白宮官員確認，受疫情影響，原定6月在美國舉行的七國集團峰會改為視頻會議。除此之外，七國首腦還計劃在4月和5月分別舉行視頻會議，商討合作抗擊新冠疫情。
來看看網友們的評論：
“釘釘即將開展國際業務”
“用5G嗎，我們給你安裝”
“七國首腦準備倒時差見網友了”
“視頻會議，又安全，又省錢。車船差旅，瑣事繁多”
“建議徵用騰訊會議”
“我打十塊錢的賭，用的視頻會議軟件是Zoom”
1
會議延緩還是繼續開是個問題
現在新冠疫情出現了全球性蔓延，目前已有159個國家出現確診病例，其中有6個國家的病例數超過1萬人。
在這樣的背景下，G7峰會延緩舉行還是繼續開？
G7峰會，是由七國集團，即七個最發達的工業化國家（美英德法日加意）的國家元首或政府首腦就共同關心的重大問題進行磋商會晤的機制。
它對維護這些發達國家的利益起了重要作用，同時在客觀上有助於探索全球化背景下的大國協作和全球治理機制。
G7峰會一年舉辦一次，會議地點一般選擇在某一個成員國家。
如果峰會選擇延緩舉行，延緩到什麼時候？會不會錯過G7共同討論抗擊新冠疫情的機會窗口？會不對下一年的峰會有沒有影響？
如果峰會選擇繼續舉行，還是以前的面對面會議嗎？有哪些風險需要考慮？有沒有新的會議溝通方式可以替代？
答案很清楚：舉辦方選擇採用視頻會議的方法繼續舉辦G7峰會。
那問題來了，如何保障G7視頻峰會的會議效果？
2
會議效果如何保障？
G7峰會改成視頻會議，面臨的挑戰包括：
視頻網絡和設備。G7峰會不僅是7個國家元首的會晤，還包括一系列的政府首腦的會晤。
這些參會人員分佈在不同的國家和城市，如何確保參與人員的視頻網絡順利接入？會不會出現網絡延遲？會不會出現操作不當？會不會出現設備故障？
甚至，會不會出現網絡安全挑戰？黑客入侵？信息安全遭遇麻煩？突發網絡事件？
可見，保障G7峰會的視頻網絡和設備的安全運轉，將是一個很重要的任務。因此，需要建立專門的組織和項目負責人，負責視頻會議保障。
而且，這個組織還需要設立不同的工作組，從不同層面不同維度保障。比如：視頻硬件，網絡基礎設施，視頻軟件系統，接入平臺，安全保障設備，監控系統等等。
當然，網友們關心的是不是用釘釘，騰訊會議，還是Zoom，我們不得而知。
但是，很確定的是，視頻網絡和設備選擇的標準是：能夠保障視頻會議流暢舉行，並且具有極高的安全性和保密性。5G毫無疑問是選擇項，至於軟件系統，可能會採用軍方的高保密系統。
參會人員的時差。G7成員國既有北美國家，也有歐洲國家，還有亞洲國家。時差相差達到12個小時，也就是黑白顛倒。
G7視頻峰會肯定會面臨一個挑戰，在會議期間，有的成員國的參會人員需要晚上，甚至半夜參加視頻會議。
這需要會議組織方充分討論，創新方法，找出平衡的折中方案。
我在外資企業擔任項目經理的時候，就出現這個問題，我們在北京，需要和加拿大的同事開會。我們的晚上九點，就是人家的早上九點。
所以，要麼我們晚上，要麼他們晚上。後來，我們採用輪流的方式，每週一次的項目例會，單數週選擇中國的晚上，雙數週選擇加拿大的晚上。這樣對雙方相對公平些。
會議參與度。G7峰會有一系列的政府首腦會議，舉辦方計劃在4月和5月分別舉行視頻會議。
如何保障這些視頻會議的參與度也是一大挑戰。參會人員會不會受到干擾？參會人員的參與會議的投入如何？參會人員的精力如何保障？如何確保會議的討論是否深入？
G7峰會已經很多屆了，肯定有很多的會議組織經驗。比如：參與會議時需要遵守的規定和制度。
在面對面會晤的情況下，這些規定和制度是很好的保障。現在換成視頻會議的形式，需要會議組織方認真謹慎思考，增加哪些規定幫助視頻會議取得好的效果。同時，改變現有的一些會議規則，以便更好適應視頻會議。
3
對項目會議的啟發
在項目中，項目負責人面臨很多的會議。在疫情期間，如何組織好這些項目會議，是項目管理者必須認真思考的嚴肅話題。
我在上次的文章中，介紹了一個案例，就是如何組織“見不了面的關鍵項目評審會怎麼開？”。
在那個案例中，我們建議了幾個好的做法：
選擇400語音平臺和Webex文檔共享平臺。
組織會前會。
平臺測試和保障。
會前提前評審。
會議安排考慮人的工作節奏。
詳細內容，可以閱讀這篇文章：疫情下，見不到面的關鍵項目評審會怎麼開？
尋找職場提問者
你是否存在下面的職場困惑：
實際工作中碰到棘手的障礙和挑戰，如何解決？
職場中遇到了觸手可及的上
畢業多年，職業生涯到底該如何規劃？
作為忙碌的職場人，如何平衡工作和家庭生活？
職場轉型或突破，如何下手？
對現在的工作不滿意，重複性工作較多，怎麼辦？
如果你有上面任何一個困惑，歡迎回復“諮詢”向我提問。
我會用專業的諮詢教練方法和工具，通過在線一對一輔導的方式，幫助你解答。
說明：疫情期間，一對一職場諮詢不收取費用，但需要提前一天預約。
作者：陳潺潺，PMP。專注項目管理實戰培訓11年，核心課程累計授課超過700天。曾擔任愛立信/西門子/華為公司資深項目管理者，成功地帶領跨國團隊完成多個大型複雜國際項目。被愛立信公司授予“卓越管理獎”和“最佳質量獎”。更多精彩內容，關注公眾號：項目管理愛好者社群（ID：pmfansgroup）
項目管理分享會
3月19號週四晚20:00，陳潺潺老師會在線分享《疫情下，標杆企業這樣管理項目》。
同時，如果你有項目管理困難和問題，請在文章末尾留言，陳老師會當場回答疑問。歡迎關注下面的公眾號獲取分享會信息。或者聯繫管理員微信：lxpx21。
閱讀更多 項目管理講師陳潺潺 的文章
