控制成本還是增加腐敗？
這確實是一個問題，原先分散的採購，每次採購額都不大，供應商也不太有興趣花太多精力去“公關”。現在都集中在了採購部，供應商搞明白了，要進入供貨，就要先搞定採購人員，於是似乎出現了權利過度集中可能帶來的腐敗問題。
不可否認的是，採購部是和錢打交道的部門，也是代表企業去選擇篩選合作方的部門，如果沒有良好的流程控制以及採購人員的自律的話，腐敗是有可能產生的。但是這個問題不是“會”與“不會”的問題，而是怎麼是更好的解決方案問題。
首先，只要有採購行為的地方，都是有腐敗發生的可能性的。然而對比另一種解決方案，即各個部門都在採購，大家都在用不同方式做同一件事情的話，監管更是無從談起。當該功能集中到了採購，採購部門就成了大家關注的重點，反而使採購部門要時時警醒自己，自律自查，通過流程控制，事後監管審計來約束自己的行為，建立“廉潔採購”的形象。
採購部門如果不一貫的約束自己，就會常常感覺自己是“眾矢之的”，成為高風險的職業領域。供應鏈諮詢師施雲談到：“管理混亂的企業，並不只有採購員有機會貪腐，可能人人都有機會。設計師可以根據供應商要求定製一個部件，從而屏蔽其他供應商的競爭；財務人員可以借發票合同不符合要求，延遲供應商付款；就連倉管員，都可以以來料標籤模糊等藉口，將產品拒之門外。可以說，但凡與採購流程相關之部門和人員，都有機會下手揩油”。
第二，當採購分散的時候，雖然採購額分散了，但是通常各個使用部門更關心質量交期服務，在這個前提之下才是價格因素。也就是說可能會傾向於採購質量交期“更優質”的產品。這樣的前提下，供應商有更多願意去“努力”的空間。而且使用部門由於時間限制，沒有足夠精力去做三家比較詢價，這樣可能供應商有更多“空間”進行操作。
從組織結構的機制上說，當採購獨立出來之後，採購部門的最重要KPI是成本控制，就有可能和使用部門就成本和質量之間達到一個最優的解決方案。（雖然這一過程在很多公司進行的並不順利）。事實上，在很多案例中，供應商通常更願意花精力做使用部門的工作以促成合作的達成。這也從一個側面說明，即使在採購集中的前提之下，權利也並非都集中在採購一個部門那裡。
第三，當有采購部門進行集中採購後，數據文件也進行了統一。這就是說大大方便了日後的監管。採購人員做的每一個合同都是有據可查的，報價，比較，審核都需要存檔。那麼對於內部審計來說就非常容易檢查。而當分散到各個部門之後，存檔的資料數據就有可能五花八門，甚至無據可查，這樣就沒法從事後審計中找到問題。
所以總結來說，只要有採購行為，就有腐敗發生的可能性。而集中到採購部門是比分散到各個部門更好的控制腐敗的方式。但是，這不是說採購部門就不會發生腐敗了。那麼，如何打造陽光采購模式呢？請見下節分享：怎樣建立陽光采購體系？
怎樣建立陽光采購體系？
其實採購這個職能發展發展那麼多年，已經建立一整套的採購流程體系以確保“陽光采購”。
陽光采購是一系列的技術手段，流程方法，結構體系的綜合機制。越是大量的採購金額和大型的組織，這一套方法就運用的越是完善和徹底。而在相對小的公司規模裡，一些方法可能會導致較高的使用成本，與所要控制的採購金額不匹配，所以各個公司要量體裁衣的選擇和使用。
陽光采購體系的幾點要素是：
1. 分權管理，各司其職
對於大型的組織，通常會區分尋源（sourcing）和後期採購（procurement）,或者對於集團性公司區分集團採購（全球採購）和子公司採購（區域/工廠採購），這樣將尋源談判和訂單執行分開，集團批量採購和零星採購分開。這樣一方面是大幅提升採購效率和獲取談判優勢，另一個重要目的就是對於採購行為的監控。尋源會聚焦在品類管理，供應商的選擇和合同談判上，而合同的執行是則由後期採購來進行。這樣後期執行也是一個對供應商管理和監控的過程。在流程設計上要注意賦予後期採購對於供應商管理和評估的職能。這樣尋源負責選擇，但是供應商的績效表現由另一個部門來負責，就能在對供應商的管理更加公開透明。當然這樣的機制建立有許多需注意的細微方面，否則容易發展為互相扯皮，讓供應商無所適從的局面從而影響到交付績效（尋源和後期採購的配合會在後面的分享中詳細來講）。
除了採購過程的職責區分之外，通常在採購流程的設計上會明確使用部門或者研發，生產，質量等部門的職責。各方在採購流程中都有自己相應的權利和職責。這樣就避免了任何單方面的採購決定，相對是在綜合成本，質量，交付等各方面的情況後作出的採購決策。另外所有的採購決定又都有分層審批制度，降低風險的發生。如此的採購架構和職責設計可以使得對於供應商的管理比較公開透明，集合相關利益群體的綜合意見而能控制由個人偏好行為帶來的可能腐敗問題。（但是同時帶來流程的繁瑣，溝通成本的提高，需要在兩者之間找到平衡。）
2. 採購流程設計
上面在談到採購架構時也講了與之匹配了流程設計。除此之外，採購也有多種和採購內容相匹配的流程設計來保證供應商選擇過程的公平公正。常規的採購流程由詢價比較流程和招投標流程，同時也會對單一供應商採購以及緊急採購做相應限制條件。詢價採購即我們常常所說的三家比較詢價。通過這個過程，採購摸清市場水平，然後根據公司需求選擇合適供應商進行談判。招投標採購流程則是適用於大金額的採購模式，是一種更為嚴格的詢價比較過程以確保供應商的充分競爭，信息的嚴格控制使供應商選擇基於公平公正的評估。單一供應商和緊急採購往往會導致採購無法充分進行以上流程，所以在採購流程中通常要對其運用進行充分的限制，同時也要作為內審的一項內容。此外，運用新技術手段的的電子招標（e-Auction）等模式也讓採購流程進一步公開透明化。
3. 定期的審計審核
在採購額較大的公司，可加入後期的審核審計的機制。可以為半年或一年一次進行。重點是對採購流程的執行，採購文件記錄，大金額的採購項，單一供應商採購和緊急採購進行審核。從而確保採購行為在合規的要求下進行。在制度設計上，如有定期的獨立的完整的審計審核，可以同時在前期對採購開放更多的權限，使日常的採購流程可以進行得更為順暢。關於這一點，也會在以後的分享中更詳盡的說明。
綜上所述，我們可以看到，運用管理嚴格的採購流程以及配套的管理組織，我們就有可能建立陽光采購體系，使供應商透明競爭，而企業獲取最優成本。所以建立陽關的採購體系是完全可以實現的，但各個企業需在自身的採購額和建立體系所帶來的成本上做個平衡，選擇最適宜自己的採購流程和體系。
唐子婷老師為彼威達（BVDA） 創始合夥人，首席顧問。北大國際MBA和美國Fordham大學FMBA。超過10年的跨國公司的高層管理經驗。領導管理了供應鏈下各個子模塊如計劃，採購，物流，進出口，倉儲等，並將供應鏈和採購打造為企業的核心競爭力。擁有豐富的行業經驗與前瞻視角，為客戶帶來了卓有成效的採購和供應鏈優化改善項目
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