文 | 明哥，前麥肯錫戰略諮詢顧問，埃森哲管理諮詢顧問，一個喜歡用思維導圖架構PPT的老司機，歡迎關注，一起成為職場精英。

場景預設：

假設你計劃參加一場某個領導崗位的競聘演講，又或者你計劃在公司做一場專業培訓或案例分享會，你可能都需要面臨一個問題，在眾目睽睽之下，因為緊張、被打斷、被提問等因素，你可能語想好的內容忘記了，所說的內容沒有條理、邏輯不清，從而出現無倫次的窘態。

下面的6個步驟，也許可以解決你的問題，讓你發言時不跑題、條理清晰、自信滿滿：

一、發言稿準備技巧

第一步：把打算在發言中用到的關鍵信息寫下來，現在先不用擔心順序或者是否切題，只需要逐一羅列就好，把你想到的信息羅列出來後，再分別將每一條寫在一張便籤上。

第二步：仔細讀一遍這些便籤，確保每個便籤的內容都邏輯嚴謹，然後快讀一遍，同時將便籤分類，把同類信息的便籤放在一起，如果某張便籤不屬於任何一個類別，那麼就把這張單獨放在一邊。

第三步：再次檢查便籤上的信息，對於那些單獨放著的便籤，如果確實不符合適合主題，那就扔掉。如果其中一類的便籤非常多，那麼仔細看一下，是否有一些是畫蛇添足的，這裡推薦用麥肯錫的MECE法則（相互獨立且完全窮盡，大白話就是不重複、不遺漏）。

第四步：調整內容順序，先把會議發言中要提到的重點寫下來，標出1、2、3等優先次序，再看剛才分類好的信息分別適合用在哪些重點中，然後用簡單的詞句概括每條信息的內容，並寫在剛剛記下來的重點下面。

第五步：準備給發言寫個開頭和結尾。這兩個內容應該逐字逐句地寫出來，以防發言的時候太過緊張。記住，開頭應該介紹你的發言的主旨，讓與會人員知道你要告訴他們哪些信息，而結尾則是對你的發言內容作一個總結，告訴與會人員剛才你講了些什麼。

第六步：把你的發言變成卡片，在第一張卡片的最上面用比較醒目的字體寫上發言的第一個重點，下面是你總結過的適用於這個點的概括信息，然後以此類推，發言時有多少重點就準備幾張卡片。

二、會議組織技巧

1、明確會議目標

沒有明確目標就往往沒有重點、讓人摸不到頭緒的發言，沒有人願意聽、只好打瞌睡，所以可以根據會議目的列個綱要，（1）實時提醒自己會議各項主題，（2）可以防止跑題。

2、明確會議日程

日程就好比是一幅地圖或會議導航圖，指導著會議的進程和目標的達成，可以針對每個部分設定大致的時限，從而讓一會人員清楚時間計劃，從而做好工作和時間安排。

3、讓與會人員積極參與

為了提高會議效果，你可以通過以下方式促使與會人員積極參與：

• 眼神交流，建議看一個人而不是一群人來回掃視
• 邀請參會者發言
• 表揚與會人員
• 要求參與互動
• 要求回答問題。

4、應對消極表現

有些人會對會議持消極態度，看上去冷淡、不友好或者比較內向，這時候應主動干預。在很多情況下，干預此類表現可以起到影響其他人行為的作用，你可以試著：

• 發言時接近他或請他回答
• 讓他意識到你正在關注他
• 把注意力放在問題上，不要進行人身攻擊

5、認真傾聽

最有效的溝通是認真傾聽，然後針對性的做出調整，傾聽到某個問題時，可以複述一遍他們的問題，從而讓完美對問題的理解更充分，同時，這個過程給了我們時間思考如何回答。

6、讓會議更輕鬆

如果有輕鬆的會議環境人們可以更好地理解會議精神，也可以從中知悉更多的領導者理念，最起碼開會時與會人員可以不打瞌睡：

• 用故事開場，故事最有吸引力，可以試著用30秒講一個小故事來開場。
• 自我解嘲，說點自己的糗事、尷尬事，你姿態越低，會議越輕鬆
• 用一些奇聞、軼事來解釋枯燥的理論
• 進行一些簡短、有趣的遊戲

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