作為公司老闆，你只需專注那些能為公司帶來最大利益的事情。通常說來，這些事情也只有你能夠勝任。你需要做的是將其他事情委派給員工去做。
當然，你需要判斷哪些事情比較重要，需要你親自花時間去做。帕累托法則（又名二八定律）表明，20%的事情（例如你的客戶）產出了80%的結果（例如公司總銷售額）。這個定律應用到本篇文章就是說，最後結果的80%，其實只是由你工作的20%完成的。因此，關鍵就是如何確定這20%的工作是什麼，如何去做更多有效的工作，以及把其他80%的工作委派出去。
確定工作中最重要的20%
確定工作中最重要的20%，第一個方法是“回顧”。回顧一下，去年推動你公司發展的最重要的項目是什麼？這個問題的答案會告訴你最重要的那20%工作，以及你需要繼續去做哪些工作。
第二個確定優先工作的方法是列出你接下來要做的工作，並且思考下面幾個問題：
- 這些工作真的會給你的公司帶來利益嗎？
- 你擅長做這項工作嗎？
- 公司裡有其他人比你更加勝任這項工作嗎，或者說能夠把這項工作做得和你一樣好。
最後，還有一個好方法能夠幫你確定那些不屬於這20%的工作：把低價值的工作記錄下來。要做到這一點，你首先需要停止做那些低價值的工作。例如，如果你能以1小時10美元的價格僱傭一個人來做某項工作，你就不必自己去做。當你回顧自己過去的工作時間時，把屬於這類的工作都記錄下來。
接下來你需要做的是：把那些低價值的工作委派給其他人。
有效委派任務的五個步驟
對於一些企業家和公司老闆來說，委派任務在一開始常常很困難，因為他們總是希望自己能夠掌控一切事情。然而，為了達到最佳狀態，你必須學會委派任務。喬布斯就是這樣做的，他沒有自己製作出iPod的樣機，也沒有親自參與制造、市場和售後服務的管理。比爾蓋茨也沒有編寫所有微軟產品的代碼。再想一下，如果理查德·布蘭森沒有將工作委派出去，他還能夠管理將近50家公司嗎？
事實就是這樣，只有將任務委派給其他人，你才能將時間節省下來，專注於那些能帶來最高效益的工作。然而，如果委派不當，結果將會是工作沒有完成或做得很差，那你可能需要花費更多時間和精力去處理這個後果。因此合理委派工作是至關重要的。
以下幾個步驟能夠幫助你有效委派任務：
確認能夠委派任務的那個人
這個人可能是你公司的員工，也可能是外包人員或外包公司。這個人必須具備完成這項任務的相應技能，而且能夠在規定時間內完成任務。
你的員工需要列出每週或每日要做的工作，以便你能夠查看這些表單，來確定適合這項任務的人選。
將工作交代清楚
下一步是將工作交代清楚，包括工作是什麼，需要交付的東西，完成日期，以及為什麼需要做這項工作。如果你草率處理這個步驟，只簡單交代“在這個日期前把這件事完成”，那你可能得到不滿意的結果。
考慮工作計劃以及如何完成這項工作
接下來，你需要考慮工作計劃，尤其是接受委派的這個人如何去完成這項工作。
需要注意的是，你要委派的不是某一項任務（比如今天將這份報告發一份傳真）而是一個過程（比如從現在開始將我所有的報告都傳真過去）。因此，當你委派一項像發傳真這麼簡單的任務時，你需要考慮工作計劃。例如，你多久需要發一次傳真？當你完成報告後，需要在什麼時間內將其傳真出去？發送傳真後必須要做什麼？（確認收到？粉碎文件？）
你需要花時間去詳細考慮並記錄下這個任務需要如何被完成。
讓被委派人複述工作計劃
加下來，你要讓被委派任務的那個人向你複述任務，以確認他們完全理解了你的要求。很多人在聽完後都會點頭說“是的，我明白了”，但如果你讓他們複述要求，就會發現他們的理解是錯誤的。你需要讓他們把你的工作要求複述清楚。
跟蹤任務進展並提供反饋（長期任務）
當你委派的任務需要超過一到兩天完成，你必須跟蹤任務進程並提供反饋。理想狀態下，你應該在每個任務節點進行檢查，確保工作正確進展。
為了確保任務能正確完成，你需要在日曆上標出檢查節點，並及時監控上報結果。如果員工沒有上報，必須及時提醒他們進度已經落後。你要定期同他們見面並給他們反饋和指導。
評價員工表現
有效委派任務的最後一步是評價員工表現。很多企業家和公司老闆都忽略了這一步，並因此深受其害。原因是，如果某人第一次完成你委派的任務時得到了B1評價，你認為他下次會做得怎麼樣呢？
下次他會神奇地做到A1的程度嗎？不會。事實上，如果他們認為B1已經很好了，那下次他只會做到B1或更差的程度。這就是為什麼給出反饋或評價表現能夠使你下次得到更好的員工表現。
即使員工做得不錯，你也要向他們解釋為什麼這次的工作做得很好，這樣他們才會在下次工作中表現得同樣出色。你需要告訴他們是否還有完善的空間。比起毫無反饋，人們更喜歡收到少許負面反饋。因此，講清楚哪裡很好哪裡尚且欠缺，你會在員工身上不斷得到更好的結果。
最後，你需要明白，在第一次委派任務時，你可能需要比你親自去做這份工作花費的時間更長。然而，一旦你成功把這些工作委派出去，你就可以永遠擺脫這些瑣碎的事情。
你也必須接受這個事實：很多你委派出去的工作，可能不如你自己親自去做的效果更好。儘管對於公司的一些方面（例如為客戶提供服務）是不可接受的，但對於其他方面（例如採購、文書工作），能做到足夠好就夠了。
有效的委派工作使你能夠被取代，儘管這似乎聽起來有點奇怪，但這就是你想要的結果。這樣你就能有更多時間來發展公司，而不是簡單地維持其運轉。你能夠花更少的時間工作，享受一次真正的假期。你的公司對於買方也會更有吸引力，如果你的終極目標是將公司賣掉的話。
作者｜Dave Lavinsky 譯自｜《Fast Company》
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