文 | AI国际站 唐恩
编 | 艾娃
“数字工作场所”一词充满争议和混乱。许多企业将数字工作场所一词用作其协作工具，Intranet软件和各种网络解决方案。
2020年的数字工作场所不仅仅是您的工具。
您的工具是必不可少的，但是对于数字化工作场所来说，它们是一个短视的观点。领导者需要超越过去和未来，着眼于数字工作场所如何真正改变整个工作生态系统。
在哪里寻找数字工作场所。
我们采访了世界各地的商业领袖，以了解他们对于数字化工作场所的看法以及到2020年将解决的问题。我们问：“数字化工作场所在2020年将如何帮助您工作？”这是他们最常见的回应。
1.取消制表符切换。
“我认为数字工作场所面临的最大挑战是，我们每个人都有大约20个应用程序和100个选项卡同时打开，其中Slack，电子邮件和文本通知突然弹出。Nextiva的CMO Yaniv Masjedi表示：“到2020年，我将研究能够帮助我避免这种上下文切换的任何应用程序或系统，从而提高工作效率。”
上下文切换是大多数人没有想到的实际问题。这是一个新时代，人们坐在办公桌旁讨论“工作”，“不工作”以及介于两者之间的所有内容。它以我们未意识到的方式影响着生产力。
数据孤岛是切换选项卡的主要原因。一个典型的例子是使用电子邮件进行“官方”内部通信，使用聊天进行所有其他通信。尽管存在一些明显的差异，但何时使用每种表格都没有标准规则。因此，当需要查找通信的详细信息时，您现在必须搜索至少两个位置以找到所需的内容。
API集成可以从不同的应用程序获取数据，并显着减少选项卡切换。但是，它并不能消除它。要对消除选项卡切换产生更大的影响，请将您的操作从单独的不同工具过渡到多功能平台。
2.协作工具应与项目协同工作。
Chanty创始人Dmytro Okunyev说道：“我想要从数字工作场所获得的功能如下。首先，我需要一个功能强大的通信平台，该平台可以让我发送文本，进行音频和视频通话以及共享屏幕。接下来，我需要一个可以使我更好地管理项目的功能。我们构建了一个工具，旨在将这两者融合在一起，到目前为止，我认为它做得很好。”
许多组织正在尝试构建自己的工具，以将其交流纳入项目中。每个项目都需要高端分析和报告功能，以基本控制和洞悉其中正在运行的所有活动。
下一个挑战是将这些见解付诸行动，一劳永逸地管理工作，人员及其协作。许多企业为了可定制性和数据安全性而构建了自己的工具。他们花了一大笔钱，但有效地完成了工作。
但是，中小型企业和中级市场可以使用一些协作项目管理工具来完成工作。如果他们意识到这个问题并开始采取行动，他们仍然可以追赶其企业巨头。
3.改进知识管理。
我们还可以期望企业更加重视员工的能力和知识的增强。在这种情况下，数字工作场所可以使用以前不可用的知识管理功能进行扩展。我期待着欢迎软件解决方案，这些解决方案能够整理出一批业务内容，并捕获有价值的知识，这些知识可以进一步自动地转移到员工的能力中心，并在团队和社区之间共享。
在当今动态的工作环境中，重要的是记录和管理全面访问需要基于共同基础的信息。当新员工可以自己找到资源并填补知识空白时，使他们适应新的需求就更容易了。
当用户可以轻松地在他们的指尖搜索信息时，这也减轻了所有团队的负担-它只是为员工提供了更好的体验。借助功能强大的搜索工具，它可以根据上下文理解查询，数字工作场所应将知识管理作为每个组织的优先事项。
4.通过远程工作提高生产率。
联想高级副总裁兼总经理Christian Teismann说：“随着越来越多的人在非传统地点（甚至是在传统办公室内）工作，对于员工而言，至关重要的是要提供工具来提高工作效率，同时又能移动办公。《 Capital One 2019工作环境调查》发现，有61％的专业人员期望下一位雇主提供弹性工作时间，而54％的专业人员期望能够远程工作。为了满足这些期望，企业领导者和员工必须做出明智的技术选择，以实现协作以及无缝的工作/生活整合。”
在过去的十年中，远程工作一直在增加。它允许员工在自己的时间和地点工作。研究表明，员工在远程工作时的绩效会提高。但是，如何使远程工作变成对组织和员工都适用的现实呢？
最好的方法是为员工提供正确的数字工具，使其与工作保持联系。它必须是提供最大功能和灵活性以及数据安全性的正确组合。为了掌握所有信息，还必须减少员工使用的应用程序数量，以提高可视性。
5.以员工为中心的方法，同时适应新技术。
预计软件应用程序将变得更加智能，但是需要授权员工利用这些技术来提高效率和生产力。
到目前为止，解决任何工作问题的方法都是寻找数字工具。但是，最大的错误是假设购买和实施工具会自动解决问题。确保员工使用这些新工具适应新的工作文化。只有这样，您才能看到ROI的重大变化。毕竟，员工是具有难以改变的习惯的人。
如何进入数字化工作场所？
数字工作场所计划为各种规模的企业带来了很多好处。即使“数字工作场所”一词的定义很松散，领导者也有必要尝试理解人们为什么谈论它。
理想的数字化工作场所方法应该是确定企业当前的需求，如果需要则获取数字化工具，并通过人员在系统中实施。数字化工作场所的愿景正在不断发展。
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