公文管理規範
1.0 目的
為使XX集團（以下簡稱"公司"）的公文管理工作規範化、制度化、科學化，
提高公文處理的效率、質量，同時做好公文傳達、落實的督促檢查工作，提升執行力，結合本公司實際情況，特制定本制度。
2.0 範圍
本制度適用於公司各部門、各分支機構所有公文的管理。
3.0 職責
3.1行政人事部：負責公司各部門、分支機構各類公文的收集、整理、保管和本制度的執行。
3.2監察部：負責本制度執行情況的監督。
4.0 公文管理規範
4.1常用公文種類
4.1.1決議。適用於會議討論通過的決策事項。
4.1.2決定。適用於對重要事項做出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷部門、分支機構不適當的決定事項。
4.1.3公報。適用於公佈重要決定或者重大事項。
4.1.4公告。適用於公司內外宣佈重要事項。
4.1.5通告。適用於在公司所轄範圍內公佈應當遵守或者周知的事項，主要用於有關部門開展業務工作需要。
4.1.6意見。適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
4.1.7通知。適用於轉發上級單位的公文，批轉部門、分支機構的公文；發佈規章；傳達要求各部門、分支機構辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項。
4.1.8通報。適用於公司內部表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
4.1.9報告。適用於向政府機關及上級組織機構彙報工作、反應情況、回覆政府機關及上級組織機構的詢問。
4.1.10請示。適用於向政府機關及上級組織機構就有關事項請求指示、批准。
4.1.11批覆。適用於答覆下級部門或人員的請示事項。
4.1.12議題。是有提按案權的部門或個人提交會議討論的方案、建議。適用於各部門、各分支機構按照 程序向總經理辦公會、常務會、專題會或者向上一級組織機構辦公會、專題會提請審議事項。
4.1.13函。適用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批。
4.1.14紀要。適用於記載會議主要情況和議定事項。
4.1.15 意見。適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
4.2專用公文種類
備忘錄、意向書、協議書、合同書、調查報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事。
4.3公文用紙幅面尺寸、版面及印製裝訂要求
4.3.1公文用紙：幅面採用國際標註A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。
4.3.2頁邊與版心尺寸：公文用紙天頭（上白邊）為37mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm，版心尺寸
為156mmх225mm。
4.3.3字體和字號：如無特殊說明，公文一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。
4.3.4行數和字數：一般每面排22行，每行排28個字，並撐滿版心。特定情況可以作適當調整。
4.3.5文字的顏色：如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。
4.3.6製版要求：版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。
4.3.7印刷要求：雙面印製；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
4.3.8裝訂要求：公文應當左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。
騎馬訂或平訂的公文應當：
4.3.8.1訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處。
4.3.8.2無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固。
4.3.8.3騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。
4.3.8.4包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。
4.3公文格式各要素編排細則
公文一般由份號、版頭、密級和保密期限、緊急程度、發文單位標誌、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送單位、印發機關和印發日期、頁碼等部分組成。
4.3.1公文格式各要素的劃分 4.3.1.1一個完整的公文分為版頭、主體和版記。
4.3.1.2公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。
4.3.1.3版頭、主體和版記均位於版心之內，頁碼位於版心之外。
4.3.2公文格式各要素的編排細則
4.3.2.1版頭：一般包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發文單位標誌、發文字號、簽發人等要素。
4.3.2.1.1份號：公文印製份數的順序號。涉密公文應當標註份號。一般用6位3號阿拉伯數字，頂 格編排在版心左上角第一行。
4.3.2.1.2密級和保密期限：涉密公文應當根據涉密程度及《保密管理制度》中相關條款分別標註"絕 密"、"機密"、"秘密"和保密期限。一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標註。文件秘密等級和保密期限，由發文單位簽發人根據文件內容確定。
