excel究竟難在哪裡?為啥那麼多新手小白都不會?其實excel說白了就是要你掌握“三表”!所謂“三表”,即一個Excel工作簿一般就三張工作表——“源數據表”、“參數表”和“彙總表”。
1一個案例教你模仿“三表”
(手機看不清不要緊,下面會逐一截圖說明)
■ 記錄表
■ 參數表
是不是特別討厭別人填寫你源數據表時不規範,有人寫的是“郵件”,有人寫“E-mail”或“email”(苦笑),下次做好參數表,告訴不按要求填寫的人,一律退回~
■ 彙總表
第三張《彙總表》,這個是我用來彙報該項工作成果,發現數據異常的報表。下圖是我使用數據透視表分析的簡易報表,由於前兩張表的規範使用,使得《彙總表》只用在一分鐘內完成。而且當源數據發生變化後,也只需在透視表工具中點擊“刷新”即可呈現最新報表。
所以,“三表”是一個做表的概念,推薦新手們下手做表時“套用”。
2細解“三表”
既然是教新手們套用,所以得說說怎麼套用。
■ 源數據表
源數據表是存儲數據最重要的表,“三表”中丟失了這張表相當於是玩完兒——因為他承載了最原始的數據。一個正確的源數據表應該滿足以下條件:
①一維數據
②一個標題行
③字段分類清晰
④數據屬性完整
⑤數據連續
⑥無合併單元格
⑦無彙總行
⑧無分隔行/列
⑨數據區域無空白單元格
⑩單元格內無短句/句子
看了上面這麼多約束是不是很頭疼?請忍住,
這些能夠避免你後續出現諸多困難,如果你能看懂上面一兩條,也請堅信不疑的相信其他幾條。■ 參數表
參數表與計算機的配置表很相似,比如網購衣服填寫您電話號碼時,系統要求你只能填寫數字而且必須11位;您選擇款式時,只能從系統給您配置的選項(如S碼、M碼、L碼)中選擇等等。
參數表起到的就是這個作用,告訴填寫源數據表的人,需按參數表的規則填寫。參數表一般具備以下特點:
①字段分類唯一性
②字段分類與源數據字段分類名一致
③確定後一般不修改
④具有可擴展性(比如提交形式增加了個“QQ”)
⑤由多個一維表組成
■ 彙總表
彙總表往往是領導最愛看,是“三表”中最出彩的。我們常用透視表、二維表、圖表等展示,偶爾附有簡單的點評和標註。彙總表的特點:
①形式多樣性
②隨源數據表更新而更新
③分析口徑或維度來自於源數據表
④可實現數據鑽取(數據透視表具備此功能)
3小結
當然,任何理論總有侷限性,比如某些場景下會存在多個源數據表,也存在參數表被配置在源數據中等等。
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