ERP的主要作用是對企業信息的整合，而承載企業信息的主要是各種各樣的數據。所以,就ERP的項目實施來說，基礎數據的收集其實是前期難度非常大的一個工作。
之所以基礎數據的收集難度大，原因有三：
一是因為這些基礎數據涉及面太廣。從大方面來說，包括生產信息、財務信息、供應商客戶信息等等，這其中包含的信息數不勝數，而且有些信息不常被關注到，非常不好收集。
二是因為收集基礎數據工作量非常大。各類型信息的記錄數少則個位數，多則上萬，每條記錄所包含的字段又可多達上百個，那麼對應出現的組合情況（就是兩者的乘積）就非常恐怖了，在ERP實施中造成項目延期的原因中有90％來自於基礎數據整理。
三是要保證收集數據的正確性。只有數據正確才能保證後續ERP的正常運行。如果其中任何一個數據與實際不符，計劃結果就將沒有任何指導意義。
正是因為這些原因，才使得基礎數據的收集成為了ERP實施的重中之重。
為了幫助企業更有效地實施ERP，下面談一下如何快速、低成本、低錯誤率地完成基礎數據準備。
第一步：確定工作範圍
首先根據ERP項目範圍確定需要準備哪些數據，然後確定所涉及到的部門和人員配備，進而確定工作計劃，這些工作需要多個部門和多人員相互配合，必須對此項工作的艱難程度有充分的認識。工作計劃中還要注意安排定期的會議，以方便工作人員之間溝通。
第二步：建立必要的編碼原則
ERP軟件對數據的管理是通過編碼實現的，這可以對數據進行唯一的標識，並且貫穿了以後的查詢和應用。
建立編碼原則是為了使後面的工作有一個可以遵循的原則，也為龐雜的數據庫確定了可以識別數據的唯一標識方法。
很多企業就在實施階段不注重編碼原則的確立,導致最後編碼規則重複出現問題。
第三步：建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息等基本信息。
這些數據會在其他基礎數據中被引用，並且數據量不大，可以利用較少的時間和人力完成。
如果整理其他數據的時候發現缺少公用信息再補的話，整體效率和進度會大打折扣。
第四步：BOM結構的確定
如果企業應用到生產系統、生產計劃，BOM（物料清單）就是前期必須收集的基礎數據。
在ERP系統中，如果要正確地計算出物料需求數量和時間，必須有一個準確而完整的產品結構表，來反映生產產品與其組件的數量和從屬關係。
在傢俱生產中更是如此，物料清單可以反映出生產傢俱需要的組件的數量和從屬關係，在所有數據中，物料清單的影響面最大，對它的準確性要求也相當高。
第五步：將離散數據從不同部門集中
在這些離散數據中，僅物料基本信息一項，字段就包括生產、採購、銷售、庫存、財務的信息。
在這步中，應利用統一格式的表格在各個部門間交叉流轉，讓各部門將與自己相關的數據填入表格，完成後傳遞給下個部門，以此類推，直到完成此步工作。
在工作中應注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。為了保證工期，可以讓不同部門同時開始，然後交叉傳遞，或者一個部門完成一小部分後就傳遞給下個部門。
同時，將每張發出的表格統一編號（唯一），並在部門間交接時做好記錄，這樣不僅可以控制進度，還能避免數據丟失。
第六步：數據檢查
1.完整性檢查：完整性即記錄數量是否完整。可以請企業中有經驗的人員複查或計算一下總數，將其和歷史數據比較。
2.正確性檢查：正確性的範圍很廣，這裡不做一一說明，可以由企業自己根據需要制定檢查原則。
3.唯一性檢查：數據的唯一性應該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實物編成同一個編碼，如果以後錄入系統，成熟的ERP軟件會提示編碼已經存在，並拒絕接受。
同時一個實物對應多個編碼的現象也必須杜絕，這種錯誤ERP軟件是發現不了的，必須利用人工查找，否則在上線後會發生多個賬務錯誤。
第七步：將數據錄入軟件系統
錄入前應該將基礎數據原始檔案歸檔，對於以電子文檔保存的數據，應該將數據備份好，並註明整理人員、完成時間和最後版本，如果是書面材料，應該將其保存在專門的文件櫃中，作為重要文檔管理。
第八步：系統核檢
完成錄入工作後仍然不能徹底放鬆，必須再次檢查，此時最好的方法是利用軟件程序測試數據，例如將數據庫備份成一個新的數據庫，將企業常用的流程在新數據庫中做一遍，通過檢查結果的正確性來驗證基礎數據的正確性。
ERP基礎數據準備這項工作的重點不是在數據本身，按照這個流程，基礎數據收集的時間將會被縮短，而且收集過程中的錯誤也會大大減少，制定嚴密的計劃，併合理組織才是完成這項艱鉅工作的最好手段。
