職場中，有時會出現這樣的一個場景，因為某些原因，我們需要不停和不同人解釋說明同一件事情的時候，往往會因為對象不同而重複該事件的，很多寶貴的工作時間就會浪費，有時甚至會因此產生負面情緒，那麼如果能快速整理出該事件的重點因素，直接給對方查閱，那麼想必時間上一定會事半功倍，所以今天就交給大家一個職場小工具——一張神奇的A4紙整理法。
我記得自己剛入職場的時候，領導讓我製作一份客戶行業分析的調研報告，剛開始的時候，還有點高興，終於可以發揮自己的才華啦，蒐集了很多材料以後，迫不及待想把這些成果告訴老闆，洋洋灑灑寫了10頁word，當天部門分享的時候，在第3頁就已經超過了早會會談的時間，並且老闆明顯已經看不下去意思。
所以這件事情的問題出在哪裡？——沒有抓住對方的核心需求。
調研報告的目的，是讓領導瞭解調研的成果，找到成功（或失敗）的原因，以及對未來的指導意義。（比如，如何與該類型用戶打交道？）
再加上領導每天“日理萬機”，過多的文字，只會讓他覺得你不夠職場力。所以職場雷區一點：不做復讀機，而是重點信息的過濾器。寫給上級的東西，重點講問題，原因，方法，啟示建議。少去講現象，常識，故事，道理。
那麼我們就運用一張A4，來書面對上級如何“快準穩”
三段式彙報
1.取得的結果：
該行業客戶消費潛力極大；
2.結果的原因：
該行業成本低，市場需求大，廣告宣傳對於客戶而言是錦上添花，因為與該行業合作整體的佔比是60%（精簡列出亮點內容）；
3.啟示建議：
建議重點開發此行業客戶；
用這個三段式邏輯去編寫你的報告，不用超過10頁。領導5分鐘之內就能知道你的想法是什麼，剩下的時間他會慢慢去思考這件事件的意義。
剛才的調研事件還沒有結束，後來因為我做客戶行業的調研後領導要求我給同事去針對調研結果去製作具體方案當我丟給對方那10頁word時，大多數情況下，對方都沒有仔細閱讀而是再次去詢問其中的細節，導致我又一遍遍重複了這份調研。所以面對同級，這件事情的
問題出在哪裡？——沒有抓住自身的需求。因為現在我的角色是組織與安排，需要同事一起來執行該事項，這時我就需要像產品說明書一樣，做到細緻入微。
那麼我們就運用一張A4，來書寫如何與同級下級溝通
說明書式書寫
1.陳述事件，告知事件的起因結果。
如：根據客戶行業調研，該行業的廣告潛力較大，需要大家集中找一下適合該行業的推廣方案。
2.要求明確，具體到涉及到的數據都列出。
如：我們需要知道該行業的數據包括：
最暢銷的銷售數據、主要覆蓋該行業目前的客源數據
3.明確清楚事件的結束時間節點。
如：截止時間：下週二早會分享
4.格式要求
如：Word或者PPT
5.獎懲措施設定一個能制約的條例
如：領導將與小組一起參與早會分享，
6.最後的輔助說明，提前說明有任何具體在A4紙上不明白的，怎麼辦。
如：有什麼不清楚的隨時問我，非常感謝！
這樣寫，就把事件的任務範圍全部詳細的框定，讓對方沒有任何疑問，只管去執行。這也是節約了來回溝通的時間，提高溝通效率。
所以今天教給大家的A4紙整理法，更多的是幫助大家去練習用文字來表達你的所見、所思，闡明自己看到的現象和知道的事實、說明自己的觀點從而提升思考與學習。
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