從業以來，寫過不少PPT。從取數、建模、作分析、搞系統、做項目，做得多了也頗有感慨。

網上有個詞，叫做PPT文化，說寫PPT浪費時間，是在做無用功，很多人對此深惡痛絕。後來，看到新人同事每每要出日報週報，還要彙報，希望能把問題和事情描述清楚，但總覺得缺點什麼。

實際上，任何數據從業者都離不開PPT，多數情況下，我們都需要通過PPT來表達自己的數據分析成果，或者表達對某個問題的看法和方案，可以說數據分析和PPT相愛又相殺。

今天，就來談談關於寫PPT的看法，以及數據分析師如何做好一份PPT。本人水平有限，算是拋磚引玉吧。

思維篇

PPT反映換位思考的能力

PPT是一種思想的媒介，它的目的是溝通，因此每一個文字和圖片，首先要讓受眾看懂。其次，同樣一份PPT寫給不同對象看，千差萬別。PPT的表達要遵循“對人說人話，對鬼說鬼話”，分清楚對象和場合，採用不同的表達方式。

換位思考無關專業水平，技術能力再差，能力再有限，如果是個有心人，照樣能寫出令人看得懂的東西，這要好過曲高和寡。因為PPT首先比拼的是溝通能力，專業能力則是第二層次要解決的問題。

專業知識是PPT的血肉。

只有最懂這個領域的人，才能寫出這個領域最牛的PPT。因此，掌握專業技能，不斷提升自己的專業視野，是每個數據從業者的最大追求。

業餘我常常觀察諮詢公司人員，總是千方百計的跟客戶溝通，並且拿到儘可能多的資料來理解你的行業知識，因為大家都知道，再多的PPT技巧，再好的方法論，沒有專業知識，也是巧婦難為無米之炊。

數據工作大多是項目化的工作方式，首先要亮出專業知識，不足之處用方法論來補足，才會顯得不那麼蒼白。

深度思考是PPT進步的階梯。

做技術或業務很多時候需要通過PPT來表達你對當下業務的看法，指出決策的方向。

即使你技術能力強、工程實踐強，也不一定能寫出令人滿意的PPT。當別人問你為什麼的時候，這些東西講不出個來龍去脈，你只能說這樣是可行的，但無法說服別人。演講的PPT，一方面要用“術”（經驗）作為闡述的論據，其次也要有“道”，即一套充分的理論體系。

深度思考的本質，在於通過COPY及日常的實踐，通過連續的思考，總結出屬於自己的一套方法論，構築出自己的知識體系，好的PPT不僅是描述事實，而且能夠給予人啟示的，賦予聽者新的知識。

PPT的表達講究結構化。

再回到溝通的技巧。我們經常會這樣表述，有三個建議，第一、第二、第三是…，這是種結構化思維方式，它不僅讓講話者邏輯清楚，也讓聽者能抓住重點。PPT表述的時候，我們也可以借鑑《金字塔原理》：結論先行、上層概況下層、同層獨立窮盡、縱向疑問問答。

比如下面這一張數據分析的圖，就是這樣的表達方式， PPT變得有骨架。

PPT的表述依賴訓練。

寫PPT沒有統一的表述方式，寫給同事聽？寫給領導聽？還是寫給業務部門聽。但有一點是肯定的，每頁都要突出重點，就是要有文眼。每頁努力只表達一個觀點，所有的內容都是為了證明這個觀點。

一種學習方法是拿到自己組織裡的最有代表性的PPT去學習如何表達，比如如果你是寫分析報告的，那就去拿到企業的市場經營報告，這代表了經營分析的最高水平，又比如你要寫技術方案，可以從以前大的項目的彙報PPT中獲取靈感。

當然，除了突出重點，不同類型的PPT，論證的方式肯定是有區別的，經營分析報告顯然要數據說話，技術方案則要講清楚架構、設計和流程等等。

但無論是結構化的思維表達方式，或是內容組織方式，都可以通過大量訓練學習獲得，有心人，沒有理由做不好。

PPT有一定審美要求。

PPT長得是否好看，這和審美有關，大多的人，不需要特意去學習，COPY別人，或者用公司統一的模板，寫寫練練就有感覺了。

PPT的演講技巧。

對於PPT的內容理解的多少，決定了可能演講的深度，但要演講的精彩，一定程度有賴於你的口才。很多時候我們數據分析師要面向領導，比如推行一個數據產品，需要從上至下推行。為什麼要這麼做，做之後的效果是怎樣，成本又是多少，同行業中大家都發展成什麼樣了，需要勾畫一個故事，甚至吹噓一個“藍圖”。

但大多數時候，還是希望追求務實，PPT只是個溝通手段，擺出充分的事實和論據，平鋪直敘就夠了。

其他

1、彙報儘可能準確、直白，特別是在彙報成果不利的情況下，更應如此。此外，如果數據結果顯得有點不太明智，一定要簡單地陳述事實。

2、如果展示的是一張綜合性圖表，對於重要信息的遺漏就等於是在說最糟糕的謊言。

3、提供適當的背景介紹，如數據來源，為確保數據真實有效所做的工作。（如果對此所做之事甚少，一定要言簡意賅地說明“數據來源不明，可能會影響到結果”）

4、總結數據分析，包括彙報結果的不足之處和替代說明。

陳述自己的觀點無可厚非（通常也是合理的），但一定要將自己的觀點和事實分開。不論分析有多到位，總有言過其實的地方，直覺會混淆事實。要清楚兩者之間的界限。

實戰篇

2017即將結束了，這裡以一個年終總結為例，講講我是怎麼做PPT的。

1、工作目標——總結之前先反思，把工作體系化

2、總結框架——讓聽者知道你要講什麼，腦中形成框架

3、內容結構化——目標體系下你做了哪些事，對公司\\業務\\團隊分別有哪些結果，展現你的價值

4、問題與反思——準確直白闡述事實，是由於決策不利還是部門不配合，應對措施或最有效的方案是什麼

5、來年願景——深度思考後最自己工作的願景。只是願景，畢竟具體KPI還要商討決定

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最後，筆者最近在知·乎上辦了一場Live——「如何成為企業需要的數據分析人才？」，教大家如何找到數據職業生涯的破局點，歡迎前來收聽。