3月11日，世界衛生組織宣佈新冠肺炎疫情出現全球大流行，企業紛紛鼓勵員工在家辦公，並審慎考量企業的業務連續性計劃。而在此之前，中國剛剛經歷了被許多媒體報道為“迄今為止最大規模的‘在家辦公’實驗”。
這只是實驗嗎？在家辦公未來會成為新常態嗎？近日，仲量聯行就此話題舉辦了線上直播，邀請到August Public聯合創始人、R/GA戰略總監Clay Jones與仲量聯行在企業不動產和工作場所策略方面的專家共同分享了他們的見解。
回到這個問題，這只是實驗嗎？這也許是一個戰略轉折點。理解“實驗”和“戰略轉折點”的差異對組織管理和再設計有重要的啟示作用。
實驗通常會定義參數、制定假設、確定度量。而戰略轉折點，正如美國戰略管理學者、哥倫比亞大學商學院管理學教授Rita McGrath所闡述的，“產生於業務條件發生變化時，該變化會顛覆業務建立的基本假設”。
此次事件測試了哪些假設？
- 我們不應該/不適合遠程辦公。我們會發現這一理念其實並不正確。事實表明，無論身處何職，我們都需要了解遠程辦公的基本常識。
- 遠程辦公是日常辦公的一部分。如今，我們就在測試遠程辦公時的工作效率（行為、工具、系統等）。
- 所有團隊遠程辦公的方式是相同的。即使企業定期利用有效的工具和系統遠程辦公，團隊也會因成員所在地不同遇到交叉兼容性問題。
人們對遠程辦公的接納程度，以及企業在強制性在家辦公期間的運作情況，將取決於他們克服以下困難的能力：
- 協調工作（有效地分配工作、“移交”工作）
- 保持信任
- 保持對工作的高度熱忱，實時協作，增加信息帶寬
- 新習慣（站立辦公等）
而更重要的問題是：我們是否需要那麼專注於遠程辦公這件事本身？
答案或許是否定的。
響應式轉變
在應對新冠疫情爆發這類極具衝擊性的突發公共事件時，我們主要應對的是傳統辦公方式中的不足之處和脆弱性，以及認識到我們需要新的做法來幫助我們處理和應對。而事實上，這已經不是一個新的話題了。
響應式組織（Resposive Org）運動始於2014年，它的誕生離不開許多人的共同努力，甚至與Undercurrent等令人敬佩的公司聯繫在一起（這家公司的核心成員後來分別創立了August Public和The Ready這兩家企業組織設計公司）。在“未來辦公”的各項方法之中，“響應式組織宣言” (Responsive Org Manifesto)是極具說服力的一種，無論是它對於辦公方式根本轉變的闡述，或是我們應對這些轉變的方法。
轉變
- 從“利潤”到“宗旨”
- 從“階層”到“網絡”
- 從“控制”到“賦能”
- 從“計劃”到“試驗”
- 從“私有”到“透明”
而由Clay Jones聯合創立的August Public公司提出的“五項原則”賦予了這五個轉變新的意義：
- 宗旨驅動性
- 網絡化設計
- 分佈式授權
- 實踐中學習
- 默認開放性
簡單地說，就是從封閉、高效、獨立的辦公轉變為開放性、學習型、網絡化的辦公。
對於我們應該如何重新組織以應對這些轉變，Undercurrent前CEO、The Ready 創始人Aaron Dignan在其《Brave New Work》一書中定義了“響應式操作系統（Responsive OS）”，這是後來“操作系統”的早期辦法，其中包括如下嵌套的挑戰：
這些方法告訴我們的是，我們可能太過於關注遠程辦公的工具（尤其是溝通平臺），而幾乎忽略了有助於企業開放性、學習型、網絡化辦公的核心基礎的設計。
這個操作系統的進階版定義了12個相互關聯的領域，明確了原則、實踐、價值觀和信念如何體現在定向、引導、信息共享、數據共享、分工、辦公、權力共享和制定決策中。
如今，企業中的工作大部分都是由個人通過電腦完成，因此，無論身處何處，即便在同一辦公室，這些企業的核心基礎都會改善我們的辦公方式。
若想成為更具響應性的組織、應對高度不確定的變化，我們還需要考慮行為、結構、流程、角色等問題。
從何處開始（如果尚未開始）
事實上，許多公司已經進行了一段時間的遠程辦公實驗。例如，Automattic（Wordpress的母公司）就是這樣一家公司，它的辦公室是完全分散的，即根本沒有辦公室，每個人都遠程辦公。
如果還沒有充分了解組織的操作系統，可以從基礎著手，下列簡單的事項可能會有所助益：
- 避免過度溝通，確保所有成員及團隊注意到他們可能沒有看到的信息變化（或參與交流）。將交流工具從“一對多”改為“多對多”，例如使用Teams或者Slack提高關鍵團隊之間通訊的可視性，使用Wiki文檔或谷歌文檔更新可隨時查看的信息（而不是要求員工分發信息）等。
- 在建立新的工作環境時儘量減少摩擦（建立辦公規則，如明確規定某項工作的完成時間），並且為了在不能當面討論的時候推進工作，將決策制定方法從共識性（所有人同意）轉變為贊同性（無人反對）等。
這些小建議不僅有助於“遠程辦公連續性”，也能幫助企業在不穩定、不確定、複雜多變中獲得成功。
本文作者Ben Hamley是仲量聯行亞太區“未來辦公”負責人。英文原文鏈接：http://co.jll/SfGp50yq2e3
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