07.25 辦公用品管理細則

1範圍

　　1.1本標準所指辦公用品為（以下簡稱：股份公司）員工日常辦公所用文具（以採購部《辦公用品價目表》為準）、辦公自動化所需用的耗材（含磁盤、色帶、墨盒等）以及其它特殊物品（櫃、臺、凳、特殊文具等）。

　　1.2本標準適用於股份公司本部，股份公司下屬全資、控股公司可參照執行。

　　2職責

　　2.1秘書室負責辦公用品的歸口管理，每半年核定一次辦公用品費用定額，實施定額管理。

　　2.2採購部負責外購辦公用品的採購。

　　2.3股份公司設立文具倉，負責辦公用品的入庫、保管、發放、建帳及部分特殊辦公用品的製作、發放、建帳、保管。

　　2.4人力資源部負責每半年核定一次各部門（廠）應該領用辦公用品的管理人員和非管理人員人數，報送秘書室和相關部門（廠）。

　　3規定

　　3.1辦公用品由部門（廠）統一領用，其費用按秘書室核定定額標準執行。部門（廠）管理人員每人每月10元、非管理人員每月1元；其他特殊用品費用另計（用於印製生產報表所用的紙張，不列入辦公用品定額內）。一次性領用總額超過800元或單價在400元以上的，需經總經理批准。

　　3.2辦公用品費用（其他特殊物品除外）可月度間調劑使用，年底結算、考核。

　　3.3特殊物品需專題報告，經股份公司主管領導批准後，方可購買，不受定額限制。

　　3.4打字室等公共使用的辦公用品應單獨做計劃，由秘書室審核，紙張按各使用單位的實際印數攤入該單位辦公用品費開支，報股份公司主管領導審批。

　　3.5辦公自動化設備所需用的備品備件和入固定資產部分的用品，按設備工程部《非生產設備的管理》等有關規定辦理。

　　4程序

　　4.1辦公用品的計劃審批

　　4.1.1採購部負責填報《辦公用品價目表》，公佈現採購的辦公用品價格，如有變動，應及時發佈。

　　4.1.2辦公用品（其他特殊物品除外）領用計劃每季度制訂一次，於每季度最後月份20日前，各單位根據人力資源部核定的管理人員和非管理人員人數，按實際需要，本著節約原則，在定額範圍內制定本單位《辦公用品領用計劃》一式三份，經部門（廠）領導審核簽名後，交秘書室；超過上述標準的，需經過股份公司主管領導審核，並報送總經理批准。

　　4.1.3秘書室對各單位上報的《辦公用品領用計劃》進行審核（核定是否超定額，品種是否適宜）,並將審核的各單位《辦公用品領用計劃》彙總成《辦公用品計劃費用匯總表》一式兩份（包括公共使用的辦公用品計劃），附一份各單位《辦公用品領用計劃》報股份公司主管領導審批。

　　4.1.4秘書室將經批准的《辦公用品計劃費用匯總表》、各單位《辦公用品領用計劃》一式一份，交文具倉；一份《辦公用品領用計劃》退回各部門（廠）作領用文具的依據；另一份《辦公用品計劃費用匯總表》及一份《辦公用品領用計劃》由秘書室留存。

　　4.1.5文具倉根據股份公司各單位《辦公用品領用計劃》，核對庫存，彙總並整理成《股份公司辦公用品採購計劃》一式兩份，經文具倉的主管領導審核簽名後，交一份給採購部採購，文具倉留存一份。

　　4.2辦公用品採購、儲存、發放、核算考核

　　4.2.1採購部根據文具倉制定的《股份公司辦公用品採購計劃》實施採購，並及時辦理入庫手續。

　　4.2.2採購部應將辦公用品採購的供方詳細列出，分別報公司和文具倉，如有變動應及時更改。

　　4.2.3文具倉負責辦公用品的驗收、發放、保管，並按財務部的有關規定建立臺帳。

　　4.2.4每季度第一個月的8日後，各單位憑公司領導審批後的《辦公用品領用計劃》、領料單，到文具倉領取申領的辦公用品。倉管員對《辦公用品領用計劃》、領料單審核後發放，並登入各單位領料臺帳。

