公司究竟需要幾套體系文件?

對於規模體量稍微較大的企業,其質量、流程、內控一般隸屬於不同的組織,那麼我們可能經常會面臨類似的疑問:我們要推行業務流程體系建設,那麼現有的質量體系、內控體系、安全體系和流程體系之間又是什麼關係?到底哪個體系能更好的支撐業務有效運行呢?

我認為企業規範管理通常是從引入ISO9000質量管理體系開始的,之後隨著業務發展,再由各職能部門陸續引入各類管理體系,例如環境管理體系、安全管理體系、內控管理體系等。以上多個體系看似從不同專業角度對業務進行專業化管理,但業務部門卻抱怨要耗費大量時間、精力來應對各職能管理部門做重複的工作。因此,如何避免多套管理體系給業務人員帶來困擾,幫助業務實現合規、高效運營呢?

其實,脫離了業務而孤立存在的管理體系是無效的,所有的管理體系必須融入到業務中才能發揮價值,業務是通過多個流程環節實現的。因此,多套管理體系都應該融合並在業務流程中落地。

業務流程與其他體系所管理的對象都圍繞著業務開展、目標是一致的,都是針對業務過程進行管理,都認為結果是由過程產生的,過程的質量決定了結果的質量。但它們管理的側重點有所不同。業務流程是把一個或多個輸入轉化為對客戶有價值的輸出的一組活動過程,它關注過程的輸入、活動及其之間的關係、輸出、有誰做、為誰做、什麼時候做,也就是說業務流程是刻畫業務運營過程及其管理規則的,反映業務的本質。

業務流程體系猶如高速公路網,各管理體系猶如為了保證高速公路網有效運行而對車輛、載重、速度、線路等提出的標準和要求,兩者並不矛盾衝突,而是相互補充,共同促進業務過程的質量和效果,本來就應當相互融合成為一體。

為了保證業務運行的有效和可控,業務流程中需要融合質量、內控、授權、有關制度等管理標準和要求,從而形成一套綜合的管理體系。業務流程體系與各類管理體系融合後企業一組業務活動,只有一套整合的流程體系文件,該體系文件能夠同時滿足各類管理體系的要求。


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