What to Say When You Fire an Employee
原文作者：Amy DelPo, Attorney
翻譯：劉鑫河ACCA、張海欣
對於僱主來說，唯一比做出解僱員工的決定更困難的事情就是要面對他/她。事實上，面對面的解僱員工是管理者面臨的最困難的任務之一，同時也是最悲哀的事情之一。經調查顯示，經理們對這部分工作的恐懼程度超過了其他任何一個人。
會議在哪裡舉行
除非你擔心員工可能會犯下某種暴力、破壞或盜竊行為，否則你應該在員工最舒適的地方開會。選擇一個確保保密的私人場所——讓員工在這個地方消化信息，遠離窺探的目光。如果員工有私人辦公室，那是終止會議的最佳地點。員工在那裡會很舒服，一旦會議結束，你就可以離開了，而員工在你離開後可以整理他/她的想法。如果員工在小隔間裡工作，敞開式辦公，或者沒有私人空間，會議室或其他私人的中立場所是下一個最好的選擇。
為會面做好準備
在會議開始前，先審查員工的人事檔案，特別是有關績效的文件或導致終止決定的問題。你還應該回顧公司為幫助員工改進而採取的任何措施，比如指導或培訓。特別是如果你不是員工的日常主管，你應該多花些時間把事實弄清楚。
你還需要準備好解釋未來會發生什麼——例如，當員工收到最後的薪水，如何繼續福利，員工是否會得到遣散費等等。你可能需要與人力資源部門見面，或與公司的律師協商，以獲得所有的細節。
開始會面
在會議開始時，通知員工你正在終止他/她的特定日期的工作。這樣做可能聽起來很刺耳，但從閒聊、笑話或寒暄開始，只會讓員工感到措手不足，而且一旦會議的真正原因變得清晰起來，他很可能會有愚蠢的感受。
直接和專注於一件事情上，讓員工意識到最終的決定，而不是談判的結果。這不是含糊不清的語言的時候(“事情只是沒有解決”）或者委婉語（“也許你該考慮換個話題了”）。實際上，使用“終止”或“結束”這兩個詞通常是最好的方法，以免產生誤解。
解釋決定的原因
下一步是簡要說明為什麼要解僱員工。最好的語氣是客觀和專業的。如果你太直率，你就有可能顯得冷酷無情。同時，過於同情可能會讓他覺得你是在道歉，或者是在逃避決定。
不要覺得你必須為你的決定辯護。簡單地說明原因，然後就此結束。做更多的事情只會增加傷害員工不必要的情緒或把員工拖入爭論的風險。試圖向員工證明解僱是你唯一的選擇，其實毫無意義。不管情況多麼糟糕，員工可能會不同意你的決定——或者至少不滿意。而對員工的每一個錯誤都念念不忘並不是結束這段關係的好方法。
同時，不要有將問題最小化的想法。即使你的目的只是為了避免員工的感受，如果員工決定提起訴訟，這些安慰的話可能會反過來困擾你。
你不得不為解僱的決定辯護。
儘量避免被捲入關於這個決定的爭論中。如果員工想發洩或表達不滿，你可以簡單地說:“我理解你的感受，但決定是最終的。”而且，特別是如果你沒有做出終止決定、沒有抵制任何讓你遠離現狀的誘惑。如果你告訴員工你會以不同的方式處理事情，或者你不同意公司的決定，這幾乎肯定會導致問題的發生。
處理文書工作
如果可能的話,帶著員工的最終工資單去參加終止會議,並準備好解釋它，包括(例如,它是否包含應計假期或公司決定是否支付員工直到月底的工資)。國家法律管轄休假時間問題，以及提供最終檢查的時限;
如果你的公司會提供遣散費，說明它包含什麼。如果員工被要求籤署一份豁免書或豁免書以獲得遣散費，請簡要說明條款並給予僱員一份文件副本以供審查。不要強迫員工在會議上做決定。
如果僱員對公司有合同義務，如非競爭或保密協議，則應與員工簡要審查這些文件。同時也要說明員工是否知曉以及如何能夠繼續享受福利，特別是健康保險。
完成收尾工作
在員工瞭解了終止事宜之後，員工很可能會感到困惑和不安。準備回答下列問題，幫助員工前進:
- “我是在剩下的時間裡工作還是馬上離開?”
- “我什麼時候可以取行李?”
- “我的同事知道這是怎麼回事嗎?”
- “我應該告訴我的客戶什麼?”
- “我的約會安排在本週餘下的時間裡;我該怎麼做呢?”
在會議之前，你應該為正在進行的工作制定一個計劃：這些項目會交給同事嗎?你需要員工完成任何事情嗎?員工需要協助過渡嗎?
結束會面
在你離開員工之前，給員工留下你自己或公司裡的其他人提供聯繫信息，他們可以回答後期提出的問題，協助員工收集個人物品，並上交公司財產，並確保提供任何與公司利益福利相關的文件。
以最積極的方式結束會議。祝員工好運並握手。如果你能誠實地對員工在公司的任期說一些積極的話，那就一定要這麼做。並向員工保證，你提供的聯繫人可以回答任何提出的問題，並協助員工完成離職手續。
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