4.3.2.1.3緊急程度：公文送達和辦理的時限要求，根據緊急程度，緊急文件應當分別標註"特急"、"加急"。一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標註份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。收文部門收到緊急文件後，須立即轉呈收文人，不可延誤。非緊急文件，在此處標示可省略，收文部門按正常要求時限傳遞。
4.3.2.1.4發文標誌：由公司全稱或者規範化簡稱加"文件"二字組成，也可以使用公司全稱或者規範化簡稱。發文標誌居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm,一般用小標宋體，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯合行文時，如需同時標註聯署發文單位名稱，一般應當將主辦單位名稱排列在前；如有"文件"二字，應當置於發文單位名稱右側，以聯署發文單位名稱為準上下居中排布。
4.3.2.1.5 發文字號：由公司代字、部門代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦單位的發文字號。一般採用3號仿宋體字，編排在發文標誌下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標註；年份應標全稱，用六角括號"〔 〕"括入；發文順序號不加"第"字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字後加"號"字。上行文的發文字號居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名處在同一行。
4.3.2.1.6簽發人：上行文應當標註簽發人姓名。一般由"簽發人"三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文標誌下空二行位置。"簽發人"三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文單位的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。
4.3.2.2主體：一般包括標題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附註、附件等要素。
4.3.2.2.1標題：由公司名稱、事由和文種組成。一般用2號小標宋體字，編排於紅色分割線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。
4.3.2.2.2 主送單位：公文的主要受理單位，應當使用單位全稱、規範化簡稱。一般用3號仿宋體字編排於標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最後一個單位名稱後標全角冒號。
4.3.2.2.3正文：公文的主體，用來表述公文的內容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字編排位於主送單位名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用"一"、"（一）""1.""（1）"標註；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標註。
4.3.2.2.4 附件說明：公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排"附件"二字，後標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標註附件順序號（如"附件：1.χχχ"）；附件名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。
4.3.2.2.5發文單位署名：署發文單位全稱或者規範化簡稱。
4.3.2.2.6成文日期：署會議通過或者發文單位負責人簽發的日期。聯合行文時，署最後簽發的日期。用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）如：2014年4月1日。
4.3.2.2.7印章：公文中有發文單位署名的，應當加蓋發文單位印章，並與署名單位相符。有特定發文單位標誌的普發性公文可以不加蓋印章。
4.3.2.2.7.1加蓋印章的公文。
4.3.2.2.7.1.1成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。
4.3.2.2.7.1.2單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文單位署名，印章端正、居中下壓發文單位署名和成文日期，使發文單位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文一行之內 4.3.2.2.7.1.3聯合行文時，一般將各發文單位署名按照發文單位順序整齊排列在相應位置，並將印章一一對應、端正、居中下壓發文單位署名，最後一個印章端正、居中下壓發文單位署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文一行之內。
4.3.2.2.7.2不加蓋印章的公文
4.3.2.2.7.2.1單一機關行文時，在正文下空一行右空二字編排發文單位署名，在發文單位署名下 一行編排成文日期，首字比發文單位署名首字右移二字，如成文日期長於發文單位署名，應當使成文日期右空二字編排，並相應增加發文單位署名右空字數。
4.3.2.2.7.2.2聯合行文時，應當先編排主辦單位署名，其餘發文單位署名依次向下編排。
4.3.2.2.7.3加蓋簽發人簽名公章的公文
4.3.2.2.7.3.1單一單位制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標註簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。
