和數量寫了郵件裡，價格條款是Ex-factory，我們要求重新報FOB HK並且提供電子檔報價單，並在報價單中加入產品圖片和規格，這樣我們才可以上傳到我們的內部系統，便於我們做記錄，同時我們美國團隊也便於查閱。

這家供應商的回覆是直接讓我自己計算，另外告訴我電子檔報價沒辦法提供，因為款式太多！！（其實供應商也就推薦了一款產品，不明白為什麼這樣說）

我個人覺得白白浪費了一次機會，好不容易開發信寫到了對的人，也終於感興趣要求報價，最後被passed掉在這種事情上，有點可惜。

供應商C：面對代表處，英文表達不清楚時，可以用中文表達

我們和供應商C從去年就開始合作，訂單的返單次數和數量整體表現還是比較不錯的。然而這家供應商從今年四月份開始一直問題不斷，基本上每一批貨都有這樣那樣的問題，比如標籤紙做錯，箱嘜做錯，Logo印錯等等。

在我們質疑供應商是不是管理有問題，或者是貿易公司的時候，廠商回覆我們“ factory is our own factory, not 3rd party factory, but we are not in control of it”。

我相信這位業務員只是想表達工廠有獨立的管理體系，可英文寫出來的東西讓人完全誤解。如果廠商在不確定英文能表達清楚的情況下，其實可以先和我們溝通後，用中文解釋質量管控也是可以的，不一定是非要用英文表達。很多外企在國內設置代表處也就是為了和廠商溝通更順暢些。各位業務員若碰到這樣的情況，請大膽的拿起電話先溝通後，再寫郵件吧，避免回覆錯誤而丟失掉了客戶。

（和這家廠商合作心力交瘁，後續我打算整理出來，和大家分享這家廠商是如何一步一步被passed掉）