當資源有限時，明智而有創造性地分配IT資源是至關重要的。以下是首席信息官們在預算受限的情況下實現關鍵目標的7種方法。
這個世界上沒有什麼是確定的，除了死亡和稅收--以及有限的IT預算。沒有多少IT領導者會因為資金過剩而失眠。相反，在預算嚴重不足的情況下，在不眠之夜思考如何滿足組織的期望則更是一種常態。
即使是管理相對慷慨的IT領導者也開始感到了壓力。企業軟件支持公司Rimini Street的前Gartner分析師、現任市場研究副總裁的Pat Phelan指出，IT部門目前面臨著投資數字化轉型的巨大壓力，幾乎沒有多餘的空間來維護和更新現有的技術和運營。“CIO們應該仔細評估他們的創新和軟件支出，權衡公司的具體需求，這一點很重要，”她建議。
你是否覺得自己被不斷增長的需求和有限的資金束縛了?看看下面的這七種預算緊張的IT領導者可以實現當前目標的方法，以及如何讓他們的組織為不可避免的變化做好準備。
1.接受現實並開始計劃
數據保護提供商Arcserve的首席技術官Oussama El-Hilali表示，IT領導者所犯下的最大錯誤就是缺乏規劃，因為這加大了耗盡IT資源和預算的風險。“適當的規劃，通過了解組織的使命和誰將負責確保使命的執行，可以幫助減少這些錯誤。”
事實上，幾乎每個IT組織所面臨的需求都超過了可用的財務資源。這一現實將迫使首席信息官在值得資助的計劃和應該拒絕的計劃之間做出選擇。“一個有效的治理框架至關重要……要確定對企業最有價值的IT投資，這些決策必須是由業務而不是IT來驅動的。”IT諮詢公司Info-Tech Research Group的高級執行顧問Sidney Hodgson建議。
有效的預算管理包括開發一個與企業戰略目標直接一致的IT戰略。“這將使得IT能夠規劃、支持和預算優先的事項，”Hodgson指出。“IT應該能夠根據業務部門來確定預期的增長計劃，並相應地規劃優先級和能力。”
CIO還需要對業務需求和目標有清晰的可見性，以準確地對正在進行的項目進行優先級劃分。“當項目成本高於預期時，有限的預算意味著有限的迴旋餘地，這往往會導致年中預算的削減或項目終止，”商業管理諮詢公司Engage PEO的首席技術官Ralph Labarta表示。“當這種情況發生時，CIO只能交付10個項目中的7個項目，這7個項目最好是對業務最有影響力的項目。”
2.不要屈服於壓力
由於來自同事和供應商的壓力，在沒有首先評估成本和潛在業務價值的情況下，就對新興技術進行深度投資，這可能會使本已有限的IT預算不堪重負，Phelan指出。她觀察到，供應商驅動的計劃，如ERP升級和持續更新，往往很少或沒有直接的業務價值，通常成本很高，卻沒有提高競爭力，是臭名昭著的預算燃燒器。
即使是一項重要的新技術，比如一項基於雲的新服務，顯示出了真正的潛力，也不要急於採用。這種轉變應該被仔細考慮。“不要為了雲而遷移到雲，”Phelan警告說。“你需要讓業務來推動這一舉措。”
專注於推動競爭優勢和增長的舉措總是明智的。“例如，大多數企業會選擇保留對ERP系統的投資，同時利用邊緣的雲技術來進行創新，”Phelan解釋說。
在考慮一個新項目時，不要成為供應商的銷售說辭的受害者，他們通常會承諾可以順利、輕鬆地進行部署。“儘管他們過去可能已經成功地做到了這一點，但他們通常不會談論最初沒有計劃的或預算外的成本和時間，你需要一箇中立的第三方組織來幫助首席信息官評估和選擇企業軟件，”技術評估中心的CTO Mehdi Aftahi警告說。
3.建立內部支持