4.3.2.2.7.3.2聯合行文時，應當先編排主辦單位簽發人職務、簽名章，其餘單位簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦單位簽發人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個單位的簽發人職務、簽名章；簽發人職務應當標註全稱。
4.3.2.2.7.3.3簽名章一般用紅色。
4.3.2.2.7.3.4特殊情況說明
當公文排版後所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時，可以採取調整行距、字距的措施解決。
4.3.2.2.8附註：公文印發傳達範圍等需要說明的事項。一般使用3號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
4.3.2.2.9附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。
4.3.2.2.9.1附件應當另面編排，並在版記之前，與公文正文一起裝訂。"附件"二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
4.3.2.2.9.2如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號並在其 後標註"附件"二字及附件順序號。
4.3.2.3版記：一般包括抄送單位、印發單位和印發日期等要素。
4.3.2.3.1版記中的分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（高度為0.25mm）。首條分隔線位於版記中的第一個要素之上，末條分隔線與公文最後一面的版心下邊緣重合。
4.3.2.3.2抄送單位：除主送單位外需要執行或者知曉公文內容的其他單位，應當使用單位全稱、規範化簡稱。
4.3.2.3.2.1如有抄送單位，一般用4號仿宋體字，在印發單位和印發日期之上一行、左右各空一字編排。"抄送"二字後加全角冒號和抄送單位名稱，回行時與冒號的首字對齊，最後一個抄送單位名稱後標句號。
4.3.2.3.2.2如需把主送單位移至版記，除將"抄送"二字改為"主送"外，編排方法同抄送單位。既有主送單位又有抄送單位時，應當將主送單位置於抄送單位之上一行，之間不加分隔線。
4.3.2.3.3印發單位和印發日期：一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發單位左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為 01），後加"印發"二字。版記中如有其他要素，應當將其與印發單位和印發日期用一條分隔線隔開。
4.3.2.4頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。
4.3.2.5公文中的橫排表格：A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼錶頭在訂口一邊，雙頁碼錶頭在切口一邊。
4.3.2.6公文中使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規定執行。
4.3.2.7公文的特定格式
4.3.2.7.1信函格式
4.3.2.7.1.1發文單位標誌使用發文單位全稱或者規範化簡稱、居中排布，上邊緣至上頁邊為26mm，一般使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標誌。
4.3.2.7.1.2發文單位標誌下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線 （上細下粗），線長均為170mm，居中排布。 4.3.2.7.1.3如需標註份密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
4.3.2.7.1.4發文字號頂格局版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
4.3.2.7.1.5標題居中編排，與其上最後一個要素相距二行。
4.3.2.7.1.6第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
4.3.2.7.1.7首頁不顯示頁碼。版記不加印發單位和印發日期、分隔線，位於公文最後一面版心內最下方。
4.3.2.7.2紀要格式
4.3.2.7.2.1紀要標誌由"XXXXX紀要"組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，一般使用紅色小標宋體字。
4.3.2.7.2.2標註出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排"出席"二字，後標全角冒號，冒號後用3號仿宋體字標註出席人單位、姓名，回行時與冒號後的首字對齊。
4.3.2.7.2.3標註請假和列席人員名單，除依次另起一行並將"出席"二字改為"請假"或"列席"外，編排方法同出席人員名單。
4.3.2.7.2.4紀要格式可以根據實際制定。
4.4行文規則
4.4.1行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性，做到及時、準確、安全。
4.4.2行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的上級領導或相關單位。
4.4.3向上級單位行文，應當遵循以下規則：
4.4.3.1原則上主送一個上級單位，根據需要同時抄送相關上級單位和同級單位，不抄送下級單位。
4.4.3.2各分支機構的下屬科室向上級分管領導請示、報告重大事項，應當經本各分支機構的負責人同意或授權；屬於領導職權範圍內的事項應當直接報送上級分管領導。
4.4.3.3下級單位的請示事項，如需以分管領導名義向上級單位請示，應當提出傾向性意見後上報，不 得原文轉報上級單位。
