收好这张思维导图,记住这个数字顺口溜,不再担心公文格式不合规

先来看下这个数字顺口溜:

字体字号“234”,页边尺寸“5678”,文字磅数“29、35”,分隔线高“25、35”。

这是某海事局根据《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)梳理的国标公文格式中的那些数字。

据此,我整理成一张思维导图,分享给大家。

收好这张思维导图,记住这个数字顺口溜,不再担心公文格式不合规

(注:此完整高清思维导图和海事局原文,可至圈子自取!)

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国标公文格式中的数字顺口溜及思维导图

公文作为一种格式规范、结构严谨的特殊文种,诸多行文细节都有详细的标准规定。这些规定根据其类别,大致可以分为定性和定量两大类。

通过梳理 《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012) (下简称 《格式》) 等文件, 将公文格式中部分定量规定加以总结提炼,归纳总结为一个顺口溜“

字体字号“234”,页边尺寸“5678”,文字磅数“29、35”,分隔线高“25、35””

一、字体字号“234”

  • 2号-小标宋:标题
  • 3号-阿拉伯数字:份号、保密期限
  • 3号-黑体:密级、紧急程度
  • 3号-仿宋:正文、签发人
  • 3号-楷体:签发人姓名
  • 4号-阿拉伯数字:印发日期(数字)
  • 4号-半角宋体:页码
  • 4号-仿宋:抄送机关、印发机关和印发日期(文字)
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二、页边尺寸“5678”

根据《格式》要求,公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm。公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。 因此可以很容易算出公文用纸下白边为35mm±1mm、右白边为26mm±1mm

四个白边的尺寸从下白边开始,逆时针读数,分别为35mm、26mm、37mm、28mm,四者的尾数连起来刚好就是“5678”。

因此在起草公文时,应该首先在word“页面设置”中选择“页边距”附签,将页边距分别改为“上3.7厘米,下3.5厘米,左2.8厘米,右2.6厘米”,即可以准确地将公文的页边距固定下来。

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三、文字磅数“29、35”

《格式》明确指出了一行指一个汉字的高度加上3号汉字高度的7/8的距离。

3号字字高约5.54mm,加上3号汉字高度的7/8的距离,故一行约等于10.39mm,而1磅约等于0.353mm。换算成Word文档中的磅值,正文3号字行距为29.4磅,取29磅左右。

公文标题2号字字高约7.7mm,加上3号汉字高度的7/8,一行约等于12.54mm,换算成Word中的磅值为35.5磅,取35磅即可。

我们将正文3号字的行距设置为29磅,结果刚好符合《格式》规定的“一般每面排22行,每行排28字,并撑满版心”的要求,证明正文3号字行距29磅、公文标题2号字行距35磅是比较切合《格式》规定的。

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四、分隔线高“25、35”

完整的公文格式中有两类分隔线,一是版头中的分隔线,一是版记中的分隔线,两条分隔线分别将正文与版头、正文与版记分隔开来。

《格式》对版记中的分隔线作出了明文规定,要求版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。

所以在绘制好分隔线后,将分隔线的宽度设置为15.6cm,即可满足与版心等宽的要求。此外,由于0.35mm、0.25mm换算成磅数后分别为1磅和0.7磅,因此将分隔线的粗细设置为1磅、0.7磅,便可得到《格式》所推荐的两种分隔线的高度。

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五、其他数字

版头的分隔线位于发文字号之下4mm的居中处

页码的左右一字线上距版心下边缘7mm

附:原文

注:高清完整思维导图与原文Word版,可至圈子自取!

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