辦公室——教你如何把打印稿變成電子稿（太牛啦！！你打一天的字都比不上她2分鐘！！人手一份，留著以後用哈！） 教你如何將打印稿變成電子稿最近，我的一個剛剛走上工作崗位上的朋友老是向我報怨，說老闆真的是不把我們這些新來工作的人不當人看啊，什麼粗活都是讓我們 做，這不，昨天又拿了10幾頁的文件拿來，叫他打成電子稿，他說都快變成打字工具了，我聽之後既為他感到同情，同時教給他一個簡單的方法，可以輕鬆將打印 稿變成電子稿，我想以後對大家也有用吧，拿出來給大家分享一下。 首先你得先把這些打印稿或文件通過掃描儀掃到電腦上去，一般單位都有掃描儀，如果沒有也沒關係，用數碼相機拍也行，拍成圖片放到WORD裡面去，不過在些 之前，你還得裝一下WORD自帶的組件，03和07的都行。點開始-程序-控制面板-添加/刪除程序，找到Office-修改 找到Microsoft Office Document Imaging 這個組件，Microsoft Office Document Imaging Writer 點在本機上運行，安裝就可以了。 首先將掃描儀安裝好，接下來從開始菜單啟動“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Office Document Scanning”即可開始掃描。 提示:Office 2003默認安裝中並沒有這個組件，如果你第一次使用這個功能可能會要求你插入Office2003的光盤進行安裝。 由於是文字掃描通常我們選擇“黑白模式”，點擊掃描，開始調用掃描儀自帶的驅動進行掃描。這裡也要設置為“黑白模式”，建議分辨率為300dpi。掃 描完畢後回將圖片自動調入Office 2003種另外一個組件“Microsoft Office Document Imaging”中。 點擊工具欄中的“使用OCR識別文字”按鍵，就開始對剛才掃描的文件進行識別了。按下“將文本發送到Word”按鍵即可將識別出來的文字轉換到 Word中去了。如果你要獲取部分文字，只需要用鼠標框選所需文字，然後點擊鼠標右鍵選擇“將文本發送到Word”就將選中區域的文字發送到Word中 了。 此軟件還有一小技巧：通過改變選項裡的OCR語言，可以更準確的提取文字。例如圖片裡為全英文，把OCR語言改為“英語”可以確保其準確率，而如果是“默認”則最終出現的可能是亂碼～還有：應該說，PDF文檔的規範性使得瀏覽者在閱讀上方便了許多，但倘若要從裡面提取些資料，實在是麻煩的可以。回憶起當初做畢業設計時規定的英文翻譯，痛苦的要命，竟然傻到用Print Screen截取畫面到畫圖板，再回粘到word中，夠白了：（最近連做幾份商務標書，從Honeywell本部獲取的業績資料全部是英文版的PDF，為了不再被折磨，花費了一個晚上的時間研究PDF和Word文件的轉換，找到下面2種方法，出於無產階級所謂的同甘共苦之心，共享下：） 1、實現工具：Office 2003中自帶的Microsoft Office Document Imaging 應用情景：目前國外很多軟件的支持信息都使用PDF方式進行發佈，如果沒有Adobe Reader，無法查看其內容，如果沒有相關的編輯軟件又無法編輯PDF文件。轉換為DOC格式則可以實現編輯功能。儘管有些軟件也可以完成PDF轉換為DOC的工作，但很多都不支持中文，我們利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging組件來實現這一要求最為方便。 使用方法： 第一步：首先使用Adobe Reader打開待轉換的PDF文件，接下來選擇“文件→打印”菜單，在打開的“打印”設置窗口中將“打印機”欄中的“名稱”設置為“Microsoft Office Document Image Writer”，確認後將該PDF文件輸出為MDI格式的虛擬打印文件。 編輯提示：如果你在“名稱”設置的下拉列表中沒有找到“Microsoft Office Document Image Writer”項，那證明你在安裝Office 2003的時候沒有安裝該組件，請使用Office 2003安裝光盤中的“添加/刪除組件”更新安裝該組件。 第二步：運行Microsoft Office Document Imaging，並利用它來打開剛才保存的MDI文件，選擇“工具→將文本發送到Word”菜單，並在彈出的窗口中勾選“在輸出時保持圖片版式不變”，確認後系統提示“必須在執行此操作前重新運行OCR。這可能需要一些時間”，不管它，確認即可。 編輯提示：目前，包括此工具在內的所有軟件對PDF轉DOC的識別率都不是特別完美，而且轉換後會丟失原來的排版格式，所以大家在轉換後還需要手工對其進行後期排版和校對工作。 2、實現工具：Solid Converter PDF 應用情景：利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging組件來實現PDF轉Word文檔在一定程度上的確可以實現PDF文檔到Word文檔的轉換，但是對於很多“不規則”的PDF文檔來說，利用上面的方法轉換出來的Word文檔中常常是亂碼一片。為了恢復PDF的原貌，推薦的這種軟件可以很好地實現版式的完全保留，無需調整，而且可以調整成需要的樣板形式。 使用方法： 1、下載安裝文件Solid Converter PDF,點擊安裝。 編輯提示：安裝前有個下載安裝插件的過程，因此需要保證網絡連接通暢。 2、運行軟件，按工具欄要求選擇需要轉換的PDF文檔，點擊右下的“轉換”（Convert）按扭，選擇自己需要的版式，根據提示完成轉換Excel高級使用技巧 1.編輯技巧 2.單元格內容的合併 3.條件顯示 4.自定義格式 5.繪製函數圖象 6.自定義函數 7.矩陣計算 8.自動切換輸入法 9.批量刪除空行 10.如何避免錯誤信息 11.宏的使用 12.圖標的應用技巧 http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1301.htm 1、編輯技巧 1 編輯技巧 （1） 分數的輸入 如果直接輸入“1/5”，系統會將其變為“1月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然後輸入空格，再輸入分數“1/5”。 （2） 序列“001”的輸入 如果直接輸入“001”，系統會自動判斷001為數據1，解決辦法是：首先輸入“'”（西文單引號），然後輸入“001”。 （3） 日期的輸入 如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。 （4） 填充條紋 如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內填入“*”或“~”等符號，然後單擊此單元格，向右拖動鼠標，選中橫向若干單元格，單擊“格式”菜單，選中“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”菜單中，選擇“對齊”選項卡，在水平對齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕（如圖1）。 圖１
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（5） 多張工作表中輸入相同的內容 幾個工作表中同一位置填入同一數據時，可以選中一張工作表，然後按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數據，此時這些數據會自動出現在選中的其它工作表之中。輸入完畢之後，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然後使用鼠標左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯繫，否則在一張表單中輸入的數據會接著出現在選中的其它工作表內。 （6） 不連續單元格填充同一數據 選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區中輸入數據，然後按住Ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現了這一數據。 （7） 在單元格中顯示公式 如果工作表中的數據多數是由公式生成的，想要快速知道每個單元格中的公式形式，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項”命令，出現“選項”對話框，單擊“視圖”選項卡，接著設置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕（如圖2）。這時每個單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復公式計算結果的顯示，就再設置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。 圖２
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（8） 利用Ctrl＋*選取文本 如果一個工作表中有很多數據表格時，可以通過選定表格中某個單元格，然後按下Ctrl＋*鍵可選定整個表格。Ctrl＋*選定的區域為：根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有數據單元格的最大區域。這樣我們可以方便準確地選取數據表格，並能有效避免使用拖動鼠標方法選取較大單元格區域時屏幕的亂滾現象。 （9） 快速清除單元格的內容 如果要刪除內容的單元格中的內容和它的格式和批註，就不能簡單地應用選定該單元格，然後按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格範圍；單擊“編輯”菜單中“清除”項中的“全部”命令，這些單元格就恢復了本來面目。 2、單元格內容的合併 http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1302.htm 根據需要，有時想把B列與C列的內容進行合併，如果行數較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了。 解決辦法是：在C行後插入一個空列（如果D列沒有內容，就直接在D列操作），在Ｄ1中輸入“=B1&C1”，D1列的內容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格，用鼠標指向單元格右下角的小方塊“■”，當光標變成"＋"後，按住鼠標拖動光標向下拖到要合併的結尾行處，就完成了B列和C列的合併。這時先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結果複製一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數據粘貼到一個空列上。這時再刪掉B、C、D列的數據。 下面是一個“&”實際應用的例子。用AutoCAD繪圖時，有人喜歡在EXCEL中存儲座標點，在繪製曲線時調用這些參數。存放數據格式為“x，y”的形式，首先在Excel中輸入座標值，將x座標值放入A列，y座標值放入到B列，然後利用“&”將A列和B列合併成C列，在C1中輸入：=A1&"，"&B1，此時C1中的數據形式就符合要求了，再用鼠標向下拖動C1單元格，完成對A列和B列的所有內容的合併（如圖3-4）。 合併不同單元格的內容，還有一種方法是利用CONCATENATE函數，此函數的作用是將若干文字串合併到一個字串中，具體操作為“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假設在某一河流生態調查工作表中，B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚”，B7包含總數45，那麼： 輸入“=CONCATENATE（"本次河流生態調查結果："，B2，""，B3，"為"，B7，"條/公里。"）” 計算結果為：本次河流生態調查結果：河鱒魚物種為45條/公里。 圖３ 圖４
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3、條件顯示 我們知道，利用If函數，可以實現按照條件顯示。一個常用的例子，就是教師在統計學生成績時，希望輸入60以下的分數時，能顯示為“不及格”；輸入60以上的分數時，顯示為“及格"。這樣的效果，利用IF函數可以很方便地實現。 假設成績在A2單元格中，判斷結果在A3單元格中。那麼在A3單元格中輸入公式： =if（A2<60，“不及格”，“及格”） 同時，在IF函數中還可以嵌套IF函數或其它函數。 例如，如果輸入： =if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“優秀"）） 就把成績分成了三個等級。 如果輸入 =if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“優”））） 就把成績分為了四個等級。 再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函數，意思是，當A1至A5的和大於0時，返回這個值，如果小於0，那麼就返回0。 還有一點要提醒你注意：以上的符號均為半角，而且IF與括號之間也不能有空格。 4、自定義格式 Excel中預設了很多有用的數據格式，基本能夠滿足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強調顯示某些重要數據或信息、設置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數格式，負數格式，零格式，文本格式，在這個通用模型中，包含三個數字段和一個文本段：大於零的數據使用正數格式；小於零的數據使用負數格式；等於零的數據使用零格式；輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來擴展自定義格式通用模型的應用。 （1）使用顏色 要在自定義格式的某個段中設置顏色，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為：[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色，其中X是1至56之間的數字，代表56種顏色(如圖5）。 圖５
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（2）添加描述文本 要在輸入數字數據之後自動添加文本，使用自定義格式為：＂文本內容＂@；要在輸入數字數據之前自動添加文本，使用自定義格式為：@＂文本內容＂。@符號的位置決定了Excel輸入的數字數據相對於添加文本的位置。 （3）創建條件格式 可以使用六種邏輯符號來設計一個條件格式：>（大於）、>=（大於等於）、（不等於），如果你覺得這些符號不好記，就乾脆使用“>”或“>=”號來表示。 由於自定義格式中最多隻有3個數字段，Excel規定最多隻能在前兩個數字段中包括2個條件測試，滿足某個測試條件的數字使用相應段中指定的格式，其餘數字使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試，則要根據不同的情況來具體分析。 自定義格式的通用模型相當於下式：[>；0]正數格式；[
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再舉一個例子，假設正在進行帳目的結算，想要用藍色顯示結餘超過$50，000的帳目，負數值用紅色顯示在括號中，其餘的值用缺省顏色顯示，可以創建如下的格式： “[藍色][>50000] $#,##0.00_);[紅色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用條件運算符也可以作為縮放數值的強有力的輔助方式，例如，如果所在單位生產幾種產品，每個產品中只要幾克某化合物，而一天生產幾千個此產品，那麼在編制使用預算時，需要從克轉為千克、噸，這時可以定義下面的格式： “[>999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數目就可以改進工作表的可讀性和效率。 另外，我們還可以運用自定義格式來達到隱藏輸入數據的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只顯示負數和零，輸入的正數則不顯示；格式“；；；”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數據的顯示外觀，並不改變數據的值，也就是說不影響數據的計算。靈活運用好自定義格式功能，將會給實際工作帶來很大的方便。 5、繪製函數圖象 做教學工作的朋友們一定會遇到畫函數曲線的問題吧！如果想快速準確地繪製一條函數曲線，可以藉助EXCEL的圖表功能，它能使你畫的曲線既標準又漂亮。你一定會問，是不是很難學呀？其實這一點兒也不難，可以說非常簡便，不信你就跟我試一試。 以繪製y=|lg（6+x^3）|的曲線為例，其方法如下： 在某張空白的工作表中，先輸入函數的自變量：在A列的A1格輸入"X="，表明這是自變量，再在A列的A2及以後的格內逐次從小到大輸入自變量的各個值；實際輸入的時候，通常應用等差數列輸入法，先輸入前二個值，定出自變量中數與數之間的步長，然後選中A2和A3兩個單元格，使這二項變成一個帶黑色邊框的矩形，再用鼠標指向這黑色矩形的右下角的小方塊“■”，當光標變成"＋"後，按住鼠標拖動光標到適當的位置，就完成自變量的輸入。 輸入函數式：在B列的B1格輸入函數式的一般書面表達形式，y=|lg（6+x^3）|；在B2格輸入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2格內馬上得出了計算的結果。這時，再選中B2格，讓光標指向B2矩形右下角的“■”，當光標變成"＋"時按住光標沿B列拖動到適當的位置即完成函數值的計算。 圖７
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繪製曲線：點擊工具欄上的“圖表嚮導”按鈕，選擇“X，Y散點圖”（如圖7），然後在出現的“X，Y散點圖”類型中選擇“無數據點平滑線散點圖”；此時可察看即將繪製的函數圖像，發現並不是我們所要的函數曲線，單擊“下一步”按鈕，選中“數據產生在列”項，給出數據區域，這時曲線就在我們面前了（如圖8）。 圖８
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需要注意：如何確定自變量的初始值，數據點之間的步長是多少，這是要根據函數的具體特點來判斷，這也是對使用者能力的檢驗。如果想很快查到函數的極值或看出其發展趨勢，給出的數據點也不一定非得是等差的，可以根據需要任意給定。 從簡單的三角函數到複雜的對數、指數函數，都可以用EXCEL畫出曲線。如果用得到，你還可以利用EXCEL來完成行列式、矩陣的各種計算，進行簡單的積分運算，利用迭代求函數值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡是涉及計算方面的事，找EXCEL來幫忙，它一定會給你一個滿意的答案。 6、自定義函數 雖然Excel中已有大量的內置函數，但有時可能還會碰到一些計算無函數可用的情況。假如某公司採用一個特殊的數學公式計算產品購買者的折扣，如果有一個函數來計算豈不更方便？下面就說一下如何創建這樣的自定義函數。 自定義函數，也叫用戶定義函數，是Excel最富有創意和吸引力的功能之一，下面我們在Visual Basic模塊中創建一個函數。 在下面的例子中，我們要給每個人的金額乘一個係數，如果是上班時的工作餐，就打六折；如果是加班時的工作餐，就打五折；如果是休息日來就餐，就打九折。首先打開“工具”菜單，單擊“宏”命令中的“Visual Basic編輯器”，進入Visual Basic編輯環境，在“工程－VBAobject”欄中的當前表上單擊鼠標右鍵，選擇“插入”-“模塊”，在右邊欄創建下面的函數rrr，代碼如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如圖9）。 圖９
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這時關閉編輯器，只要我們在相應的列中輸入rrr(F２，B２)，那麼打完折後的金額就算出來了（如圖10）。 圖10
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7、矩陣計算 Excel的強大計算功能，不但能夠進行簡單的四則運算，也可以進行數組、矩陣的計算。 （1）數組和矩陣的定義 矩陣不是一個數，而是一個數組。在Excel裡，數組佔用一片單元域，單元域用大括號表示，例如{A1：C3}，以便和普通單元域A1：C3相區別。設置時先選定單元域，同時按Shift＋Ctrl＋Enter鍵，大括弧即自動產生，數組域得以確認。 一個單元格就是一個變量，一片單元域也可以視為一組變量。為了計算上的方便，一組變量最好給一個數組名。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等。數組名的設置步驟是：選定數組域，單擊“插入”菜單，選擇“名稱”項中的“定義”命令，輸入數組名，單擊“確定”按鈕即可。更簡單的命名辦法為：選擇數組域，單擊名稱框，直接輸入名稱就行了。 矩陣函數是Excel進行矩陣計算的專用模塊。用“插入”－“函數”命令打開“粘貼函數”對話框（如圖11），選中函數分類欄中的“數學與三角函數”，在右邊欄常用的矩陣函數有： MDETERM——計算一個矩陣的行列式； MINVERSE——計算一個矩陣的逆矩陣； MMULT——計算兩個矩陣的乘積； SUMPRODUCT——計算所有矩陣對應元素乘積之和。 圖11
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（2）矩陣的基本計算 數組計算和矩陣計算有很大的區別，比如下面這個例子中，A和B都是定義好的數組，因為這兩個數組都是3×3的，輸出結果也是3×3個單元格。計算時先選定矩陣計算結果的輸出域，為3×3的單元格區域，然後輸入公式。如果輸入“=A＋B”或“=A-B”，計算結果是數組對應項相加或相減，輸入“=A*B”表示數組A和B相乘，輸入“=A/B”表示數組A除數組B。如果要進行矩陣計算，就要用到相應的矩陣函數。矩陣相加、相減與數組的加減表達形式是一樣的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩陣相乘可以輸入“=MMULT(A，B)”，而矩陣相除是矩陣A乘B的逆矩陣，所以計算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”。公式輸入後，同時按Shift＋Ctrl＋Enter鍵得到計算結果。 對於更復雜的矩陣計算，可以採用分步計算。 8、自動切換輸入法 在一張工作表中，往往是既有數據，又有文字，這樣在輸入時就需要來回在中英文之間反覆切換輸入法，非常麻煩。 如果你要輸入的東西很有規律性，比如這一列全是單詞，下一列全是漢語解釋，你可以用以下方法實現自動切換。方法是： （1）選中要輸入英文的列，單擊“數據”菜單，選擇“有效性...”命令，在彈出的“數據有效性”對話框中，選中“輸入法模式”選項卡，在“模式”框中選擇“關閉（英文模式）”命令，單擊“確定”按鈕（如圖12）。 圖12
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（2）選中要輸入漢字的列，在“有效數據”對話框中，單擊“IME模式”選項卡，在“模式”框中選擇“打開”命令，單擊“確定”按鈕。這樣，當光標在前一列時，可以輸入英文，在下一列時，直接可以輸入中文，從而實現了中英文輸入方式之間的自動切換。 9、批量刪除空行 有時我們需要刪除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然後刪除。如果工作表的行數很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動篩選”功能，把空行全部找到，然後一次性刪除。 做法：先在表中插入新的一個空行，然後按下Ctrl+A鍵，選擇整個工作表，用鼠標單擊“數據”菜單，選擇“篩選”項中的“自動篩選”命令。這時在每一列的頂部，都出現一個下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁面內已看不到數據為止（如圖13）。 圖13
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在所有數據都被選中的情況下，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令，然後按“確定”按鈕。這時所有的空行都已被刪去，再單擊“數據”菜單，選取“篩選”項中的“自動篩選”命令，工作表中的數據就全恢復了。插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。 如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數據和空白單元格都不受影響，可以先複製 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然後再將此列複製，粘貼到原工作表的相應位置上。 10、如何避免錯誤信息 在Excel中輸入公式後，有時不能正確地計算出結果，並在單元格內顯示一個錯誤信息，這些錯誤的產生，有的是因公式本身產生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯誤信息，並提出避免出錯的辦法。 １）錯誤值：＃＃＃＃ 含義：輸入到單元格中的數據太長或單元格公式所產生的結果太大，使結果在單元格中顯示不下。或是日期和時間格式的單元格做減法，出現了負值。 解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結果為負的時間量。 ２）錯誤值：＃DIV/0! 含義：試圖除以0。這個錯誤的產生通常有下面幾種情況：除數為0、在公式中除數使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。 解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。 ３）錯誤值：＃VALUE! 含義：輸入引用文本項的數學公式。如果使用了不正確的參數或運算符，或者當執行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產生錯誤信息＃VALUE!。 解決辦法：這時應確認公式或函數所需的運算符或參數正確，並且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格C4中有一個數字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計算公式=C4＋D4時，系統不能將文本轉換為正確的數據類型，因而返回錯誤值＃VALUE!。 ４）錯誤值：＃REF! 含義：刪除了被公式引用的單元格範圍。 解決辦法：恢復被引用的單元格範圍，或是重新設定引用範圍。 ５）錯誤值：＃N/A 含義：無信息可用於所要執行的計算。在建立模型時，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數據。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。 解決辦法：在等待數據的單元格內填充上數據。 ６）錯誤值：＃NAME? 含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號中，也會產生此錯誤值 解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在；如果是名稱，函數名拼寫錯誤應就改正過來；將文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區域引用都使用了冒號（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意將公式中的文本括在雙引號中。 ７）錯誤值：＃NUM! 含義：提供了無效的參數給工作表函數，或是公式的結果太大或太小而無法在工作表中表示。 解決辦法：確認函數中使用的參數類型正確。如果是公式結果太大或太小，就要修改公式，使其結果在-1×10307和1×10307之間。 ８）錯誤值：＃NULL！ 含義：在公式中的兩個範圍之間插入一個空格以表示交叉點，但這兩個範圍沒有公共單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就會產生這種情況。 解決辦法： 取消兩個範圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)” 11、宏的應用 宏是一個指令集，用來告訴EXCEL來完成用戶指定的動作。宏類似於計算機程序，但是它是完全運行於EXCEL之中的，我們可以使用宏來完成枯燥的、頻繁的重複性工作。 宏完成動作的速度比用戶自己做要快得多。例如，我們可以創建一個宏，用來在工作表的每一行上輸入一組日期，並在每一單元格內居中對齊日期，然後對此行應用邊框格式。我們還可以創建一個宏，在“頁面設置”對話框中指定打印設置並打印文檔。 由於宏病毒的影響和對編程的畏懼心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什麼時候可以找宏來幫忙。其實你儘管放心大膽地去用，如果只是用“錄製宏”的方法，根本就沒有什麼難的，只是把一些操作象用錄音機一樣錄下來，到用的時候，只要執行這個宏，系統就會把那操作再執行一遍。 下面給出了宏的應用場合，只要用“錄製宏”就可以幫你完成任務，而不需要編程。如果想對所錄製的宏再進行編輯，就要有一定的VBA知識了。 * 設定一個每個工作表中都需要的固定形式的表頭； * 將單元格設置成一種有自己風格的形式； * 每次打印都固定的頁面設置； * 頻繁地或是重複地輸入某些固定的內容，比如排好格式的公司地址、人員名單等； * 創建格式化表格； * 插入工作表或工作薄等。 需要指出的是，EXCEL中的宏與WORD中的宏有些不同之處，對於錄製的操作，它會記住單元格的座標（即所有的引用都是絕對的），所以在涉及到與位置有關的操作時，要格外注意。如果相用相對引用，可以藉助於Offset方法，比如下面的語句： ActiveCell.Offset(1,0). range("A1").select 宏的應用是很廣的，上面提到的只是一點點，如果真的用起來，你會發現它有更豐富的內容和更靈活的應用方法。 12、圖表的應用技巧 Excel提供了14種標準的圖表類型，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中，選用那一種圖表更好呢？ 根據數據的不同和使用要求的不同，可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數據的形式有關，其次才考慮感覺效果和美觀性。 下面給出了一些常見的規則。 面積圖：顯示一段時間內變動的幅值。當有幾個部分正在變動，而你對那些部分總和感興趣時，他們特別有用。面積圖使你看見單獨各部分的變動，同時也看到總體的變化。 條形圖：由一系列水平條組成。使得對於時間軸上的某一點，兩個或多個項目的相對尺寸具有可比性。比如：它可以比較每個季度、三種產品中任意一種的銷售數量。條形圖中的每一條在工作表上是一個單獨的數據點或數。因為它與柱形圖的行和列剛好是調過來了，所以有時可以互換使用。 柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來比較一段時間中兩個或多個項目的相對尺寸。例如：不同產品季度或年銷售量對比、在幾個項目中不同部門的經費分配情況、每年各類資料的數目等。條形圖是應用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開始的。 折線圖：被用來顯示一段時間內的趨勢。比如：數據在一段時間內是呈增長趨勢的，另一段時間內處於下降趨勢，我們可以通過折線圖，對將來作出預測。例如：速度-時間曲線、推力-耗油量曲線、升力係數-馬赫數曲線、 壓力-溫度曲線、疲勞強度-轉數曲線、轉輸功率代價-傳輸距離曲線等，都可以利用折線圖來表示，一般在工程上應用較多，若是其中一個數據有幾種情況，折線圖裡就有幾條不同的線，比如五名運動員在萬米過程中的速度變化，就有五條折線，可以互相對比，也可以對添加趨勢線對速度進行預測。 股價圖：是具有三個數據序列的折線圖，被用來顯示一段給定時間內一種股標的最高價、最低價和收盤價。通過在最高、最低數據點之間畫線形成垂直線條，而軸上的小刻度代表收盤價。股價圖多用於金融、商貿等行業，用來描述商品價格、貨幣兌換率和溫度、壓力測量等，當然對股價進行描述是最拿手的了。 餅形圖：在用於對比幾個數據在其形成的總和中所佔百分比值時最有用。整個餅代表總和，每一個數用一個楔形或薄片代表。比如：表示不同產品的銷售量佔總銷售量的百分比，各單位的經費佔總經費的比例、收集的藏書中每一類佔多少等。餅形圖雖然只能表達一個數據列的情況，但因為表達得清楚明瞭，又易學好用，所以在實際工作中用得比較多。如果想多個系列的數據時，可以用環形圖。 雷達圖：顯示數據如何按中心點或其他數據變動。每個類別的座標值從中心點輻射。來源於同一序列的數據同線條相連。你可以採用雷達圖來繪製幾個內部關聯的序列，很容易地做出可視的對比。比如：你有三臺具有五個相同部件的機器，在雷達圖上就可以繪製出每一臺機器上每一部件的磨損量。 XY散點圖：展示成對的數和它們所代表的趨勢之間的關係。對於每一數對，一個數被繪製在X軸上，而另一個被繪製在Y軸上。過兩點作軸垂線，相交處在圖表上有一個標記。當大量的這種數對被繪製後，出現一個圖形。散點圖的重要作用是可以用來繪製函數曲線，從簡單的三角函數、指數函數、對數函數到更復雜的混合型函數，都可以利用它快速準確地繪製出曲線，所以在教學、科學計算中會經常用到。 還有其他一些類型的圖表，比如圓柱圖、圓錐圖、稜錐圖，只是條形圖和柱形圖變化而來的，沒有突出的特點，而且用得相對較少，這裡就不一一贅述。這裡要說明的是：以上只是圖表的一般應用情況，有時一組數據，可以用多種圖表來表現，那時就要根據具體情況加以選擇。 對有些圖表，如果一個數據序列繪製成柱形，而另一個則繪製成折線圖或面積圖，則該圖表看上去會更好些。 在EXCE中L允許這創建這樣的組合圖表，但如果想創建一種EXCEL不允許的組合圖表類型，比如不可能將一個二維圖同一個三維圖表混在一起，這種組合是不可能的，系統就會顯示錯誤信息。怎麼建立混合圖表呢？單擊“圖表嚮導”按鈕，選擇“自定義類型”選項卡，這裡還躲著二十種圖表類型（如圖14），也有各種組合形式。如果你對這些內部定義的形式還不滿意，就單擊“自定義”選項鈕，按照嚮導自己定義全新的圖表類型。
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