4.4.3.4請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾請示事項。
4.4.4向下級單位行文，應當遵循以下規則：
4.4.4.1主送受理單位，根據需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發文單位的直接上級單位。
4.4.4.2總公司行政人事部根據董事會、總經辦授權，可以向下級單位行文，需經董事會、總經辦審批的具體事項，經董事會、總經辦籤批同意後可以由行政人事部行文，其他分支機構不得向下級單位發佈指令性公文或者在公文中向董事會、總經辦提出指令性要求。
4.4.4.3涉及多個分支機構職權範圍內的事務，分支機構之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級單位應當責令其糾正或者撤銷。
4.4.5同級單位與其他同級單位必要時可以聯合行文。
4.4.5.1公司各分支機構之間原則上不互相行文，確有事情需要跨部門、分支機構聯絡的，應使用內部聯絡單解決事項。
4.4.5.2公司內設各分支機構除行政人事部外不得對外正式行文。
4.5公文擬製
公文的擬製包括公文的擬稿、審核、簽發等程序。
4.5.1擬稿：非公司各分支機構業務範圍的綜合性重要文件，由行政人事部擬稿；凡內容屬各分支機構業務範圍內的文件，由各分支機構擬稿；相關分支機構聯合行文，由主辦分支機構擬稿。
4.5.1.1行文要完整準確體現發文單位意圖，並同現行有關公文相銜接。
4.5.1.2一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。
4.5.1.3文種正確，格式規範。
4.5.1.4深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
4.5.1.5公文涉及其他分支機構職權範圍內的事項，擬稿單位必須徵求相關分支機構意見，力求達成一 致。
4.5.1.6總經理應當主持、指導重要公文的擬稿工作。
4.5.2審核：公文文稿簽發前，應當由發文單位總經辦進行審核。審核的重點是：
4.5.2.1行文理由是否充分，行文依據是否準確。
4.5.2.2行文是否完整準確體現發文單位意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提措施和辦法是否切實可行。
4.5.2.3涉及有關分支機構職權範圍內的事項是否經過充分協商並達成一致意見。
4.5.2.4文種是否正確，格式是否規範；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規範。
4.5.2.5其他內容是否符合公文擬稿的有關要求。
注：需要發文單位審議的重要公文文稿，審議前由發文單位總經辦進行初核。
4.5.2.6經審不宜發文的公文文稿，應當退回擬稿單位並說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由擬稿單位修改後重新報送。
4.5.3簽發：公文應當經公司總經理審批簽發。重要公文由公司董事長簽發。
4.5.3.1與董事會有關的文件，由董事長簽發。
4.5.3.2總經理核心團隊成員的任免、目標經營責任書，由董事長簽發。
4.5.3.3與股東有關的文件，由股東大會授權人簽發。
4.5.3.4總公司行政人事部根據董事會、總經辦授權制發的公文，由董事長、總經理簽發。
4.5.3.5簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；籤閱或者簽名的，視為同意。
4.5.3.6聯合行文情況，由聯合行文分支機構負責人會籤後，再報送分管領導簽發。
4.6公文辦理
公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。
4.6.1收文辦理
收文辦理指收到公文後的辦理過程，包括初審、登記、簽收、承辦、傳閱、催辦、答覆等程序。
4.6.1.1初審：行政人事部對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及相關分支機構職權範圍內的事項是否已經協商、會籤，是否符合公文擬稿的其他要求經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位並說明理由。
4.6.1.2簽收：行政人事部行政專員對收到的公文應當逐件清點，核對無誤後在發文單位的《發文登記表》上簽字確認。
4.6.1.3登記：行政人事部行政專員對公文的主要信息和辦理情況等記錄在《公文簽收登記表》上。
4.6.1.4承辦：是指對來文的事項進行傳閱（轉發）、請示、處理、落實等。報送至公司的文件（包括外部文件）由行政人事部行政專員填寫《擬稿紙》或《公文處理單》逐級審批處理。
4.6.1.4.1行政人事部行政專員應當根據公文內容、要求和工作需要確定範圍後及時將所收文件分送相關單位或分管領導、總經理、董事長閱示。
4.6.1.4.2若遇承辦人或閱件人出差或其他情況，在沒有授權的情況下行政人事部行政專員應當及時電話彙報情況，根據承辦人或閱件人口頭指示予以表達，但事後須提請承辦人或閱件人追加簽字確認。如有授權，則由被授權人履行職責。
4.6.1.4.3送領導批示或交有關部門辦理的公文，行政人事部行政專員要負責催辦，承辦人或閱件人應在限定時間內辦理完畢並反饋行政人事部，以備查閱。公司公文辦結時限的要求，按以下規定辦理：
4.6.1.4.3.1一般公文：行政人事部行政專員在簽收時刻起24小時內轉呈有關領導、承辦人或閱件人須在收到轉呈公文後1日內做出批覆（對下級的書面請示等批註意見、答覆）。
4.6.1.4.3.2加急公文：行政人事部行政專員應在簽收時刻起4小時內轉呈有關領導，承辦人或閱件人須在收到轉呈公文後4個工作小時內做出批覆或反饋。
4.6.1.4.3.3特急公文：行政人事部行政專員在簽收後立刻轉呈有關領導，承辦人或閱件人須在收到轉呈公文後即時做出批覆或反饋。領導批覆後，加急公文和特急公文需即刻反饋來文單位，一般公文應在批覆後當日予以反饋。
