excel“三表”究竟是啥?怎样学好?

excel究竟难在哪里?为啥那么多新手小白都不会?其实excel说白了就是要你掌握“三表”!所谓“三表”,即一个Excel工作簿一般就三张工作表——“源数据表”、“参数表”和“汇总表”。

1一个案例教你模仿“三表”

excel“三表”究竟是啥?怎样学好?

(手机看不清不要紧,下面会逐一截图说明)

■ 记录表

■ 参数表

是不是特别讨厌别人填写你源数据表时不规范,有人写的是“邮件”,有人写“E-mail”或“email”(苦笑),下次做好参数表,告诉不按要求填写的人,一律退回~

■ 汇总表

第三张《汇总表》,这个是我用来汇报该项工作成果,发现数据异常的报表。下图是我使用数据透视表分析的简易报表,由于前两张表的规范使用,使得《汇总表》只用在一分钟内完成。而且当源数据发生变化后,也只需在透视表工具中点击“刷新”即可呈现最新报表。

所以,“三表”是一个做表的概念,推荐新手们下手做表时“套用”。

2细解“三表”

既然是教新手们套用,所以得说说怎么套用。

■ 源数据表

源数据表是存储数据最重要的表,“三表”中丢失了这张表相当于是玩完儿——因为他承载了最原始的数据。一个正确的源数据表应该满足以下条件:

①一维数据

②一个标题行

③字段分类清晰

④数据属性完整

⑤数据连续

⑥无合并单元格

⑦无汇总行

⑧无分隔行/列

⑨数据区域无空白单元格

⑩单元格内无短句/句子

看了上面这么多约束是不是很头疼?请忍住,

这些能够避免你后续出现诸多困难,如果你能看懂上面一两条,也请坚信不疑的相信其他几条。

■ 参数表

参数表与计算机的配置表很相似,比如网购衣服填写您电话号码时,系统要求你只能填写数字而且必须11位;您选择款式时,只能从系统给您配置的选项(如S码、M码、L码)中选择等等。

参数表起到的就是这个作用,告诉填写源数据表的人,需按参数表的规则填写。参数表一般具备以下特点:

①字段分类唯一性

②字段分类与源数据字段分类名一致

③确定后一般不修改

④具有可扩展性(比如提交形式增加了个“QQ”)

⑤由多个一维表组成

■ 汇总表

汇总表往往是领导最爱看,是“三表”中最出彩的。我们常用透视表、二维表、图表等展示,偶尔附有简单的点评和标注。汇总表的特点:

①形式多样性

②随源数据表更新而更新

③分析口径或维度来自于源数据表

④可实现数据钻取(数据透视表具备此功能)

excel“三表”究竟是啥?怎样学好?

3小结

当然,任何理论总有局限性,比如某些场景下会存在多个源数据表,也存在参数表被配置在源数据中等等。


分享到:


相關文章: