随着城镇化进程的加快，城市规划建设工作取得了很大的成就，城市管理水平有了显著提升，同时导致城建档案的数量激增，城建档案管理工作面临新挑战，管理工作中一些问题逐渐凸显。而档案的实体安全和数据安全管理成为整个城建档案工作的重中之重。积极分析和探讨城建档案管理中的难点，加强档案安全体系建设提上了重要日程，研究相应的解决措施，以提高城建档案的安全管理水平成为今后一个时期城建档案工作的关键问题。鉴于此，本文对城建档案馆信息服务问题相关思考进行分析，以供参考。
城建档案馆的编研工作意义深远，在以大数据为代表的新一代信息技术飞速发展的今天，档案信息资源的整合与数据挖掘技术正不断成熟，各类编研成果的利用与城市的建设发展密不可分。因此，既要充分认识到城建档案馆编研工作的重要性和迫切性，又要清醒地看到发展过程中的艰巨性和复杂性。但可以肯定的是，只要方向明确、措施得力、推进有序，城建档案馆编研工作一定会为服务城市建设、服务百姓生活起到积极的推动作用。
1城建档案馆信息服务概述
城建档案馆档案信息服务主要是指城建档案馆基于其馆藏资源，在服务理念导向下，通过一定手段或措施，对城建档案信息进行整理、加工，并采取各类途径面向社会指导用户获取和利用城建档案以及城建档案信息的过程。通过实施城建档案信息服务，能够将城建档案的经济效益以及社会价值充分发挥出来。城建档案信息服务涵盖了五方面的要素，包括服务主体：从事城建档案信息服务的相关工作人员以及管理人员；服务对象：城建档案信息利用者与接收者；服务方法：信息服务开展过程中所应用的各种方式、程序以及技巧等；服务设施：开展城建档案信息服务必须的硬件设施以及场地；信息资源：城建档案馆所收集并整理的各类城建档案信息的总和。
2城建档案安全体系建设的必要性
城建档案是城市建设和发展的真实记录，是进行城乡规划、建设和管理工作的重要基础资料，是城市可持续发展的宝贵资源，也是工程建设、运营养护、维修改造等工作的重要依据，对保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件具有十分重要的意义。也关系到城建档案的传承，对于未来城市的发展、问题的分析、城市发展趋势的研判等具有非常重要的意义。
3城建档案馆信息服务存在的问题
3.1城建档案馆信息服务利用率相对较低。
一方面，城建档案馆在档案信息服务上宣传工作不够到位，导致社会公众未能充分了解城建档案，导致信息服务率低下。另一方面，城建档案馆未能对馆藏档案进行充分开发、利用，未能深入挖掘馆藏档案的价值。
3.2服务方式较为单一
一些城建档案管理在城建档案信息服务方面主要以档案查阅服务为主，网上查询以及在线咨询等服务不够全面，且未能将线上服务与线下服务充分关联起来，未能开展专题讲座、展览等活动。如此一来便限制了城建档案馆信息服务的作用。同时城建档案馆在信息服务方面缺乏主动意识，未能对用户实际需求进行充分调研，缺乏与用户之间的沟通互动，导致实际服务内容与用户需求相去甚远。
3.3安全意识不足
长期以来，档案界普遍存在“重收集、轻管理”的现象。相对档案的安全管理来说，更重视档案的日常管理，也就是更重视城建档案信息的收集、整理、归纳和保存，将城建档案收集到位后就认为完成工作，不重视档案进馆后的安全管理工作。对于个别城建档案馆来说，缺乏对档案安全管理的系统性规划，导致档案管理工作比较琐碎，整体布局不完善，对可能危及档案安全的种种问题心存侥幸、预估不足、重视不够。
3.4档案信息安全存在隐患
信息化技术在档案管理中的大范围应用，带来一定的信息安全隐患。一是对档案内容进行数字化加工，存在一定的安全风险，这主要是因为数字化加工人员来源复杂、流动性大、良莠不齐，批量档案带出库房去数字化加工场地，安全保密措施存在漏洞。二是信息技术的日新月异，给城建档案的信息安全带来新的挑战。因为网络的互通性和共享性等特征，很容易被入侵或者攻击造成信息风险，加之相应的信息安全措施不足，安全手段的更新滞后于信息技术的发展。三是存储介质的局限性，数字存储和网络存储设备有很大的局限性，电子档案的长期保存有很大的制约性。
4完善城建档案馆信息服务的策略
4.1完善馆藏建设
城建档案馆要加强馆藏资源开发。城建档案馆可结合城市区域对小区进行划分，收集同一区域小区相关城建档案信息，并进行专题汇编，包括建筑工程档案、房地产管理相关文件、消防档案、环境档案、地下管线档案等。通过对这些档案进行整合、分类，将其纳入数据库，转变为电子信息，便于用户查询利用。在城市快速发展过程中，一些老城区开展了一系列拆迁改造活动。城建档案馆可为重点工程开展专项服务，将这些重点工程完整记录下来，充分反映出城市变迁。
4.2拓展信息服务方式
一方面，城建档案馆构建自助查询系统。用户通过自助查询系统可直接获得馆藏电子资源，便于用户随时调用、利用相关信息资源，以此来提升城建档案利用率。另一方面，城建档案馆要要完善在线咨询服务。除了网站、移动端APP外，城建档案馆还要将微信公众号、小程序、微博等融入到档案信息服务体系当中，通过多元化的途径为用户提供咨询服务。
4.3强化安全管理意识
加强城建档案的安全体系建设，首先要强化安全管理意识。城建档案管理单位需要提高对档案管理和安全管理重要性的认识，树立“安全第一”的思想，强化安全管理意识，充分认识到城建档案安全管理的重要性。城建档案管理单位需要克服安全管理存在的问题，消除侥幸心理，将档案安全管理当作档案管理工作的重点，采取多样化的措施，保证城建档案的安全性。各个单位也要严格执行档案管理相关的法律法规和单位制定的规章规范，健全档案安全管理规章制度，将档案安全管理纳入到单位年度工作计划和考核内容中去，与其他业务工作同部署和同考核，以促进档案安全体系的建设，落实相关责任，执行相关制度，实施相关措施。
4.4重视专业人才的培养与引进
城建档案数字化建设需要具备搞专业水平的复合型人才团队的支撑，因此需要完善人力资源结构，引进具备档案管理能力、掌握现代化技术、了解网络知识并且熟练使用档案管理软件的人才。另外，强化对在职档案管理人员的技术培训，以便其更快适应新的工作模式，提供网上利用平台，搞好信息资源共享服务，以开发利用为出发点，更新服务理念，拓宽服务领域，提升服务质量，较好地完成新设备与新技术的运用。
档案存储社会记忆、传承人类文明，是国家的宝贵资源财富。如果将一个城市比喻成一个人，那么各类城建档案则是构成这个人五官、四肢、躯干、肌肤、血管、骨架等各项身体指标的“命脉图”。城建档案工作真实记录了建设工程项目自前期可研、立项直至工程竣工验收各阶段的文字、图表、声像、电子等不同载体的各类信息，为工程质量的追溯提供了原始记录
閱讀更多 胡校長 的文章
關鍵字: 美好，一直在身边 想象伟大的一平方公里 档案管理