4.6.1.4.3.4其他文件：考慮到公司實際情況，公司範圍內的往來行文包括但不僅限於該公文種類， 對於公司專有文本如各種審批單、籤閱表等涉及籤批的文件，亦受有關轉呈和辦結時限的限制。
4.6.1.5傳閱：行政人事部行政專員應根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。
4.6.1.6催辦：監察部部長及分管領導要及時瞭解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦分支機構按期辦結。當辦理事項工作進度與時間不匹配或已到期未完成的，應轉入專項督查督辦。緊急公文或者重要公文應當由總經理指定專人負責催辦。
4.6.1.7答覆：行政人事部行政專員對於公文的辦理結果要及時答覆來文單位，並根據需要告知相關單位。
4.6.2發文辦理
發文辦理一般包括複核、登記、印製、蓋章、核發等程序。
4.6.2.1複核：行政人事部行政專員對已經領導籤批的公文，在印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原籤批人複審。
4.6.2.2登記：行政人事部行政專員對複核後的公文，應當確定發文字號、分送範圍和印製份數並詳細記載 在《擬稿紙》上。
4.6.2.3印製：行政人事部行政專員必須確保公文印製的質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印製。
4.6.2.4蓋章：以公司名義行文的，由行政人事部印章管理員負責蓋章並將蓋章公文的主要信息記載在《蓋章目錄》上。
4.6.2.5核發：公文印製完畢，行政人事部行政專員對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查。公文發送必須使用《發文登記表》，對公文的主要信息和辦理情況進行詳細記載。公司公文辦結時限，按以下規定辦理：
4.6.2.5.1文件籤批後應在1小時內完成印製、蓋章。
4.6.2.5.2文件印製、蓋章後應在1小時內發送至相關單位或相關領導（收文單位或相關領導不在統 一辦公地點的可先傳真、電子文件發送）。
4.6.3涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、或者收發單位機要收發人員進行傳遞。
4.6.4整理歸檔：需要立卷、歸檔、銷燬的公文及有關材料，按照《檔案管理制度》規定，及時收集齊全、整理歸檔。
4.7公文管理
4.7.1各分支機構應當建立健全單位公文管理規範，確保管理嚴格規範，充分發揮公文效用。
4.7.2公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行採取保密措施。確定密級後，應當按照所定密級嚴格
管理。絕密級公文應當由領導指定專人管理。公文的密級需要變更或者解除時，由原確定密級的領導決定。
4.7.3複製、彙編機密級、秘密級公文，按照《保密管理制度》所涉及條款執行。絕密級公文一般不得複製、確有工作需要的，應當經公司分管領導批准。複印、彙編的公文視同原件管理。複製件應當加蓋複製機關戳記。翻印件應當註明翻印的機關名稱、日期。彙編本的密級按照編入公文的最高密級標註。
4.7.4公文的撤銷和廢止，由發文單位根據職權範圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。
4.7.5涉密公文應當按照發文單位的要求進行清退或者銷燬。
4.7.6分支機構合併時，全部公文應當隨之合併管理；部門撤銷時，全部公文經整理後按照規定應移交 行政人事部管理。員工調離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文予以移交、清退。
4.7.7因工作需要接觸到"絕密"、"機密"級公文的人員，必須嚴格按照《保密管理制度》中相關條款執行。任何人不得複印、摘抄"絕密"、"機密"級公文。
4.7.8絕密公文只能打印一份，發送"絕密"級公文，必須由起草人送有閱文資格的人員即時簽收閱覽、即時收回。機密、秘密公文按審閱人數打印，發送"機密"、"秘密"級公文，原則上由收文者本人簽收，本人不在時，可由其指定的專人代收，但必須由閱文資格的人或其指定人員妥善保管。
4.7.9公文的立卷、歸檔和銷燬按照《檔案管理制度》執行。
4.8獎懲辦法
4.8.1對執行本制度不力的，公司將視情況按《獎懲制度》、《績效管理制度》等進行懲處。
4.8.2如發生洩密事件，給公司造成損失者，公司除按4.8.1進行懲處外，還將依法追究法律責任。
4.8.3對執行本制度取得顯著成績者，公司將視情況按《獎懲制度》、《績效管理制度》進行表彰。
5.0 公文管理流程
5.1公文的收文流程：
承辦部門擬稿並填寫《擬稿紙》→承辦單位負責人審核簽名→收文單位簽收登記→分送相關負責人及分管領導審核、批示→按照批示送交承辦單位按期處理→收文單位催辦並將結果答覆來文單位→行政專員收回來文並歸檔。
5.2公文的發文流程：
承辦部門擬稿並填寫《擬稿紙》→承辦單位負責人審核簽名→交分管領導會籤→交總經理批示→行政專員編寫文號、用印、分發、存檔。
6.0 其它
6.1本制度最終解釋權歸公司行政人事部。
6.2本制度自20XX年8月1日起試行二個月，試行結束後如無修訂版頒佈，則自動形成正式版。
6.3自本制度試行之日起，公司與《公文管理規範》相關的原有管理條款自動失效。
7.0 附錄。
7.1《上行文示例》TT-GW-029-01
7.2《平行文下行文示例》TT-GW-029-02
7.3《信函格式首頁示例》TT-GW-029-037.4《信函格式末頁示例》TT-GW-029-04
7.5《會議紀要》TT-GW-029-05
7.6《內部聯絡單》TT-GW-029-06
7.7《擬稿紙》TT-GW-029-07
7.8《公文處理單》TT-GW-029-08
7.9《公文簽收登記表》TT-GW-029-09
7.10《公文流水登記表》TT-GW-029-10
7.11《發文登記表》TT-GW-029-11
7.12《蓋章目錄》TT-GW-029-12
7.13《公文銷燬申請表》TT-ZH-GW-13
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