任何一家成熟的企业需要管理的物料都有成千上万种，像波音这种制造大型客机或制造更加精细复杂产品的公司，其涉及的零配件可以达到上千万种甚至上亿。如此之多的物料，如果没有一个类似身份证的东西快速、准确的定位，那么是绝对不可能有序、精确、高效的管理物料的。物料的编码就是物料的唯一身份，而物料编码的方法反映着一个企业管理水平的高低。
只要逛过大型超市、综合体的朋友们，对宜家一定印象深刻。宜家销售了包括座椅/沙发系列、办公用品、卧室系列、厨房系列、照明系列、纺织品、炊具系列、房屋储藏系列、儿童产品系列等约1万多种产品。逛宜家除了对设计师能将很小的空间利用的如此完美之外，稍微有心之人一定对宜家管理商品的方式感到万分佩服。这些商品每天都在进行着流转，从采购、入库、出库、上架、顾客购买，每种商品的空间位置及数量都在发生着变化，而上万种商品每天同时进行着这些变化，管理难度之高简直不敢想象。作为一个顾客没法了解到宜家的管理制度、流程、组织架构等信息，但从一些细节上还是可以管中窥豹，一睹宜家物资管理的艺术。任何宜家的商品都可以看到一个8位数的编码，比如一个白色餐桌的编码是503.408.13，一个黑褐色餐桌的编码是903.408.11，一个黑色鞋柜的编码是802.564.50，一个黄褐色的框子编码是903.530.21，可大致看出前3位代表的是颜色，中间3位代表的是分类，最后2位是这个分类下的流水码。在宜家商场的很多地方都摆放着电脑，顾客可以通过输入物料编码查到该物品的库存数量。而作为宜家的管理者，也可以通过颜色分类、物品分类很快分析出哪种颜色卖的好，哪种类别卖的好。
好的物料编码有五大原则，第一是唯一性，这是编码的根本原则。第二是通用性，代码结构要简单明了，位数少，将物料和产品种类化繁为简，便于管理。第三是易记性，容易记忆便于使用。第四是扩展性，任何处于发展阶段或研发型企业编码之初不可能涵盖所有的种类，因此编码规则一定要便于以后追加或设置较小的类别，且追加后不会引起体系的混乱。第五是效率性，适宜计算机处理，适宜快速录入、适宜辨认。以身份证为例，二代身份证共有18位数字，前1、2位数字表示所在省（直辖市、自治区）的代码，第3、4位数字表示：所在地级市（自治州）的代码；第5、6位数字表示：所在区（县、自治县、县级市）的代码；第7—14位数字表示：出生年、月、日；第15、16位数字表示：所在地的派出所的代码；第17位数字表示性别：奇数表示男性，偶数表示女性；第18位数字是校检码，用来检验身份证的正确性。18位数字包含了一个人出身的省市县、出身日期、被管辖的派出所，性别等信息，简单明了，很容易录入系统，方便统计一个省、一个市、一个县或一个区的出生人数，在某一年的出生人数，一个派出所的管辖人数。只有了解人口的出生、流动情况，才有了管理一个地区基础。
对于制药企业，所涉及的物料也包含众多，就大的分类来讲就有成品、原辅料、化工试剂、包材、备品备件、低值易耗、实验动物等。有的公司是通过K3系统进行物料管理。编码规则是大类+流水号的方式。比如原辅料则编码YFL******，化学试剂则编码HXSJ*****，流水号的位数不定，根据物料增加而增加。这种编码规则有非常大的弊病，首先是分类标准不明，同样的物料因用途不同可分到不同的类别，比如乙醇如用于研发使用可归于化学试剂类，如用于生产则归到原辅料类，这就造成了同样的物质同样的规格却有多个编码。同时命名也无统一的规则，比如有的将500ml/瓶规格的乙醇命名为“乙醇500ml/瓶”，有的命名为“乙醇500ml”，还有的命名为“乙醇500ML“，还有的就命名为“乙醇”，在规格的列中增加500ml/瓶的说明，这就造成了即使按生产的用途归于原辅料，都会有4个编码。其次，编码中除大类外就是流水号，未来没法做更为细分的管理，除非破坏原有体系。第三，编码中有英文有数字，且数字的位数还不一致，录入系统不方便，给后期的统计造成很多的麻烦。
有的公司使用的是SAP系统，采用的是10位数的编码规则。头2位代表大类，比如10代表成品，20代表原料药，30代表中间体，40代表原辅料，50代表化工原料，60代表包材，70代表其他物资。第3-5位代表中类，比如50300代表化工原料中的化学试剂，50400代表化工原料的生物试剂，后5位为流水号。物料命名的规则是名称_规格，英文一律用小写字母，且不空格。
此编码规则具备了易识别，如看到503就知道是化学试剂，唯一性，易录入系统，易拓展，假设后期因管理的需要增加了“麻醉和精神类”的分类，则在其他物资中增加709这个分类。若后期有更加精细的管理需求，还可在第4和第5位上增加子分类，且不会影响原有体系。应用此编码规则一年之后，彻底改变了以前使用K3系统编码的混乱，真正做到了一物一码，使物料的分类统计十分的方便易行，为物料的管理打下了牢固的基础。
科学的物料编码只是迈出了物料管理的第一步，后面的工作任重而道远，我们将再后面的篇章中进行一一拆解。
未完待续。。。。。。。
