物料的名稱、規格等都不能作為區別物料的標示，同名同規格的物料總是存在的。要實現物料的科學管理，物料編碼是基礎。
為了對物料實現統一編碼，許多企業特別是大中型企業，通常設有獨立的物料編碼機構，或組織專項編碼培訓班等。但往往實踐證明，相關的執行部門最終還是沒有嚴格按照物料編碼的規則執行，工作也沒有達到預想中的效果。物料編碼和企業標準化工作也息息相關，很多企業在推行標準化（模塊化設計）工作中，花費了大量的人力和物力，又是抽調骨幹隊伍，又是收集圖紙、制定標準，一干就是好幾年。但最後，往往又是無疾而終。物料編碼，是一件簡單的事情，但絕對不是一件容易做好的事情；是一件重要且有意義的事情，但絕對不是每家企業都能做好的事情。
一、物料編碼的功能
物料編碼是以簡短的文字、符號或數字、號碼來代表物料、品名、規格或類別及其它有關事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數百種或數千、數萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而藉著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料數據傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：
1、增強物料數據的正確性；
物料的領發、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數據更加正確。至於一物多名，一名多物或物名錯亂之現象不致於發生。
2、提高物料管理的工作效率；
物料既有系統的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。
3、利於計算機的管理；
物料管理在物料編碼推行徹底之後，方能進一步利用計算機作更有效的處理，以達到物料管理之效果。
4、降低物料庫存、降低成本；
物料編碼利於物料庫存量的控制，同時利於呆料的防止，並提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。
5、防止物料舞弊事件之發生；
物料一經編碼後，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發生。
6、便於物料之領用；
庫存物料均有正確的統一的名稱及規格予以編碼。對用料部門的領用以及物料倉庫的發料都十分方便。
7、便於壓縮物料的品種、規格。
對物料進行編碼時，可以對某些性能相近或者相同的物料進行統一、合併和簡化，壓縮物料的品種、規格。
二、物料編碼的誤區
圖號作為物料編碼
隨著信息化的不斷推進，當前大部分的中國企業都在使用CAD等輔助設計系統。由於設計管理規範的要求，每張圖紙都會有一個圖號，於是大部分的企業直接使用圖號作為物料的編碼。但使用圖號作為物料編碼，會存在如下問題：
1、由於技術部門並不負責原材料的管理，原材料就沒有圖號；
2、圖號並不唯一；
很多使用圖號作為物料編碼的企業，他們一直認為這是比較合理的。圖號能夠表述物料的唯一性嗎？他們認為：“可以……但是，極個別的不能。”為什麼極個別的不能？同樣一張設計圖紙，可以使用不鏽鋼製造，也可以使用鍍鋅板製造，兩種不同的原材料製造出來的產品，我們能夠說是一樣的嗎？但他們的圖號確實就是一樣的。
3、圖號的管理本身不規範；
大部分的研發部門對於圖號的編碼管理本身就不嚴謹。不同的設計人員、不同的設計小組遵循的編碼規則並不相同，導致後續使用圖號的混亂，圖號作為物料編碼就更加不合適了。因要求物料編碼表述大量的信息部分企業由於缺乏物料編碼的經驗，在制定編碼規則的時候，往往希望制定出一套萬能的、一見到編碼就可以知道物料所有情況的規則。包括物料種類、屬性、供應商信息，甚至包括存放倉庫的信息。這些對於編碼的過高期望，都是由於沒有編碼制定經驗造成的。期望越高，失望就越大。編碼就是編碼，它無法表達其根本無法承載的過多信息。把制定編碼規則的工作交給個別人或部門去完成企業的管理層往往習慣把編碼工作交給技術部門或者某個資深員工來主持完成。這種做法忽略了一點，編碼真正使用最多的是物料管理部門、財務部門，而非制定編碼規則的技術部門。制定物料編碼，應該聯合技術部門、物料管理部門、財務門，組成制定團隊共同完成。
三、物料編碼的原則
物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：★簡單性 ★分類展開性 ★完整性 ★單一性 ★一貫性 ★可伸縮性 ★組織性 ★適應計算機管理 ★充足性。
1、簡單性
編碼的目的在於將物料化繁為簡，便於物料的管理，如果編碼過於繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應用文字元號或數字上應力求簡單明瞭，這樣可節省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續，並可減少其中的錯誤機會。
2、分類展開性
物料複雜，物料編碼大分類後還要加以細分，如果採用阿拉伯數字十進制，則每段最多隻能由十個細分的項目，如果採用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難於查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如採用阿拉伯數字十進制，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。
3、完整性
在物料編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。
