機關工作隨談
楊春發
在軍隊機關工作多年，最近將自己工作中的一些體會作了歸納整理，希望能給秘書同志們一些借鑑。
一、注意適時與首長交換想法
與首長交換想法，就是“投石問路”。當你做某一工作有創新想法時，當你遇有拿不準的點子時，你可事先將想法、打算、為什麼這麼做、可能達到的預期效果，採取複述、詢問等方法，向首長作一彙報，使不明確的明確，明確的更透徹。
與首長交換想法時，要特別注意選擇好最佳時機。如果是用文字形式“交換”意見，要注意通過看首長對某些觀點和文字的修改，來體會首長意圖。 這種交換法，有時還常用於部門領導與首長之間。比如，部門召開一個會議，對會議的時間、參加的人員特別是出席會議的首長、會議的主要內容等，部門領導事先應向主管首長提出書面報告；在聽取首長意見後方可正式上報。這樣做，成功率更高，效果會更好。
二、不當“二傳手”
在現實工作中，秘書經常會遇到首長之間（正職與副職之間，副職與副職之間）觀點和意見不一致的情況。遇有首長意見分歧，除特殊、緊急情況外，秘書一般不要輕易表態，不要急於按某位首長的指示要求實施，而要冷靜觀察，對所涉及的問題，作全面思考、分析和判斷。
古人云，“來說是非者，便是是非人”。要不當是非者，就要把握一條原則，在是非面前，
“只聽不傳”，不當“二傳手”。一是，要學會“不往心裡去”。不論哪個人，不可能每一句話、每一個詞都說得準確完整，滴水不漏。說漏嘴的、說“走火”的、無意中傷人的都會有。因此，作為秘書，有時就不能把無意當有意，把偶爾當經常，把不該當回事的當回事，必要時還要故作沒聽見。
二是，要學會“不當回事”。首長們整天在一起共事，相互間有點不同的看法是很正常的，也是難免的。作為秘書，絕不能在首長之間“添油加醋”，使矛盾加深，最終貽誤工作。
三是，要學會“淡化”。任何人說話，都是在一定時間、一定地點、一定場合和一定條件下進行的，不同的心境、情緒，對同一問題的說法有時也會大相徑庭。 遇到這類情況，當秘書的只能一聽了之，不可往腦子裡裝，更不能有意無意地傳話給所涉及的當事人。
秘書在工作中，經常要傳達首長指示，在傳達首長指示時，要忠於客觀事實，做到準確完整，不帶私念、偏見和成見，不能為了實現個人的某種願望，摻差使假。
三、善於幫助首長處理棘手電話
遇有他人通過電話找首長，首長不方便或不願意接聽時，秘書要主動接過來，問清對方的有關情況和找首長的主要想法，過後適時向首長報告。有些事情首長不願辦的，秘書不能出面辦，更不能打著首長的名義辦，否則事與願違。有些事宜，首長可能知道大概，但首長不大樂意辦或不便出面辦，這時秘書在得到領導默許的情況下，可視情況協調辦理，辦妥或有了階段性結果後，再向首長彙報。
四、為首長“擋駕”要講究藝術
首長來了客人，秘書要熱情服務。首長的朋友到後，如無特別囑咐，一般在做好服務工作後要主動退出。如首長特意交待留下，在談話中也不要輕易表態，輕易插話。為了維護首長的工作和生活秩序，秘書出面“擋駕”是必要的。
有些客人來訪，首長因為有工作方面的事，想早點結束，這時秘書可採取給首長送文件、打電話、發短信等方式，對來訪客人發出必要的提醒。當然，對不速之客的來訪，也要講究方式方法，正確對待和靈活處置，做到迎接要熱情，推辭要得體，提醒要自然，擋駕要巧妙，說服要耐心，答覆要果斷，儘可能處理得圓滿妥帖。
五、不亂交朋友
《論語》有這樣一段話，“益者三友，損者三友。友直、友諒、友多聞，益矣！友便辟、友善柔、友便佞，損矣！”有益的朋友有三種，即正直的人，信實的人，博學多才的人。有害的朋友也有三種，即慣於阿諛逢迎的人，不誠實善獻媚的人，慣於巧辯顛倒是非的人。有益的朋友是絕大多數，要廣交，有害的朋友是極少數，要絕交。
軍隊機關工作的秘書人員，在交朋友上：
一要擇同。選擇的朋友要志向相同，志同道合。因為只有理想一致，目標相同，才能心心相印。
二要擇優。善於區別善惡，選擇品德優良的人為友。人品好，才能辦事公，處事正。
三要擇熟。自己熟悉的上級領導、本級同事和下級人員，因工作和業務上的關係，與其交往比較多，瞭解比較深，一般不會出大的問題。
四要擇低。在擇友中，平等地對待朋友很重要，特別要防止和克服勢利眼，不能只擇那些當今有權有勢，於己有利有用的人為友，而要把眼光放長遠一些，善於幫助比自己能量低的朋友，在幫助他人的同時，自己也會得到快樂。總之，廣交友，善交友，交好友，心情才能更好，工作才會更出色，成績才會更顯赫。
六、合情合理地拒絕他人託辦事項的四種方法
在實際工作和生活中常常會遇到他人交辦或託辦的事，有些事不易辦，但又怎樣使被拒絕者不生氣，筆者認為最重要的是，要以信任為基礎，以誠信為根本，實話實說。但也要根據不同的具體情況，掌握好合適的分寸，採取不同的方式和方法。
1．對把握性不大的事，可採取彈性的許願。如果你對託辦的事情把握性不大，就應把話說得靈活一點，可使用“盡力而為”、“儘可能”、“盡最大努力”等詞語。
2．對時間不是很急的事項，可採取延緩性的許願。比如，對目前不能採納的建議，不妨說，“這個提議非常好，但目前的時機不夠成熟，等時機成熟了，我們再研究好嗎”，這樣就會避免傷害對方的感情和工作熱情。
3．自己不能獨立辦成的事，應採取隱含前提條件的許願。比如，“這件事我要與某某商量一下再定”，“這個問題要請示首長”，“這項工作是那個部門主管，我們要向他請示看能不能解決”，等等。
4．確實辦不了的事，一定要直言直說，以免因為你誇下“海口”卻又沒有辦成事而使對方失去了辦事的最佳時機。
總之，說話辦事都要留有餘地，不能為了說不出“不行”的話，而勉為其難地接受許多違心的事。特別要記住，言不省時則需說，步不留處則需行，這就是藝術。
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