作者：清華大學經管學院中國企業發展與併購重組研究中心 王勇 王琳璐
導讀
近日，因疫情而延遲開工的企業陸續復工，企業出於員工健康安全考慮，紛紛實行居家遠程在線辦公。在我國，遠程在線辦公對於大部分企業家和員工來說，都是一個新興事物，但新冠疫情的突然降臨，使得遠程在線辦公瞬間闖入企業管理者的考慮範疇。現階段，想要利用遠程在線辦公化解疫情對工作的影響，依舊面臨著諸多的問題和挑戰。
做好遠程在線辦公，企業家要遵守的三大紀律
“遠程辦公千萬條，企業家重視第一條”，企業家作為遠程在線辦公的第一推手，必須遵守以下三大紀律：
第一條紀律：主動擁抱遠程在線辦公模式
“任何不成功都是來自於認知的侷限。”
企業家對遠程在線辦公模式的認知侷限，是過去阻礙遠程在線辦公在我國發展的主要因素 ，長期注重單一的線下工作模式限制了工作模式的創新。
企業家對在線辦公認知的侷限很大程度是受到我國現實國情的影響。在我國，人才供給充足，無論是互聯網行業還是傳統的製造業，大部分崗位都是供小於求的，這就造成人才的議價能力差；法治不盡完善，甚至存在一些不平等勞動關係；不太看重員工工作之外休息時間，強調以企為“家”、吃苦耐勞、無私奉獻的文化；勞動者對於工作地點的選擇權較低，除了極優秀的人才，大部分企業會更傾向於選擇願意到辦公室辦公的員工；所有這些都是遠程在線辦公在我國得不到廣泛採用的深層次原因。
但實際上，在美國和歐洲國家的部分企業中，員工遠程在線辦公其實早已常態化。
為降低人力成本、租金成本，總部位於舊金山的互聯網貸款公司LendingClub、移動支付技術服務商Stripe、雲數據中心公司HashiCorp等公司都紛紛開設大量遠程在線辦公職位或在其他城市開設分部。
這種現象不僅存在於洛杉磯，貓頭鷹實驗室的調研顯示,截止至2018 年底,全球有超過56% 的科技企業允許員工進行遠程在線辦公,在經濟發達國家這一比例更高 。
由此可見，遠程在線辦公作為一種新的辦公趨勢，在發達國家接受度已經很高。隨著千禧一代踏入職場，人口紅利的消失，遠程在線辦公模式在我國也將會越來越受歡迎。國內企業家們應從認知上改變對遠程辦公的看法，積極擁抱、大膽嘗試。
第二條紀律：更新管理理念，改善管理體系
“平時還能用在地鐵上沒信號或身體不舒服等理由搪塞，現在床和辦公桌只有1米，完全沒有理由不工作了。”
在一篇流傳甚廣的名為“遠程在線辦公一週，為啥比上班一個月還累？”的微信推文中，有網友這樣調侃道。
現階段我國管理制度不完善、勞動僱傭關係並不平等，甚至有“996福報”等做法，遠程在線辦公很可能造成生活工作不分，白天黑夜不分、在崗休假不分，加劇員工的負擔，造成員工的牴觸情緒，打擊員工的積極性，從而影響遠程在線辦公的效果。
因此，要以人為本、關心員工、調動員工積極性為出發點，注重工作產出，而非過程監督。
另外，許多企業現有的組織架構並不適合遠程在線辦公。在遠程在線辦公過程中，難免出現流程繁雜、效率低等情況。很多部門平時就存在互相爭功、推諉的情況，而遠程在線辦公進一步減弱了不同部門同事間的約束感，很可能放大這種不配合、不協同。
因此，企業家要更新管理理念，完善企業組織架構，梳理管理制度和流程，首先要讓企業在“物理”層面上適合遠程辦公模式。
第三條紀律：捨得投入，建設先進的遠程在線辦公基礎設施
目前大部分企業的遠程在線辦公軟件的功能仍停留在考勤、在線文檔下載、視頻會議等基本功能上，缺少能針對行業、企業業務需求，能深入協同管理企業業務的優秀軟件。
在硬件方面，大部分企業的IT部門仍舊還停留在電腦發放、網絡維修、設備登記等基礎事務上，甚至很多企業用的Office都還是盜版，更別提VPN和遠程桌面了，在這樣的情況下，遠程在線辦公的確只能
侷限於使用考前打卡、線上會議等基礎功能。
“工欲善其事必先利其器”，企業家們要捨得投入，加大遠程在線辦公基礎設施建設。
而且這項工作並不困難，社會上有大量的專業服務外包公司，只要資金到位解決起來比較容易。只是由於本次疫情突發，大部分企業沒有來得及有條理地進行遠程在線辦公基礎設施建設，相信疫情結束後很多企業會將IT建設提上日程。一旦遠程在線辦公運轉良好，可減少辦公空間的租賃，可將租金繼續投入這方面的基礎設施建設。
做好遠程在線辦公要注意的八個方面