人際關係是IT成功的關鍵。無論在何時考慮一項重大的IT計劃，都要遊說其他C級的重要參與者。解釋項目的好處並獲得他們的認可。“當正式的提案提交給整個執行團隊或董事會時，首席信息官就會有盟友來表達他們對該倡議的支持，”Hodgson指出。
在企業制定戰略目標的過程中，IT應該始終佔有一席之地。“否則，你的預算就可能總是無法滿足新的業務計劃，”IT企業管理軟件公司Kaseya的首席戰略官Mike Puglia警告稱。
Puglia還建議審查現有的IT活動和支出，並在適當時將它們與特定的業務單元關聯起來。“這在本質上是將IT預算與業務線聯繫在一起，從而提供對戰略目標，對業務影響的可見性，”他指出。
整個IT管理團隊都需要共享預算目標的所有權。“這可以確保資源和資金不會花在低優先級的項目上，”數據恢復服務提供商Sungard Availability services的CIO Chris Fielding表示。
4.建立準確的財務模型
在努力實現預算目標的過程中，首席信息官們最重要的盟友就是他們在金融領域的同事了。“IT領導者應該與財務部門攜手合作，開發基於歷史數據的模型，特別是在編制IT運營成本預算的時候，”Labarta建議。準確的模型使IT的財務合作伙伴能夠獨立地預測和創建財務業績場景，從而使IT受益。這些模型也保護了IT的利益，因為它們得到了金融盟友的認可和保護。“這是雙贏!”Labarta說道。
財務部門制定每週的KPI報告也是管理預算最有效的方法，Puglia指出。“如果你沒有相應的數據和基準來決定你的績效，你就會為低效率、浪費和意外驚喜打開大門，”他說。“等到月底或季度末再積極管理預算已經太晚了。”
5.根除浪費
為了最大限度地利用預算資源，應密切審查現有的低效率和冗餘流程。“通過優化流程，一個技術組織可以迅速成為利潤中心，而不是虧損中心，並從高運營和技術成本中拯救整個組織，”MBA招生諮詢公司Aston&James的業務顧問兼首席執行官Nick H.Kamboj建議。
IT領導者應該始終關注有前途的新技術，因為這些新技術可以在削減或消除昂貴操作的同時降低手工工作負載和減少意外中斷。“關鍵是要有合適的應用程序和經過培訓的人員，以及適當的集成流程，”El-Hilali說。
IT服務提供商Syntax美洲公司的首席技術官Mike Rulf建議，可以先測試幾個工具來確定哪種技術最有效，並確保您能夠以最有效的方式進行投資。“通過這種方式，人們將不再關注某一特定的工具或服務的成本，而是更多地關注對公司的長期投資，”他指出。
許多成功的IT領導者都會通過將選定的簡單任務直接推給最終用戶來節省資源。“在一些組織中，IT人員將允許終端用戶從備份和存檔中進行自己的恢復，並使用諸如One Drive或SharePoint之類的應用程序來管理他們的數據，”El-Hilali說。“這類措施將有助於減少資訊科技小組的工作量，並騰出時間來處理較優先的工作。”
6.考慮外包
獲取外部的軟件和服務通常比在內部開發要便宜。“當有通過COTS、SaaS或雲服務提供的選擇時，IT人員往往都會希望在內部開發應用程序，”Hodgson解釋說。
通過增加內部IT人員的人數來處理增加的開發工作量對於IT領導來說是一個很難向其管理同事推銷的ROI案例。“外包比增加員工數量更節省預算，”IT服務和支持提供商Kyocera Intelligence的信息和通信技術副總裁Keith Marchiano表示。
7.尋求外部建議
從同行或行業分析師那裡獲得現實的評估，可以幫助CIO為IT預算設置合理的參數。“結合通過儀表板進行的報告和與財務部門的合作，將幫助IT領導者實現有效管理IT預算的靈活性。”El-Hilali建議。
