一、品管圈圈會記錄很重要
一期品管圈活動約4個月，就以每兩週開一次圈會言之，總共也應開8次以上的圈會，圈會非常重要，一定要落實，不可應付或草率，這是訓練圈員們提升水準很重要的搖籃，圈會開得好，品管圈的預期效果才能呈現出來。如果圈會隨便、草率，品管圈活動會有多大效果，那是騙人的。因此，在一些較正式的品管圈發表會，或是對圈的評價中，也審查圈會記錄，以瞭解圈會的情形。
品管圈圈會每次持續約50～60分鐘，一定要做會議記錄。該會議記錄人員，一般是由圈長指定或由圈員輪流擔任。擔任會議記錄，也是對圈員的一種訓練，無論是聆聽、速記、整理，還是書寫做結論等，都是很重要的環節。
二、圈會記錄簿
通常，會由事務局統一設計並印製全公司性的品管圈圈會記錄簿或記錄表，每個品管圈開圈會時必須使用這種紙或表，並裝訂成冊，筆者設計如下記錄表，可供讀者參考使用。
內容包括圈名、圈長、輔導員、開會日期、開會起訖時間、總開會時間（分鐘），本次會議主題、發言率（%）、出席者簽到欄、缺席者姓名欄、出席率（%）以及會議內容，最底下則是簽名欄，有圈長的、輔導員的、主管的，最後是事務局的，這是圈會記錄的第一頁，當然一次會議下來，一頁紙是不夠記錄的，此時就可由各圈自行用A4紙作為續頁填寫即可。這些續頁就不必印製成任何格式，這樣可以節省很多成本，只要第一頁有統一的格式，整個記錄簿就不會亂了。
三、每次圈會必須有主題
在圈會召開前，圈長都要通知圈員參加。此通知單，除了有時間、地點外，還有“討論主題”，這可讓圈員們事先準備，至少心中有個譜，那麼開圈會時，就可提出討論。因此會議主題是很重要的，如果開會沒有主題，大家不知如何討論，最後也會沒有結論，就成了會而不議，議而不決了。
出席率（%）也應記入，在審查委員審查會議記錄時，出席率（%）是很重要的一個項目，其計算公式為：
會議出席率（%）=實際出席人數（人）/該圈應出席人數（人）×100%
會議內容的記錄方式：
記錄人在做會議記錄時，並不是只記錄會議的結論而已，應將每一位圈員，包括圈長的發言內容，重點記錄，連發言者的姓名也應記入，這才能夠算出發言率（%），其計算公式為：
發言率（%）=有發言之人數（人）/參與圈會的總人數（人）×100%
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