傳統辦公方式暫時“涼涼”,防疫期間遠程辦公如何安排上?

2020年春節期間,一場肆虐全國的新冠肺炎疫情,讓大多數人蝸居在家中。假期越變越長,有人歡喜有人憂。


在這段特殊時期,企業會如何安排員工復工呢?當被問及“你們企業採用哪種辦公方式”時,40%的受訪者表示他們公司為確保企業員工的健康和安全,採用在家遠程辦公;同時,32%的職場人表示需要到辦公室辦公;另外,28%的職場人表示需要遠程辦公和到辦公室辦公交替進行。


目前疫情好轉,企業靈活應對,開啟了“在家辦公”的工作模式,從長遠來看,遠程在家辦公加快了企業數字化轉型的步伐。


未來辦公的趨勢被一場突如其來的疫情以戲劇化的方式提前安排上了日程。事實上,在此之前諸多的行業已經實現了遠程辦公的模式,比如互聯網行業,自由職業者。與網絡密切相關的行業比較容易實現遠程辦公,以後必定會有更多的行業加入其中。


傳統辦公方式暫時“涼涼”,防疫期間遠程辦公如何安排上?


現在,遠程辦公模式正式挑戰傳統辦公模式,會有什麼樣的結局?有47.06%的職場人認為在家辦公的工作效率降低了。


相比在辦公室辦公而言,僅有13.24%的職場人表示在家辦公提高了工作效率;47.06%的職場人則認為在家辦公的方式使工作效率降低了。另外,在39.71%的職場人看來,在家辦公與辦公室辦公的工作效率是一樣的(我也是這麼認為的)。


當問及工作效率降低的原因時,43.75%的受訪者表示辦公設施不齊全是影響其工作效率的主要原因。對於求職者而言,辦公工具不齊全、操作工具不能及時同步,都會影響其工作進度。而部分企業要求員工使用公司特定的內部系統,也在一定程度上降低了員工的工作效率。


此外,“沒有工作氛圍”、“工作時容易被幹擾”也是導致職場人在家辦公效率相對低的主要原因,其佔比分別為25%、18.75%。


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為什麼會出現以上的情況?


除卻原本就習慣遠程辦公的職業以外,很多“被迫營業”的人是因為這次的遠程辦公是突如其來的,完全沒有預警的,意料之外的。設備沒有準備,資料沒有備份,內部系統不能共享,是客觀原因;心情被疫情影響,被家務兒女學業影響,自己的心態上不能轉變,是主觀原因。

在現階段如何進行遠程辦公?


不要要求太多,這個時候一臺手機加一個筆記本電腦其實已經足夠,充分溝通才是關鍵。疫情期間舉國上下都在防疫,絕大多數情況下,對於欠缺紙質資料之類不實質影響工作的情況都會予以諒解,關鍵是及時溝通,先把要事急事完成——當然必要時候進行截屏保存,或者電話錄音,也是一種權宜之計。


其次,設定工作時間,在家開闢工作專用區,請勿打擾。

在家工作肯定要想辦法避免自己忍不住看電視,吃東西,或者心血來潮做這個做那個。這個心態在某種程度上類似學生時期,上數學課寫英語作業,英語課上偷看課外書一樣,反正就是不想做當下應該做的那件事。在相對固定的時段設定好工作時間,打開文檔準備寫報告了,這個時候就不要去想洗衣服或者小孩子的功課。


在開闢出來的工作專用區域放上電腦,手機,加上保溫杯,已經可以滿足目前在家辦公的需求了。那些要求桌子擺設精緻,座椅要防駝背,房間要有陽光。。。相信我,那隻適合拍照。工作就是簡單,枯燥,讓人又愛又恨,搞得太複雜太溫馨太舒服,是沒有辦法高效工作的。一早起來就電腦開機,不管用或者不用,先開著,省得臨時想寫個什麼,光是等開機就消耗了時間,無端生出找藉口的機會。


最後,網絡雲盤,移動存儲用起來。

在家辦公的一個極大不方便的地方就在於工具不齊全。比如內部的辦公軟件,缺少打印設備,手機文檔操作不熟練等等。在這種情況下就只能儘可能地使用存儲設備,或者雲端存儲,必要的資料存儲好,不是必要的就不打印,也正好符合環保的號召。


總而言之,遠程辦公不管會不會完全取代傳統辦公,它作為一種新型的辦公方式或許可以在很長一段時間裡,成為傳統辦公方式的輔助手段。

總體而言,遠程在家辦公是一種新型的辦公方式,對於企業和員工來說,都面臨著很大的挑戰。企業管理層要靈活管理、做好戰略調整,而員工則要在家裡構建辦公場景,共同建立一個高效的遠程辦公模式,打贏抗“疫”戰。


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