新產品新物料的產生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有新物料產生，即應賦予新的物料編碼，並規定新的物料沒有編碼，採購部門不得從事採購，即使沒物料編碼的新物料採購進來了，倉庫部門或會計部門發現物料訂購單缺少物料編碼，即應請採購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。
4、單一性
物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數個物料編碼，或一個物料編碼有數項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經過沖壓成型、鑽孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即衝壓成型後立即進行鑽孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是衝壓、入庫、領料、鑽孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區分該物料的三種狀態，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態的物料。
5、一貫性
物料編碼要統一而有一貫性，如以年限分類為標準時，就應一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這麼做必須要分段或分級進行。
6、伸縮性
物料編編碼要考慮到未來新產品發展以及產品規格的變更而發生物料擴展或變動的情形。預留物料的伸縮餘地，並不能僅就目前物料的現狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產生時，就有新物料無號可編的情況。
7、組織性
物料編碼依其編碼的系統，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或數據。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。
8、適應電腦管理
電腦的應用已經比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼儘可能短、少使用其它符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。
9、充足性
物料編碼所採用的文字、記號或數字，必須有足夠的數量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統被破壞，費時誤事。
10、易記性
在不影響上述九項原則之下，物料編碼應選擇易於記憶的文字、符號或數字，或賦予暗示及聯想性。但這原則是屬於次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優秀的物料編碼。
四、物料編碼的技巧
1、編碼規則需儘可能反映物料大類。
物料大類可以讓我們對物料的類別有一個直接的判斷。比如我們每天都在使用移動電話，如果我們看到139號段的號碼，就知道是移動的來電。大類的劃分原則往往是：第一碼：產成品、半成品、原材料、輔料、低值易耗，主要供財務使用；第二碼：真正的類別，依據企業不同的情況具體制定。
2、編碼需要長短適中。
按照人的記憶習慣，7-13位的編碼是比較合理的。
3、儘量不要使用有特別意義的編碼。
很多物料編碼的初衷是為了清晰明瞭地表述物料，如將鋼板編碼成GB，簡單易懂。但隨著物料種類的增加，以GB編碼的物料也不再僅限於“鋼板”，“鋼筆”就以GB命名。
4、避免使用難以交流和區別的字符。
文字代表了中華民族博大精深的文化，拼音更被譽為世界上最複雜的字符之一。如果單純通過拼音字母，如G和J，很大部分人會因為不標準的發音而難以進行區分。另外，字母L的小寫打印出來以後和數字1沒有區別，O打印出來後和數字0沒有區別等等。我們在制定編碼規則過程中，要儘量避免使用這些容易產生混淆的字符。
5、不要把可能變動的信息編入編碼。
什麼是可能變動的信息？舉個最簡單的例子，現在很多企業將員工編碼規則定為：部門號+流水碼。筆者認為這是最不合理的編碼，員工如果發生人事變動或者崗位變換，編碼就無法準確表述其所在部門。如果員工的人事和崗位變動頻繁了，編碼反而成為企業的困擾
五、物料編碼如何有效推行
很多企業在花費了大量的人力、物力和財力制定出一套科學的、合乎企業實際情況的物料編碼體系後，就像他們制定的其他厚厚的管理制度文件一樣，被鎖進了黑暗的文件櫃中，僅僅在進行相關質量體系認證時拿出來使用。當然，有同行過來參觀的時候，也會時常拿出來進行炫耀。
制定完善的物料編碼規則只是物料編碼工作的第一步。如何使制定的編碼規則在企業內部真正得到推行，改善和解決技術、物管、財務等部門各自為政、多套編碼並存、多種物料稱謂混亂等企業管理問題，才是物料編碼工作中最實質性的一步。有效推行企業的物料編碼工作有兩種途徑：
1、實施軟件管理系統
實施ERP等信息化軟件系統，是在系統中固化物料編碼，實現強制推行的最容易也最有效的方式。ERP系統會按照企業制定的物料編碼規則，自動生成編碼。ERP系統具備的便捷的查詢、排序等功能，也可以讓員工快速體驗統一編碼帶來的效益，進而積極配合編碼工作的執行。合理的編碼規則結合ERP、PDM系統中的查詢、排序功能，對於企業標準化工作的推行會起到直接的積極影響。
如果企業尚不具備實施ERP、PDM等信息化系統的條件，要實現物料編碼規則的貫徹執行，唯一的辦法就是通過制定物料控制流程，設定專人控制物料編碼。在流程的執行過程中，嚴格遵守物料編碼唯一出口原則。
企業制定出來的物料編碼規則得不到真正有效推行，究其原因，在推行組織機構的設定、物料編碼流程的執行等方面一定有不到位的地方。因此設定專人負責物料，不失為有效地辦法。
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