這次突如其來的疫情強制為企業提供了一次機會，來認識並體驗遠程在線辦公。有些行業或部門在嘗試過後仍覺得不適合自己的運營模式，但也有很多企業在體驗後認為這不失為一種新的辦公方法。
如何更有效地進行遠程在線辦公？這還需要企業、管理者和員工共同努力方可完成，在具體實施過程中要注意以下八個方面工作：
對於企業來說，要具備以下條件：
1、確保遠程在線辦公網絡系統穩定運轉
重視對企業IT人才的招聘、培養，購買正版軟件、設置遠程桌面、搭建遠程VPN等，搭建良好的網絡環境，為員工提供先進、完備的遠程在線辦公硬件設備等。
2、重構組織架構：拆解為小型業務單元
相比於人數眾多的架構，小的業務單元更有利於團隊遠程作戰。美國使用遠程員工比例最高的也都是中小型創業公司，一個幾十人同時在線的遠程會議很難高效做出決策。
對於各級管理者來說，都要調整、改進管理方法：
3、調整管理的出發點
管理者需要清楚認識到，遠程在線辦公是一個全新的辦公模式，而不是單純的把辦公室的工作搬到家裡那樣簡單。
因此，管理者需要重新認識管理的出發點，要專注於對工作輸出成果的考量，而非傳統的對於工作態度、人際關係的考量。
同時，對遠程在線辦公員工的考核頻率要高於在辦公室的員工，一方面管理者可以隨時瞭解員工的工作狀態，另一方面也有利於督促員工自我約束。
4、建立適合遠程在線辦公的日常管理方法
員工的自覺性固然重要，但作為管理者也需要選擇適當的方式提醒員工開啟和結束一天的工作，比如日計劃和日總結、周計劃和周總結、五分鐘回應機制 （在辦公時間內對工作信息的回覆不能超過5分鐘）等。五分鐘回應機制要求即使該員工不能立刻解決該問題，也應先回復收到並附上預計解決該問題的時間。
美國一家諮詢公司IBISWorld允許員工每週兩天遠程在線辦公，但同時也有嚴格的滾動考核制度。IBISWorld規定，在過去一段時間內工作效果不盡如人意的員工，將會被減少一天遠程在線辦公的時間。不過若該員工的工作效果在未來一段時間內有所改善，則可以重新享受每週兩天的遠程在線辦公待遇。
5、管理者增強與員工在線交流、溝通
遠離辦公室和脫離管理者視野，比較容易造成員工與團隊脫節，這就需要管理者不定期地舉行線上視頻和語音會議，用視聽的方式拉近同事間距離，增強凝聚力。不能因為遠程在線辦公，而放任自流。對於長期遠程在線辦公的團隊，定期的線下見面團隊建設也是必不可少的。
對於員工來說，要做以下適應和調整：
6、堅持任務導向、學會任務管理
網絡上唱衰遠程在線辦公的一大理由是中國人普遍不具備自覺性，且自學能力和自我監督能力不強。這的確是多年來應試教育帶來的弊端之一，因此對於遠程在線辦公的員工來說，學會用軟件進行每日的任務管理非常重要，這不僅有利於自我管理、注重以任務為導向，更有利於提高同事之間信息的對稱性，促進高效協作。
7、平衡好線上和線下工作，避免職業生涯停滯
上文提到的攜程遠程在線辦公實驗還有一個有意思的結果，儘管遠程在線辦公員工的業績雖然不降反升，但是以升職為導向的績效考核卻顯示：相比於在辦公室工作的對照組，實驗組的員工升職競爭力有所下降。
這也是遠程在線辦公需要員工時刻注意自我提醒的一個因素，即長期與職場環境疏離，員工會可能不自覺地減弱對事業的追求，造成職業競爭力下降 。
遠程在線工作的員工可以嘗試通過空間隔離、時間劃分等方式來提醒自己工作時間要專注於工作內容，並保持對事業的追求。
8、平衡好工作和生活，注意保持身心健康
遠程在線辦公可能不需要員工同事之間的經常見面，往常一起去餐廳或買咖啡的情境將不再出現。也許聽起來很自由，但隨著時間的推移，遠程在線辦公員工的精神狀態值得關注。
因為人們都是有社交需求的，員工要通過保持與外界的溝通、參加多種方式的社交活動，來消除遠程在線辦公帶來的孤獨感、焦慮感。
需要強調的是，對員工來說最重要的一點——保持健康有活力的身體。企業應把員工的鍛鍊時間強制納入考核指標當中，遠程在線辦公的員工們務必要每天抽出時間進行鍛鍊，保持良好的身心狀態。
結語
我們需要認清的是，遠程在線辦公只是一個手段，實行起來最大阻礙從來都不是技術，而是企業的意願以及組織能力。如果一個企業有足夠的意願，且具有較強的組織實施能力和適合的組織構架，遠程在線辦公就能夠為其所用，達到抗擊疫情、恢復工作的目的。
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