在现行的公文中，通知可以说是办公室秘书使用最广泛、接触最密切的一类，但现实工作中很多人不知道怎样才能写好通知，经常不知不觉踩了这样或那样的雷区，今天我们就来谈谈怎样写好通知类公文。
通知的概念
通知，是上级机关传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项时，使用的一种公文文种。
通知的适用范围
- 批转下级机关的公文，起到批准和指导的作用，例如《XX市人民政府关于批转市财政局关于进一步完善我市财政管理体制的意见的报告的通知》，也用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文，起到传达或者联系的作用。
- 可以用来发布规章，起到指挥和约束的作用，例如《上海证券交易所关于发布〈上交所科创板股票交易特别规定〉的通知》, 也可以用来发布本级机关起草的意见、方案、办法及会议纪要等文件，起到运载、转递的作用。
- 可以用来提出要求下级机关认真办理或者遵照执行的事项，又可以用来安排工作、部署事项。
- 可以用来向下级机关告知事项，起到传达作用，又可以用来宣布干部任免和聘用的事宜。
因此，通知用途广泛，使用率高，是其重要的特点。
通知的写作格式
通知一般由标题、主送机关、正文三部分组成。
- 01、标题
通知的标题有两种写法：一种是采用“发文机关+主要内容+文种”的形式，第二种是采用“主要内容+文种”的形式。
发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号；批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。
- 02、主送机关
若通知的主送机关较多时，要注意主送机关排列的规范性。一般按照重要程度排列。我们一般按照先外后内、党政军群的顺序排列，通常是同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间用逗号分隔。
- 03、正文
通知的正文由通知的缘由、通知的事项和执行要求三个部分组成。
A、通知缘由
发布指令、安排工作的通知，主要用来表述有关背景、目的、意义等。例如，很多通知开头有“为了.....”“根据.....”表述。
批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述缘由，但多数直接表述转发对象和转发决定的开头，无需说明缘由。
发布规章的通知，一般情况下，无明显的开头部分，也不交代缘由。
B、通知的事项
这部分内容是通知的核心和主体部分，安排部署的工作、发布的指令、工作要求等等，都需要在这部分进行重点阐述。通知事项复杂的需要进行分条分段叙述。
C、执行要求
发布指示、安排工作的通知，可以在通知最后提出对该通知的贯彻意见。其他篇幅较短的通知，一般情况下不需要有专门的结尾部分。
写作通知需要注意的问题
- 01、行文目的要明确
在撰写通知前要明确为什么写通知，通知的主要内容有哪些，要解决什么样的问题，明确了这些要点以后再下笔撰写，这样行文的思路清晰，层次分明。
- 02、工作措施要可行
通知是使用最广泛的下行文，主要目的是对下级机关告知事项，解决问题，因此，在交任务、提要求的同时，要讲方法、讲步骤，不可泛泛而谈，形成空对空的局面，造成下级难以理解或难以执行。
- 03、行文层次要分明
通知行文的结构可以采用自然段形式，也可以采用条文式，但都需做到层次分明、条理清晰，不可出现内容交叉，重复啰嗦的问题。
对一份会议通知的解析修改
- 01、原文
X交发[2020]09号
XX市交通运输局会议通知
各县（区）交通局，市直交通各单位：
经局党组研究，定于3月5日在XX召开全市交通运输工作会议。传达贯彻工作会议，总结2019年度全市交通运输工作，研究部署2020年交通运输工作。现将有关事宜通知如下：
一、参加会议人员
各县交通运输局局长，市直交通各单位主要负责人，局机关全体工作人员。
二、会议时间、地点
会议时间：2020年3月5日
会议地点：XX大厦
与会人员将进行集体乘车参观，请于3月3日前将参会人员回执报局办公室。
联系电话：XXXXXXX 传真：XXXXXX
联系人：XXX
附件：
参会人员回执
XX市交通运输局
2020年3月2日
- 02、解析
该《会议通知》有以下几个方面的问题
01、发文号应该用六角括号“〔 〕”
02、发文号中“09”号应改为“9号”
03、标题中应该由“机关+事由+文种”的形式构成，而本文标题却将“事由”漏了，应改为“XX市交通运输局关于召开2020年全市交通运输工作会议的通知”
04、“传达贯彻工作会议”缺少宾语，应该改为“传达贯彻工作会议精神”
05、会议时间没有具体，应该具体到几点几分，会议地点不明确，应该明确到几楼、哪个会议室。
06、应将会议议程列入通知当中，让与会人员提前了解。
07、应另起一段，对会议报到、会议纪律等事项进行要求。
需要解答的几个疑问
- 01、怎样处理标题中几个“通知”重复出现的问题
对于用“通知”转发“通知”，如何处理标题中几个“通知”重复出现的问题，现在以《XX县财政局转发市财政局关于转发省财政厅XXX（事由）的通知的通知的通知》为例进行说明。
为了防止重复，减少繁琐，按照惯例可以省略中间层次（市财政局）和自己所使用的两个“通知”。只保留文件原出处的一个文种“通知”即可。这样修改后的标题变成《XX县财政局转发XX省财政厅关于XXX（事由）的通知》
- 02、下级询问有关事宜，可否使用通知
不管是上级对下级还是下级对上级，凡是属于询问、协商有关事宜，均应采用“函”这个文种，因此，下级询问有关事宜不能使用“通知”。
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