　　4.2.5文具倉每年、季分別統計各單位實際領用文具的數量、費用總額，列表報秘書室，供考核用。

　　4.2.6秘書室每年對各單位文具費用進行考核，對超標單位進行減發。

　　5其它

　　5.1文具倉應每月盤點，盤虧盤盈應查找原因，並向主管領導和秘書室彙報。

　　5.2秘書室對辦公用品的定額、採購、倉儲、領用進行全方位監督管理，對文具倉辦公用品進行監督抽查，對辦公用品使用情況進行月度通報。

　　6文件與記錄

　　6.1《辦公用品價目表》表9401-1

　　6.2《辦公用品領用計劃》表9401-2

　　6.3《辦公用品計劃費用匯總表》表9401-3

　　6.4《辦公用品採購計劃》表9401-4

　　還有另外一個簡單的版本：

　　辦公用品管理辦法

　　一、辦公用品的分類

　　1. 消耗性辦公用品：便箋、信紙、複寫紙、信封、公文袋、複印機碳粉、打印機墨盒、打印紙、複印紙、印章、印油、訂書釘、大頭針、回形針、小夾子、膠水、膠紙、雙面膠、標籤紙、塗改液、單頁夾、抽杆夾、記事貼、筆記本、自動鉛筆芯、簽字筆、圓珠筆芯等，根據使用情況適當領取；

　　2. 個人使用的耐用品：剪刀、裁紙刀、計算器、直尺、訂書機、筆刨、筆筒、自動鉛筆、圓珠筆、磁盤、文件盒、各式文件夾、辦公桌、辦公椅、電腦、電話、衣架等根據情況一次性領用，使用至報廢，以舊換新；

　　3. 非個人使用的耐用品：打孔機、檔案盒、印盒等根據使用情況適當領取，使用至報廢，以舊換新；

　　4. 部門負責領用和保管的物品：複印機、傳真機、打印機、碎紙機、文件櫃、文件架、報刊架等，公司根據使用情況添置；

　　5. 注：未列入的用品可比照列入。

　　二、辦公用品的採購、領用

　　1. 採購流程

　　辦公用品採購申請單 分管領導審核 總經理審批 辦公室購買

　　辦公用品入庫、登記

　　2. 辦公用品採購詳解及領用

　　1) 辦公用品的採購及管理由辦公室統一管理及分配；

　　2) 公司及部門需要添置辦公用品時，應先填寫《辦公用品採購申請單》，見附表-1，分管領導審核、總經理審批後辦公室方可購買；

　　3) 辦公用品採購完成後，辦公室要將此辦公用品登記併入庫，應先填寫《辦公用品採購登記表》，見附表-2，採購人簽名後入庫；

　　4) 辦公用品領用，應先填寫《辦公用品領取登記表》，見附表-3，領取人簽名後方可領取。

　　三、辦公用品的保管

　　辦公用品類別及對應品種一覽表

　　類別 辦公用品的品種

　　A類 低值易耗品 便箋、信紙、複寫紙、信封、公文袋、複印機碳粉、打印機墨盒、打印紙、複印紙、印章、印油、訂書釘、大頭針、曲別針、圖釘、小夾子、膠水、膠紙、雙面膠、標籤紙、塗改液、單頁夾、抽杆夾、記事貼、筆記本、自動鉛筆芯、簽字筆、圓珠筆芯等；

　　B類 限額使用消耗品類 簽字筆、白板筆、修正液、票夾、電池、信封、信紙、稿紙、複印紙、傳真紙、墨盒、色帶、硒鼓等

　　C類 非消耗品類 剪刀、直尺、文件夾、訂書機、U盤、計算器、印臺等

　　 低值易耗品（A類）由辦公室根據實際需要採購，以不影響正常工作、適量儲備為原則；

　　 限額使用消耗品類（B類）、非消耗品類（C類）由各部門填寫《辦公用品採購申請單》見附表-1，分管領導審核、總經理審批後辦公司方可購買；

　　 所有辦公用品統一由辦公室保管；

　　 各部門應在每月25日前將下一月的辦公用品報辦公室，以便指定計劃統一採購，預期不報視為無需求，屆時辦公用品管理人員有權據發；

　　 禮品的購買、管理與贈送（或發放）類同低值易耗品，辦公室統一辦理。

　　XXXX有限責任公司

　　2011年2月25日

　　附表-1：

　　辦公用品採購申請單

　　名稱 數量 申請日期 申請人 備 注 分管領導審核 總經理審批 完成日期

　　附表-2：

　　辦公用品採購登記表

　　採購日期 產品名稱 數 量 採購地點 單價（元） 採購人簽名 備 注

　　附表-3：

　　辦公用品領取登記表

　　領取日期 品 名 數 量 領取人簽名 部 門 備