技術檔案管理制度

一、總則

1、為建立、健全公司技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發揮技術檔案在公司建設和發展中的作用，更好地為公司各生產技術部門服務。特制訂本管理制度。

2、本公司技術檔案是指各技術部門（包括車間）在生產技術、科研成果、質量、設備、基建等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。

3、公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業務管理工作中，保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統，並按制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。

4、按照集中統一管理技術檔案的基本原則，公司技術部設立綜合檔案室，並配備專職人員管理。綜合檔案室在技術主管的直接領導下，集中統一管理全公司的生產、開發、質量、設備、基建等技術檔案。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

二、技術文件資料的歸檔：

1、每一個技術項目完成或告一段落後，都要有完整、準確、系統的技術文件資料，並按公司形成技術文件資料的歸檔範圍和要求，將所形成的技術文件資料加以系統的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技術主管審查後及時向公司綜合檔案室移交歸檔。

2、各部門或技術人員在移交技術檔案或技術文件資料時，交接雙方應按規定辦理交接手續，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。

3、凡需歸檔的技術文件資料，應儘量符合國標、部標和企業標準的規定。做到書寫材料優良，字跡工整，圖紙按規格繪製，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和複寫紙打印。

4、凡各部門形成的圖紙類文件，應描制底圖一份，並經技術責任簽字後，向檔案室移交歸檔。

5、凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數歸檔。在未辦理借閱使用手續前任何人不得據為私有或拿走。

三、綜合檔案室的任務和管理人員的職責：

1、綜合檔案室的任務：

（1）集中、統一、科學地管理好技術檔案，維護技術檔案的完整、系統、準確和安全，並及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、缺漏、汙損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調離崗位。

（2）協助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

（3）承擔技術文件資料的接收、複製、借閱、發放和建檔，提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。

2、技術檔案管理人員的職責：

（1）認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鑽研業務，提高管理水平，保證技術檔案工作任務的完成。積極主動地為生產、開發提供技術資料。

（2）科學地管理全公司技術檔案，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、複製、借閱、發放、鑑定、統計以及繪製檢索工具等工作。

（3）遵守公司保密制度，做好安全保衛工作。

（4）嚴格執行技術檔案的保管、借閱、發放制度。

（5）保持檔案室內整潔、衛生，對破損或變質的檔案，要及時修補和提出複製。

四、技術檔案的鑑定和銷燬：

1、認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑑定工作。因破損或變質的檔案，複製後，原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。

2、凡要銷燬的技術檔案，必須造具清冊，經主管領導審批後，在指定監銷人監督下進行銷燬，防止失密。有關鑑定報告和銷燬清冊必須及時歸檔。

五、技術檔案的保管和借閱：

1、對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

2、認真執行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。並於12月31日以前整理出檢查報告，交技術主管審查。技術主管根據檢查報告的結果，對出現的問題勒令檔案管理員進行整改，並對檢查報告的真實性進行復查。

3、做好技術檔案的安全、保密工作，並履行批准和借閱手續。經常保持室內清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、黴爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時修補和提出複製。

4、技術檔案的保密制度：

（1）全公司職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術主管批准後方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。

（2）技術檔案如有丟失、被盜、洩密等情況，應立即上報並採取措施作妥善處理。

（3）非工作人員未經允許，不得隨意翻閱技術檔案。

5、技術檔案的借閱：

（1）凡本公司技術人員、工作人員，因生產需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字後，方可使用。用後按期歸還，經管理人員檢查後，方可辦理註銷手續。

（2）技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內查閱。若需借出室，應辦理手續，借出副本。如無副本時，需經技術主管批准方能借出。

（3）經同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期後需繼續使用的，應辦理續借手續。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續借手續者，由檔案管理員負責催收，並要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據所藉資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按製作價格）報技術主管審查，總經理批准後，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事後借閱者如能歸還所借檔案，根據其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

（4）借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、塗改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數、頁數，並檢查完整情況，做到認真負責。如發現問題或有損壞者，及時向主管領導彙報。並根據其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術主管審查，總經理批准後，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。

六、技術檔案的複製和技術資料的發放：

1、凡歸檔的技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應複製備份一份，供日常借閱或發放使用，備份文件發放後，應及時複製補充完整。

2、需加工製作的工裝類圖紙文件，應曬制三套。一套用於技術員作工藝後發放採購部備料，以及轉交質量部進行木模、坯料檢查，其中裝配圖發放於模具保管，供工裝的管理使用；一套發放生產部或採購部，用於加工訂貨；一套用於檔案室存檔，供日常借閱使用。

3、用於指導生產及作為驗收依據的鑄件圖、加工圖等應曬制四份，發放生產車間、質量部、分管技術員及檔案室存檔。經會籤後的鑄件圖還應至少發放一份至顧客處。

4、用於指導生產及作為驗收依據的圖紙，應曬制四份，發放外協辦、生產車間、質量部、及檔案室存檔。

5、用作指導生產的工藝卡片、工序卡片、生產作業指導書等，應曬制三份，發放生產車間、分管技術員及檔案室存檔。

6、作為驗收依據的檢驗卡片，應曬制三份，發放質量部、分管技術員及檔案室存檔。

7、因工作原因，需要發放各使用場所的技術資料，應在技術檔案交接後次日內發放至各使用場所。未規定發放場所的文件應編制《文件發放清單》，發放清單由文件編制部門填寫，部門主管批准後交檔案室。檔案室按清單的要求發放至各使用場所，發放時註明發放場所、發放號、發放日期、是否受控等，並有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人，應提出申請，填寫《文件領用申請單》，經主管領導審查、文件編制部門主管批准後，可簽名領取。

8、發放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或汙損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或汙損文件資料由檔案室回收後報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發放時，文件使用者應承擔重複發放文件的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際價格核算，由檔案管理員報技術主管審查，總經理批准後，送交公司財務部。

七、技術檔案和受控技術文件的更改：

1、當文件編制部門需對技術檔案實施更改或補充時，應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時，還應有用戶同意更改的書面證明，並存檔備查。更改人員根據通知單的內容對技術檔案實施更改。修改時統一做好修改標記，堅持技術責任簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，並將修改通知保留備查。

2、技術檔案更改後，資料管理人員應及時將更改通知單發放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。

3、為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術文件自發放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重複使用時，經文件歸口管理部門審查後，蓋上“確認”印章，審查人員簽字認可後方可再次使用。